معرفی سامانه فراهم آوری و انتخاب منابع سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی(سافام)

سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی یکی از مهمترین کتابخانه های سطح کشور می باشد و با تحت پوشش قراردادن 46 کتابخانه اقماری در قالب کتابخانه های تخصصی ، درون شهری و برون شهری مسئولیت تامین نیازهای آنان را به صورت متمرکز برعهده دارد.

یکی از بخشهای مهم و بنیادی این سازمان بخش سفارشات می باشد که جزء قسمتهای زیربنایی آن است. بخش سفارشات یکی از پیچیده ترین بخشهای هر کتابخانه است و شامل قسمتهای متفاوتی می باشدکه هرکدام کارکردهای گوناگونی دارند و درنتیجه هماهنگی میان بخشهای مختلف مانند سفارش، خرید،  بودجه، اهدا و یا مبادله منابع می تواند عملکرد مناسبی را در پی داشته باشد.

با پیدایش فناوری های رایانه ای و با ایجاد نرم افزارهای متفاوت برا ی سهولت در انجام امور، کتابخانه ها نیز در این راستا مستثنی نبودند و با ایجاد پایگاههای متفاوت، انجام امور امانت و فهرستنویسی را به صورت خودکار به انجام رساندند.

 امروزه هم نرم افزارهای متفاوتی در بخشهای مختلف کتابخانه مانند امانت و فهرستنویسی مورد استفاده قرار می گیرد که این نرم افزارها جهت تسهیل در اجرای فعالیت ها در بخش های ذکر شده امکانات بسیاری را در اختیار کتابداران و کاربران قرار داده اند . اما در این میان بخش سفارشات تاحدی نادید گرفته شده است و با توجه به اینکه یکی از بخشهای زیربنایی هر مجموعه ای می باشد اما هنوز در بسیاری از مجموعه ها ی کتابخانه ای این امور به صورت دستی اجرا می شود. این در صورتی است که با طراحی و به کارگیری نرم افزار در بخش سفارشات بسیاری از امور وقت گیر و تکراری کتابخانه ها با سرعت بالا و دقتی بیشتر انجام خواهد شد.

این سامانه با هدف اطلاع رسانی تازه ها و تسریع در امور فنی و مالی بخش سفارش و فراهم آوری منابع، با قابلیت اجرای تحت وب طراحی شده است. در واقع این سامانه ویرایش جدید سامانه سفارش و فراهم آوری منابع می باشد که به دلیل محددودیتهایی که در ویرایش گذشته با آن مواجه بود مجددا مورد بازبینی قرار گرفت. در این راستا، بسیاری از امکانات جدید و روز دنیای وب نیز در راستای خدمت رسانی به کاربران مورد استفاده قرار گرفته که به شرح آنها پرداخته خواهد شد. نرم افزار جدید (سافام) از طریق اینترانت برای استفاده در اداره خدمات کتابداری، تالارهای کتابخانه مرکزی و کتابخانه های تخصصی تاریخ، مخطوطات، جغرافیا، موزه و مطبوعات در دسترس است. در ضمن کتابخانه های وابسته شهر مشهد و سایر شهرها نیز در صورت راه اندازی برنامه و دارا بودن اینترنت می توانند از راه دور از این سامانه استفاده نمایند.

آنچه مسلم است سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی بطور حرفه ای برنامه ای را تحت عنوان نرم افزار سفارش منابع تجربه نکرده است و بررسی سیستمهای نرم افزاری گذشته نیز نشان می دهد تنها در سیستم نرم افزاری پارس آذرخش، قسمتی تحت عنوان پایگاه سفارشات جهت انجام این امور طراحی گردیده بوده و پس از آن نیز در نرم افزارنوسا (در حال حاضر) بخشی با عنوان پایگاه سفارشات فارسی و لاتین فعال بوده که بطور کامل پاسخگوی نیازهای ویژه بخش سفارشات نیست و در واقع کمبود یک سیستم نرم افزاری یکپارچه که هم قابلیت ثبت و سفارش منابع و هم انجام امور مالی این بخش را دارا باشد به شدت احساس می شد.

زبان برنامه نویسی: زبان مبنا : asp   استفاده از قابلیتهای : java   و c# و ajax

ظرفیت تعداد کاربران فعال بطور همزمان: وابسته به قدرت و سرعت سرور

قابلیت خروجی اطلاعات: در فرمتهای Excel  , Word , HTML , XML در کمترین زمان ممکن

قابلیت Sort و دسته بندی اطلاعات: بیش از 1500 رکورد بصورت همزمان

امکان جستجوی اطلاعات عددی و تاریخی در بازه های مختلف (بین , بزرگتر , بزرگتر مساوی , مساوی و....)

امکان افزایش موارد انتخابی در فیلدهای باز شونده (Combo) توسط کاربر بصورت داینامیک و بدون محدودیت

(امنیتی) امکان تعریف سطح کاربری برای کاربران و تعیین مجوزهای هرسطح               بدون محدودیت

(امنیتی) امکان ردگیری جزئی ترین اطلاعات وارد شده در سیستم نظیر تغییر اطلاعات یک فیلد

(امنیتی) درج مشخصات کاربری در هنگام ورود اطلاعات در کنار هر رکورد بصورت خودکار

1.       پایگاه تازه های کتاب( فارسی و عربی و لاتین)

2.       پایگاه تازه های منابع سمعی و بصری و الکترونیکی

3.       پایگاه بودجه و رتبه بندی

4.       کمیته انتخاب الکترونیکی منابع (کتاب , منابع دیجیتال)

5.       پایگاه امور مالی و ثبت فاکتورها

6.       پایگاه امور ثبت

7.       پایگاه امور سفارشات (کتاب , منابع دیجیتال)

8.       پایگاه وجین منابع کتابی (فارسی , عربی و لاتین)

9.       پایگاه وجین منابع سمعی و بصری و الکترونیکی

10.   پایگاه درخواست و پیگیری منابع کتابی (مراجعان و کتابخانه ها)

11.   پایگاه درخواست و پیگیری منابع سمعی و بصری و الکترونیکی (مراجعان و کتابخانه ها)

12.   دفاتر ثبت

13.   پایگاه کتب آماده تحویل به کتابخانه ها

14.   پایگاه ناشرین کل کشور

15.   پایگاه قرآن های مخزن چاپی

تصویر1: صفحه ورود کاربر

تصویر2: پایگاه تازه های کتاب

اطلاعات کتابشناختی منابع جدید نسخه اول ارسالی توسط تعاونی ناشران مراکز استان ها، ارسالی کارگزاران پخش منابع، ناشرین، اهدائی اشخاص حقیقی و حقوقی و... که وارد بخش سفارش شده و در سازمان نسخه ای از آنها وجود ندارد، وارد این سامانه می شود و مسئولین کتابخانه ها، تالارها و مراجعان محترم می توانند با جستجوی ساده و پیشرفته از منابع جدید اطلاع یابند. 

در ویرایش جدید این سامانه در قسمت جستجوی عمومی علاوه بر افزوده شدن تعداد فیلدهای جستجو شده توسط جستجوی عمومی، عملگرهای و ، یا و عین عبارت نیز به این باکس افزوده شده تا کاربر با اطمینان بیشتری نسبت به نتیجه جستجوی خود اقدام به جستجو نماید . لازم به ذکر است برای استفاده از این قسمت سافام نیز نیازی به نام کاربری و رمز عبور نبوده و کاربر با وارد شدن به صفحه اصلی سافام قادر به جستجو در منابع جدید سازمان خواهد بود.

از امکانات این بخش، قابلیت جستجوی پیشرفته آن است. کاربر با وارد شدن به بخش جستجوی پیشرفته قادر خواهد بود با استفاده از جستجوی ترکیبی و همچنین عملگرهای در نظر گرفته شده در این صفحه در ریزترین جزئیات کتابشناختی منبع نظیر صفحه شمار و یا قطع کتاب و ... به جستجو بپردازد. ضمن اینکه با توجه به در نظر گرفته شدن محلی برای وارد کردن تصویر روی جلد و همچنین تصویر صفحه فهرست، کاربر قادر به مرور کردن فهرست مطالب منبع نیز خواهد بود.

در پایان عملیات جستجو، نرم افزار فهرستی از منابعی را که با جستجوی انجام شده مطابقت دارد در اختیار کاربر قرار می دهد و کاربر در صورتی که به فهرست تمامی منابع بازیابی شده نیاز داشت می تواند به راحتی علاوه بر چاپ فهرست مورد نظر، خروجی اطلاعات را در قالب فایل اکسل، ورد و... دریافت کند.

تصویر3: پایگاه تازه های منابع سمعی و بصری و الکترونیکی

در این پایگاه اطلاعات توصیفی منابع جدید سمعی بصری و الکترونیکی که در نرم افزار نوسا فاقد رکورد می باشند وارد می شود و با استفاده از جستجوی عمومی یا پیشرفته و همچنین عملگرهای بولی و دیگر قابلیت های موجود در بخش جستجو،  بازیابی چکیده و دریافت اطلاعات بیشتر برای کتابداران و مراجعان امکان پذیر است. برای استفاده از این پایگاه نیازی به نام کاربری و رمز عبور نیست و کاربران میهمان نیز می توانند با وارد شدن به صفحه اصلی سافام از امکانات موجود در این پایگاه بهره مند گردند ضمن اینکه  مسئولین  تالارهای سمعی و بصری کتابخانه های تحت پوشش می توانند با جستجو در منابع جدید، پس از انتخاب منابع مورد نیاز، اطلاعات آنها را برای بخش سفارش و فراهم آوری جهت تهیه، ارسال و پیگیری نمایند.

تصویر 4: پایگاه بودجه و رتبه بندی

سامانه بودجه بندی سازمان پس از رتبه بندی و محاسبه امتیاز کتابخانه های تحت پوشش در کمیته گزینش منابع (1387)، پایه ریزی و طراحی شد. در ابتدا با توجه به رتبه کسب شده کتابخانه ها بر اساس فرم ها اقدام به محاسبه بودجه آنها توسط سامانه می شد که این موضوع موجب بروز مشکلاتی در نحوه توزیع بودجه می گردید، چرا که کتابخانه های هم امتیاز بصورت ردیف و پشت سرهم قرار می گرفتند ومحاسبه یک رتبه برای 2 کتابخانه در یک زمان امکان پذیر نبود. لذا تصمیم بر این شد تا گزینه رتبه از این مقوله حذف وکتابخانه ها بر اساس امتیاز و درصد مکتسبه بودجه دریافت نمایند . با این توضیحات مراحل طراحی سامانه بودجه بندی عملیاتی شد و در تاریخ بیست و پنجم خرداد ماه 1388 به اتمام رسید . نرم افزار طراحی شده در تاریخ مذکور بخاطر اینکه به نحوی مستقل از سامانه سفارش و فراهم آوری گذشته طراحی شده و با سامانه وقت یکپارچه نبود، مشکلاتی را برای کاربران در خصوص اطلاع از بودجه اختصاص یافته فراهم می کرد . لذا این مشکل در سافام مرتفع گردید و سیستم بودجه بندی به عنوانی جزئی از اجزای سافام مجددا مورد تجزیه تحلیل و طراحی قرار گرفت و در حال حاضر کلیه مسئولین کتابخانه ها که عضو سافام میباشند می توانند به راحتی از بودجه اختصاص یافته به کتابخانه خود در سنوات مختلف اطلاع حاصل نمایند.

تصویر 5: کمیته انتخاب الکترونیکی منابع (کتاب، منابع دیجیتال)

کمیته انتخاب الکترونیکی منابع در دو بخش کتاب و منابع دیجیتال با هدف بهینه سازی و تسریع در روند سفارش منابع کتابخانه ای طراحی و به مرحله اجرا درآمد . در این پایگاه کلیه منابعی را که با نظر کارشناسان و صاحب نظران امور سفارش، قابلیت خریداری و عرضه به کلیه کتابخانه های تحت پوشش سازمان را دارند از مجموع منابع ورود اطلاعات شده در سافام (چه در بخش کتاب و چه در بخش منابع سمعی و بصری ) جدا و با یک تیک به کمیته انتخاب منابع ارسال می گردد. در این قسمت اطلاعات کتابشناختی منابع مذکور مجددا مورد بازبینی قرار گرفته و در صورت نیاز اطلاعات مازاد نظیر تصویر جلد، تصویر فهرست مندرجات، قطع، شماره دیویی و موضوع کتاب در سیستم اضافه می گردد . سپس با اعلام قبلی، منوی کمیته کتاب در پرتال اعضای کمیته فعال شده و کلیه این افراد قادر خواهند بود ضمن اطلاع از موجودی منبع، نسبت به سفارش منبع مذکور اقدام نمایند.

در پایان کار، سیستم بصورت خودکار تعداد سفارش شده از هر رکورد را محاسبه کرده و در اختیار کاربر امور سفارشات قرار می دهد تا کاربر مذکور نیازی به محاسبه دستی تعداد سفارشی نداشته باشد. از مزایای این روش  می توان به موارد ذیل اشاره کرد:

الف ) امکان انتخاب منبع از راه دور و بدون نیاز به حضور فیزیکی در بخش سفارش

ب) امکان جستجوی موضوعی کتاب های کمیته در راستای انتخاب سریعتر منابع و عدم استهلاک زمان با مرور موارد غیر ضروری (این مورد بخصوص در مورد کتابخانه های تخصصی که رو به گسترش می باشند مصداق دارد)

ج) امکان برگزاری جلسات کمیته با تعداد بیشتر کتاب (حداقل پانصد عنوان در جلسه)

د) امکان انتخاب منابع با تعداد بیشتری از کتابداران هر کتابخانه به صورت مشورتی

ه) امکان اطلاع از تعداد عنوان، نسخه و مبلغ کتب انتخاب شده هر کتابخانه بصورت مجزا (جهت مقایسه با بودجه)

و) امکان اعمال نظر ناظر سوم (مسئول اداره) بر کتب انتخاب شده توسط پرسنل زیر مجموعه و حذف کتب غیر ضروری

ی) امکان گزارش گیری از کتب انتخاب شده بصورت موضوعی و مقایسه با کتب وجین شده در همان موضوع و....

تصویر 6: پایگاه امور مالی و ثبت فاکتورها

با توجه به اینکه بخش مهمی از امور سفارشات مربوط به مسائل مالی و پیگیری فاکتورهای دریافتی از ناشران و کارگزاران می باشد لذا اطلاع از میزان فاکتورهای پرداخت شده، مرجوعی و در دست اقدام در هر زمان از مهمترین امور بخش سفارش و فراهم آوری می باشد و این امر بدون وجود ابزاری دقیق و کارآمد ممکن نیست. لذا در این خصوص در سافام، بخشی با عنوان پایگاه امور مالی و ثبت فاکتورها در نظر گرفته شده تا کاربر به راحتی و در هر زمان به محض دریافت فاکتوری از سوی کارگزاران، ناشرین و ... آن را در سیستم ورود اطلاعات کرده و در زمان مورد نیاز اقدام به پیگیری امور فاکتورها و اعلام وصول هریک و در نهایت پرداخت فاکتور نماید. از قابلیت های مهم این بخش می توان به موارد ذیل اشاره کرد:

الف ) امکان گزارش گیری میزان بستانکاری و بدهکاری هر کارگزار بصورت مجزا؛

ب) امکان گزارش گیری کلی از میزان مبالغ پرداخت در طول سال و پیش بینی بودجه سال آتی؛

ج) امکان سنجش میزان فعالیت کارگزاران با توجه به تعداد عناوین کتب ارسالی از سوی هر یک و نتیجه گیری در خصوص ادامه یا عدم ادامه کار با کارگزار مذکور؛

د) امکان گزارش گیری اقدامات صورت گرفته در خصوص یک فاکتور خاص.

تصویر 7: پایگاه امور ثبت

با توجه به گستردگی تعداد کتابخانه های تحت پوشش سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی و همچنین گسترش روز افزون منابع منتشره از یک سو و از سوی دیگر گسترش تعداد کتابخانه های سازمان، اطلاع از تعداد منابع ثبت شده جهت هر یک از کتابخانه ها و یا تفکیک اطلاعات ثبت در قالب تعداد کتب خریداری شده، اهدائی و ... جهت تنظیم و تخصیص بودجه مربوط به هریک به صورت دستی بسیار مشکل می نمود. لذا این نقیصه در سافام با طراحی پایگاه امور ثبت به گونه ای مرتفع گردید که هریک از کتابخانه های تحت پوشش در هر لحظه ای که مایل باشند، قادر خواهند بود ظرف مدت چند ثانیه و با یک جستجوی ساده از موارد ذیل اطلاع حاصل نماید.

الف) تعداد کتب ثبت شده در بازه های زمانی؛

ب) تفکیک کتب ثبت شده در غالب کتب خریداری، اهدائی وزارت ارشاد ، اهدائی افراد و سازمان ها (متفرقه) و کتاب های انتخابی از انبار؛

ج) گزارش گیری از تعداد و شماره ثبت کتب ثبتی کارگزاران مختلف جهت اعلام وصول؛

د)تفکیک کتب ثبت شده در زبانهای مختلف جهت هر کتابخانه؛

ه) تفکیک منابع ثبت شده در غالب کتاب یا منبع دیجیتال

تصویر 8: پایگاه امور سفارشات (کتاب، منابع دیجیتال)

در این پایگاه فهرست نهایی منابعی که امور سفارشات آنها به اتمام رسیده و آماده ارسال برای کارگزار می باشند، بصورت خودکار جمع آوری و آماده سازی می شود و کاربر با گزارش گیری اطلاعات منابع موجود در این قسمت بر اساس کارگزار مربوطه قادر خواهد بود که فهرست مربوطه را چاپ نموده و یا بصورت فایل خروجی و از طریق پست الکترونیک برای کارگزار ارسال نماید . بدیهی است پس از تهیه منابع مذکور توسط کارگزار و ارسال آنها به کتابخانه، کارگزار فهرست ارسالی کاربر را نیز ارجاع نموده و در صورتی که عنوانی از عناونین درخواستی را نتوانسته تهیه نماید در کنار رکورد مربوطه علامت می زند و در نهایت کاربر سفارش عنوان مورد نظر را به کارگزار دیگری جهت سفارش ارجاع می دهد.

قابلیتهای مهم این بخش عبارتند از :

الف) قابلیت پیگیری سفارشات تاخیری در بازه های زمانی مختلف؛

ب) حذف کارت سفارش و بالتبع آن حذف بایگانی سفارش و خرید دستی (بایگانی و پیگیری سفارشات به صورت دستی همواره از وقت گیرترین امور کارکنان سفارش بوده که با ایجاد این پایگاه به طور کامل حذف گردیده است)؛

ج) قابلیت ارجاع کتب تهیه نشده توسط یک کارگزار به کارگزار دیگر؛

د) امکان نظم دهی و دسته بندی اطلاعات کتب سفارشی بر اساس ناشر مربوطه جهت سهولت کار کارگزار؛

ه) امکان درج شماره تماس هر یک از ناشران در کنار نام آن با استفاده از پایگاه ناشرین کل کشور جهت سهولت و سرعت کار کارگزار

تصویر 9: پایگاه وجین منابع سمعی و بصری و الکترونیکی

لزوم روزآمد بودن هر کتابخانه ای در راستای جذب مشتریان بیشتر از مهمترین اصولی است که در هر کتابخانه باید مورد توجه قرار گیرد و بدین منظور سازمان کتابخانه ها ، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی نیز از این قاعده مستثنی نبوده و نیست. با این هدف و با توجه به اینکه جمع آوری اطلاعات منابع وجینی بصورت دستی امری وقت گیر و پر زحمت می نمود لذا پایگاه وجین با هدف سرعت و دقت بخشیدن به امر وجین در سامانه قبلی طراحی و در سافام بهینه شد. کاربران می توانند در این پایگاه کلیه اطلاعات منبع وجینی خود از جمله موضوع منبع را وارد و در نهایت با استفاده از جستجوی پیشرفته گزارش های متنوعی از سافام بگیرند . از آن جمله می توان به موارد ذیل اشاره کرد :

الف ) امکان گزارش گیری موضوعی از منابع وجین شده و تدوین سیاست خرید و مجموعه سازی؛

ب) اطلاع از تائید یا عدم تائید منبع وجینی توسط مرجع ذیصلاح؛

ج) استفاده از بایگانی وجین تائید شده و عدم نیاز به نگهداری فهرست وجینی بصورت کاغذی؛

د) امکان پیگیری تک تک منابع وجینی ورود شده بر اساس شماره ثبت منبع؛

ه) امکان گزارش گیری سالیانه از تعداد منابع وجینی؛

و) امکان کپی کردن اطلاعات منابع جلدی بدون نیاز به ورود اطلاعات مجدد هر جلد؛

ی) بروزرسانی گروهی اطلاعات رکوردها به صورتی که نیاز به ویرایش تک به تک رکوردها نیست

تصویر 10: پایگاه وجین کتاب

کلیه اطلاعات ذکر شده در بخش پایگاه وجین منابع سمعی و بصری، در قسمت وجین کتاب نیز صادق است . ضمن اینکه در هر دو پایگاه مذکور امکان نظم دهی به اطلاعات بر اساس شماره ثبت منبع و یا هر فیلد دیگر موجود است و کاربر با الفبایی کردن شماره ثبت منابع این امکان را به متصدی وجین می دهد تا بدون نیاز به پرینت مجدد اطلاعات بتواند به راحتی منبع وجینی را از دفاتر خود حذف نماید.

تصویر 11: پایگاه درخواست و پیگیری منابع کتابی (مراجعان و کتابخانه ها)

در این قسمت از سافام، کاربر اعم از کاربر رسمی و یا مهمان (مراجعان) قادر خواهد بود در صورتی که نیاز به منبع اطلاعاتی (کتابی و غیر کتابی) داشته باشد و کتابخانه مورد نظر آنها فاقد آن منبع است، منبع را در "پایگاه درخواست و پیگیری منابع" وارد نموده و با دریافت شماره پیگیری روند تهیه آن را پیگیر باشد. با این تفاوت که اولا کاربری که نیاز به منبع غیر کتابی دارد باید مشخصات منبع مورد نظر خود را در "پایگاه درخواست منابع سمعی و بصری و الکترونیکی" (پایگاه بعد) وارد نماید و ثانیا در صورتی که کاربر در سافام عضو نیست باید کتابخانه ای را جهت منبع مورد نظرش پیشنهاد داده و در صورت تمایل  پست الکترونیک خود را جهت دریافت پاسخ از سوی کارشناسان بخش سفارش وارد نماید.

لازم به ذکر است با توجه به اینکه این احتمال می رود که کاربر مهمان (مراجعان) اطلاعات خواسته شده در خصوص منبع درخواستی خود را به صورت استانداردی که قابل پیگیری باشد در سافام وارد نکند لذا ورود نهایی اطلاعات منابع درخواستی مراجعان به پایگاه منابع درخواستی منوط به تائید مدیر هر کتابخانه که منبع ویژه آنها درخواست شده می باشد و مدیر کتابخانه پس از بررسی صحت اطلاعات ضمن تائید، رکورد موضوعی را هم از "لیست موضوعات ارائه شده توسط سیستم بصورت کلی" به منبع اختصاص می دهد تا بدین وسیله بتواند در آینده گزارشی از موضوعاتی که بیشتر توسط مراجعان درخواست شده بدست آورد و سیاست مجموعه سازی خود را بر اساس آن تنظیم نماید.

تصویر 12: پایگاه درخواست و پیگیری منابع سمعی و بصری و الکترونیکی (مراجعان و کتابخانه ها)

کلیه اطلاعات ارائه شده در بخش پایگاه درخواست منابع کتابی در بخش منابع دیجیتال نیز صدق می کند با این تفاوت که با توجه به اینکه منابع دیجیتال موضوع مشخص و استانداردی را در نگاه اول ندارند لذا تعیین موضوع منبع دیجیتال به عهده درخواست کننده منبع گذاشته شده و مسئول کتابخانه صرفا اطلاعات منبع درخواستی را تایید می کند.

یکی از امکاناتی که در سافام در نظر گرفته شده قابلیت پرینت دفاتر ثبت می باشد بطوریکه دیگر نیازی به ثبت کتب در دفاتر بصورت دستی نیست . این نرم افزار این قابلیت را دارد تا همزمان با ورود شماره ثبت در سیستم و افزودن موجودی به یک رکورد بصورت خودکار مشخصات منبع مذکور به همراه کتابخانه مقصد را در پایگاه دفاتر ثبت نمایه سازی نماید و کافیست کاربر با ورود به این قسمت و انتخاب گزارش گیری، دفتر ثبت مورد نظر خود را پرینت نماید.

تصویر 14: پایگاه کتب آماده تحویل به کتابخانه ها

با توجه به اینکه پس از پایان کلیه عملیات خدمات فنی، کتاب باید طبق فهرستی به کتابخانه مقصد تحویل گردد و این روند در حال حاضر بصورت دستی در حال انجام است لذا با در نظر گرفتن قابلیت سافام در پایگاه دفاتر ثبت، طراحی نرم افزار بگونه ای صورت گرفت تا از این قابلیت حداکثر استفاده صورت پذیرد و ضمن اینکه دیگر نیازی به انجام عمل اضافه تری نیست. کاربر قادر خواهد بود با گزارش گیری از هر یک از کتابخانه های تحت پوشش در بازه های زمانی مورد نظر، فهرست کتاب های تحویلی به هر کتابخانه را ضمن نظم دهی بر اساس شماره ثبت، بصورت چاپی به کتابخانه مقصد تحویل نماید. ضمن اینکه تعداد کتاب های تحویلی به هر کتابخانه بصورت خودکار توسط سیستم محاسبه می گردد و فرد تحویل گیرنده در کتابخانه مقصد با اطمینان و سهولت بیشتری می تواند فهرست مذکور را چک و کتاب ها را تحویل گیرد.

یکی از مشکلاتی که عمدتا گریبان گیر اعضا و کتابداران هر کتابخانه می باشد، مشکل کتب مفقودی است چراکه بعضی از اعضای محترم بنا به دلایلی ممکن است کتاب امانتی خود را مفقود نمایند و از آنجایی که کتاب های هر کتابخانه طبق شماره ثبت و مشخصات کتابشناختی به مسئول هر کتابخانه تحویل می گردد لذا تنها راه حل این معضل تهیه همان کتاب از بازار نشر است.  با عنایت به این موضوع که پیدا کردن کتاب مورد نظر در بازار نشر بدون در دست داشتن اطلاعات ناشر کتاب امکان پذیر نیست لذا طراحی پایگاهی که بتوان به کمک آن به اطلاعات جامع ناشران کل کشور دسترسی پیدا نمود بیش از پیش احساس می شد و به این منظور پایگاه فوق الذکر در سافام طراحی و مورد بهره برداری قرار گرفت بطوریکه به کمک آن، کلیه افرادی که عضو سافام هستند می توانند به راحتی و با انجام جستجو در این پایگاه به اطلاعات کامل ناشر خود دست پیدا کنند.

از جمله اطلاعاتی که این پایگاه در اختیار کاربر قرار می دهد شامل موارد ذیل است :

عنوان ناشر، نام و نام خانوادگی مدیر مسئول، آدرس پستی، تلفن تماس، پست الکترونیک، نمابر، حوزه فعالیت و .....

یکی دیگر از قابلیت های پایگاه مذکور امکان تعریف کارگزار برای یک ناشر است. به این مفهوم که با توجه به اینکه هر کارگزار طرف قرارداد سازمان، تعداد خاصی از ناشرین کشور را تحت پوشش خود دارد و از طرفی معمولا تعداد ناشرین هر کارگزار نیز بیش از 60 مورد است لذا به خاطر سپردن تمام ناشرین یک کارگزار توسط کارشناسان سفارش امکان پذیر نیست و این مطلب ممکن است باعث ارسال اشتباه عناوین یک ناشر به یک کارگزار دیگر شود. لذا در سافام با تعریف کارگزار هر ناشر برای سیستم، نرم افزار قادر خواهد بود بصورت خودکار در هنگام ورود اطلاعات کتابشناختی منابع کارگزار آن منبع را نیز تعیین نماید و بدین ترتیب احتمال خطا را به حداقل برساند.

تصویر 16: پایگاه قرآن های مخزن چاپی

با توجه به اینکه قرآن های موجود در مخزن چاپی کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی در محلی مجزا از دیگر کتب این بخش نگهداری می شود و همچنین با در نظر گرفتن این موضوع که کلیه اطلاعات کتابشناختی منابع یاد شده در نرم افزار نوسا بطور کامل وارد نشده، لذا بازیابی اطلاعات این منابع همواره یکی از مشکلات و دغدغه های مسئولین بخش مخزن چاپی بود چرا که ایشان بایستی پاسخگوی مراجعان و محققان قرآن ها می بودند و نبود پایگاهی برای جستجوی اطلاعات خاص بعضی از قرآن ها مانعی برسر راه اطلاع رسانی صحیح به مراجعان محسوب می شد. لذا این پایگاه با هدف اطلاع رسانی سریع تر و دقیق تر قرآن های مخزن چاپی، طراحی و در اختیار کارکنان و مراجعان این بخش قرار گرفت تا با استفاده از جستجوی پیشرفته این پایگاه به سرعت به منبع مورد نظر خود دست یابند. این پایگاه، اطلاعات کتابشناختی بالغ بر 1700 نسخه قران چاپی در قطع های مختلف را شامل می شود و در صورتی که قرآن چاپی جدیدی به سیستم اضافه شود، در هنگام ورود اطلاعات کتابشناختی با تغییر دادن فیلد نوع کتاب به قرآن، منبع جدید بصورت خودکار به این پایگاه افزوده می شود و در دسترس کاربران قرار می گیرد. بعضی از فیلدهای مازاد این پایگاه عبارتند از :

خطاط، تذهیبگر، قطع، نفاست و ....