مستند سازی شوراها، کمیته ها و کارگروه های سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی

1- مقدمه

دین مبین اسلام به مشاوره و مشورت توجه خاصی دارد و مشاوره از دیدگاه اسلام، شرکت در اندیشة دیگران و تبادل نظر با آنان است(احمدی، 1378، ص 62). در قرآن کریم سه بار کلمات هم خانواده مشورت ذکر شده است و به معناى توافق و هم رأیى، اهتمام به جلب نظر و رأى مردم در مسائل حکومتى و عاملى از مجموعه عوامل مؤثر در تشکیل یک جامعه سالم به کار رفته است. موارد مذکور به ترتیب عبارتند از: بقره: 233، آل عمران: 159 و شورى: 38 (احمدپناهی، 1386).

علامه طباطبایى در باره آیه 38 از سوره شورا مى‏گوید: در جمله «و امر هم شورى بینهم‏» به ویژگى مهم و بنیادى ‏مومنان اهل رشد و عمل اشاره شده، بدین صورت که آنان در به دست‏آوردن اندیشه صحیح و دیدگاه جامع و متقن به صاحبان عقل واندیشه و خرد مراجعه مى‏کنند و ضمن جمع آورى کلیه دیدگاهها بهترین آنها را گزینش و تبعیت مى‏کنند و در واقع این آیه به‏نظر من (علامه طباطبایی) با آیه «والذین یستمعون القول فیتبعون احسنه‏» نزدیک‏است: و راه رسیدن به بهترین راههاى موجود در هر عرصه‏اى براى‏دستیابى به واقعیت مشورت است(حیدری خراسانی).

در احادیث و روایات هم مشاوره عمدتاً به معناى گفتگو و تبادل نظر با افراد صاحب نظر و خردمند و استفاده از رأى و نظر آنان در تصمیم گیرى هاى مهم و دشوار آمده است(احمدپناهی، 1386). حضرت علی (ع) می فرماید: من شاور الرجال شارکها فی عقولها یعنی، هر کسی با افراد باکمال و لایق مشاوره نماید، در عقل آنان شریک شده است(احمدی، 1378، ص 62).

از دیدگاه مدیریتی نیز، پیچیدگی سازمان ها و محیط های متغییر از عوامل عمده ای است که باعث شده است مدیران سازمان ها برای اداره مؤثر سازمان خود از مشاوران و کارشناسان مختلف کمک و یاری گرفته و به جای تصمیمات فردی، تصمیم های گروهی اتخاذ کنند. لازمه تصمیمات گروهی، برقراری جلسات مؤثر و مفید است. هر چه توانایی مدیریت سازمان در اداره کردن جلسات به گونه ای مؤثر بیشتر باشد، به طور یقین تصمیمات گروهی سودمندتر خواهند بود (نصر اصفهانی، 1378، ص 70).

یکی از ابزارها و شیوه های بسیار مفید در مدیریت یک سازمان، برگزاری جلسات و مشاوره با اهل فن و کسب نظریه های بهتر از طریق تبادل اندیشه است. نشست های مختلف علاوه بر آن که موجب تحریک و ترغیب افراد به اندیشیدن و یافتن راه بهتر و ارایه ایده های گوناگون می شود، خود موجی برای تقویت روحیه کاری جمعی، ارایه طرح های عملی و رهنمودهای ارزشمند و در نتیجه افزایش کارایی چه در امر تولید و چه در عرضه خدمات خواهد بود (مؤذن، 1382، ص 36 و 37). تشکیل جلسات نه تنها منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیمات مطلوب می شود بلکه تا اندازه زیادی به بهبود ارتباطات و درک متقابل واحدها از همدیگر نیز کمک می کند. البته موارد مذکور در صورتی صادق است که جلسات نیز همانند سایر فعالیتهای سازمانی از مدیریت مناسب برخوردار باشد و گرنه تشکیل جلسات نه تنها به بهبود کارآیی و کارآمدی سازمان کمک نخواهد کرد بلکه به عنوان یک غده سرطانی موجب اتلاف منابع و ایجاد تضادهای درون سازمانی خواهد شد(شهمیرزادی، 1384). هر چند که جلسات همواره به عنوان یکی از اصلی ترین عوامل اتلاف وقت و انرژی بوده اند (مؤذن، 1382، ص 36 و 37).

امروزه تحولات عظیم و شگرفی در اندیشه، نظریه و عملکرد مدیریت سازمانی پدید آمده که تحت تأثیر آن تغییرات اساسی و اثر بخش در سازمان ها به وقوع پیوسته است. مدیریت مشارکت جو برخاسته از همین تغییر و تحول می باشد که طی چند دهه اخیر در مراکز و مؤسسه های بزرگ صنعتی و بازرگانی به کار گرفته می شود. برگزاری نشست ها و جلسه ها به عنوان ضرورتی اجتناب ناپذیر در مدیریت مشارکتی حائز اهمیت است. بنابراین در این سیستم که همواره نشست های متعددی را ایجاب می کند، چنانچه جلسه ها به هدف های از پیش تعیین شده خود نرسند، به ناچار با هزینه های قابل توجه ای از فرصت های از دسته رفته مواجه خواهیم بود(جهانگیری، 1380، ص 32).

از سالهای گذشته با توجه به رویکرد مدیریت مشارکتی در سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، همکاران در شوراها و کمیته های مختلف، در تصمیم گیریها و سیاستگذاریهای سازمانی مشارکت داشته اند. تعدادی از این شوراها و کمیته ها از سال های گذشته وجود داشته اند. از زمان تصویب سازمان جدید کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی در سال 1380 نیز، تعدادی شورا و کمیته ایجاد شده است. برخی از آنها فعال و برخی غیرفعال بوده اند. تعدادی از بین رفته اند و برخی برحسب مقتضیات زمانی بطور موقت ایجاد و سپس منحل شده اند. با تغییر مدیریت سازمان و عنایت ویژه ریاست جدید سازمان به امر ساماندهی وضعیت شوراها و کمیته ها، تلاش شد طرح پژوهشی مستندسازی شوراها، کمیته ها و کار گروه های سازمان اجرا شود و وضعیت موجود شوراهای مختلف سازمان شناسائی گردد.

- شناسائی و مستندسازی وضعیت موجود شوراها، کمیته ها و کارگروه های سازمان

- شناسائی مشخصات اعضای شوراها، کمیته ها و کارگروه های سازمان

- شناسائی اهداف و وظایف شوراهای مختلف سازمان

- ارائه راهکارها و پیشنهادهایی برای ساماندهی و بهبود وضعیت شوراهای سازمان 

* نقش اعضای سازمان در شوراها، کمیته ها و کارگروههای سازمان چگونه است؟
* وضعیت اعضای شوراها، کمیته ها و کارگروههای سازمان از نظر نوع شغل و پست سازمانی چگونه است؟
* وضعیت عضویت همکاران سازمان در شوراها، کمیته ها و کارگروههای سازمان از نظر تعدادعضویت چگونه است؟
* وضعیت تدوین اهداف و وظایف شوراها، کمیته ها و کارگروههای سازمان چگونه است؟
* پیشنهادات و راهکارهای مربوط به ساماندهی و تقویت شوراها، کمیته ها و کارگروههای سازمان چیست؟

پژوهش در زمینه مشارکت همکاران در تصمیم گیری های سازمانی و یکی از بسترهای ‌آن یعنی شوراها، اطلاعاتی را برای مسئولان و مدیران سازمان جهت درک بهتر و دقیق تر وضعیت موجود شوراها و اعضای آنها و اهداف و وظایف هر یک از شوراها فراهم می آورد بنحوی که با استفاده از نتایج این پژوهش می توانند شناخت کافی نسبت به شوراهای مختلف سازمان کسب نمایند و با علم و دانش بیشتر بتوانند به توجیه استمرار فعالیت شوراها و یا از طرف دیگر، انحلال و یا ادغام شوراها و یا ایجاد شوراهای جدید اقدام نمایند. البته ساماندهی شوراها احتیاج به ارزیابی عملکرد شوراها دارد و آنچه که در این پژوهش بدان پرداخته شده می تواند ذهنیت مسئولان سازمان را برا ی آغاز ارزیابی علمی و ساماندهی شوراها و کمیته ها روشن نماید.

پژوهش حاضر به روش پیمایشی و با رویکردی توصیفی صورت گرفته است. شناسائی، ضبط و تجزیه و تحلیل وضعیت موجود هدف این پژوهش است لذا، پژوهش حاضر یک پژوهش میدانی است. دو فرم که توسط کارشناس نظارت و بهره وری سازمان تدوین شده بودند برای جمع آوری اطلاعات مورد استفاده قرار گرفت و اطلاعات نهایی از طریق این فرم ها جمع آوری گردید.

جامعه آماری این پژوهش شامل کلیه شوراها، کمیته ها، گروه های کارشناسی و تخصصی و جلسات مختلفی است که در سازمان برگزار می شود. آخرین وضعیت موجود شوراها و کمیته های سازمان تا تاریخ 8/4/1387 با توجه به نتایج حاصل از تحقیق آقای درباغ عنبران (1387) با عنوان "بررسی وضعیت موجود کمیته ها و شوراهای سازمان در تیر ماه 1387" تعیین گردید. براساس اطلاعات این شوراها، فرم مستندسازی شرح وظایف کمیته ها و شوراها و فرم مستندسازی شرح وظایف گروه های کارشناسی زیر مجموعه کمیته ها و شوراها در مرداد ماه 1387 بین دبیران 55 شورای مختلف سازمان توزیع و تا اول شهریور ماه 1387 کلیه فرم ها جمع آوری گردید. لازم به ذکر است اطلاعات 9 شورای سازمان در سال 1386 توسط کارشناس نظارت و بهره وری سازمان در قالب دو فرم مذکور جمع آوری شده بود که روزآمد گردید. در کل اطلاعات 64 شورا، کمیته و کارگروه در سازمان گردآوری گردید.

برای تجزیه و تحلیل داده ها از آمار توصیفی استفاده شده است. اطلاعات مندرج در فرم های تکمیل شده با استفاده از امکانات نرم افزار اکسل پردازش شده است.

در خصوص مستندسازی شوراها و کمیته های سازمان تا کنون پژوهشی انجام نشده است. البته تلاش هایی توسط کارشناس نظارت و بهره وری سازمان در سال 1386 انجام گرفت و فرم های مستندسازی وظایف و عملکرد کمیته ها و شوراها طراحی و به تصویب ریاست محترم سازمان رسید. این فرم ها در شهریور 1386 برای مستندسازی وظایف و عملکرد کمیته ها و شوراهای سازمان به 18 نفر از دبیران کمیته ها و شوراها ارائه گردید که تنها 7 دبیر فرم های مربوط به 9 کمیته و شورا را تکمیل و به واحد نظارت و بهره وری تحویل دادند(درباغ عنبران، 1387، ص 2).

براساس یافته های این پژوهش، آخرین وضعیت موجود شوراها، کمیته ها و کارگروهای سازمان تا اول شهریور 1387 به شرح جدول شماره 1 (پیوست شماره 1) می باشد. با توجه به داده های این جدول مشخص می شود تعداد 38 شورا و کمیته در سازمان وجود دارد که در زیر مجموعه 5 شورا و کمیتة سازمان، تعداد 26 گروه کارشناسی تعیین شده است. در کل سازمان تا اول شهریور 1387 دارای 64 شورا، کمیته و گروه تخصصی و کارشناسی بوده است.

با توجه به داده های جدول شماره 2، در کل 64 شورا، کمیته و کارگروه در سازمان وجود دارد که بیشترین نوع با 41% مربوط به کارگروه ها است که در ابتدای عنوان آنها کلمه گروه کارشناسی و یا گروه تخصصی آمده است. سپس به ترتیب با 33% کمیته ها و بعد با 26% شوراها قرار گرفته اند.

از نظر ساختار همانطور که داده های جدول شماره 3 نشان می دهند 5 شورا و کمیته (8%) دارای 26 گروه کارشناسی و تخصصی در زیر مجموعه خود می باشند و 33 شورا و کمیته سازمان فاقد گروه کارشناسی و تخصصی هستند. این 5 شورا عبارتند از: شورای پژوهش و انتشارات، شورای حفاظت و مرمت آثار فرهنگی، کمیته تحقیق و توسعه سازمان، کمیته گزینش مواد، جلسات داخلی معاونت ها، مدیریت ها و ادارات.

همانطور که از داده های جدول شماره 4 مشخص می شود بیشتر شوراهای سازمان با رقم 25% در سال 1384 و سپس در سال 1386 با رقم 16% ایجاد شده اند. در ضمن 6 شورا و کمیته قبل از سال 1381 فعال بوده اند که تاکنون به فعالیت خود ادامه داده اند. در ضمن باید متذکر شد تاریخ شروع فعالیت 13 شورا و کمیته مشخص نشده است.

با توجه به داده های جدول شماره 5، مشخص می شود فعالیت 42% شوراها و کمیته ها، کل سازمان را تحت پوشش قرار می دهد. در ضمن 19% دیگر نیز بصورت مشترک در چند حوزه سازمان فعالیت می نمایند. بعد از این دو حوزه، بیشترین شوراها، کمیته ها و کارگروه ها در حوزه معاونت هماهنگی بکار گرفته شده اند.

با توجه به داده های جدول شماره 6، مشخص می شود میزان مشارکت آقایان با 76% نسبت به خانم ها با 24% در شوراهای سازمان بسیار بیشتر است. البته با توجه به توزیع جنسیت افراد از نظر تعدد عضویت در شوراها و بعبارتی عضویت 177 نفر در شوراها و قبول 523 نقش در شوراهای سازمان همانگونه که از داده های جدول شماره 7، مشخص می شود 84% افراد مشارکت کننده در شوراهای سازمان آقا و 16% خانم هستند. به این ترتیب میزان مشارکت خانم ها نسبت به درصد جنسیت خانم ها، کمتر می باشد.

با توجه به داده های جدول شماره 8، مشخص می شود اکثر اعضا در سنین 31 تا 40 سال (39%) و 41 تا 50 سال (33%) قرار دارند.

اعضا ، 86% نقش و سهم را در شوراها برعهده دارند و در رتبه بعدی 10% متعلق به نقش دبیر می باشد. در کل همانطور که داده های جدول شماره 9 نشان می دهد 177 نفر از مدیران و کارکنان سازمان در نقش 523 عضو، دبیر و رئیس در شوراها، کمیته ها و کارگروه های سازمان ایفای وظیفه می نمایند. با توجه به داده های جدول شماره 10، از 450 نقش عضو، 58% افراد عضو شوراها و کمیته های سازمان و 42% عضو گروه های کارشناسی و تخصصی هستند.

همانطور که داده های جدول های شماره 11 و 12 نشان می دهد تنها برای 34% شوراهای سازمان، رئیس تعیین شده است. البته این کمبود با تعیین نقش دبیر برای 94% شوراهای سازمان سعی شده برطرف شود.

همانطور که داده های جدول شماره 13 نشان می دهد نزدیک به 50% اعضای شوراهای سازمان را کارکنان تشکیل می دهند. در رتبه های بعد کارشناسان مسئول و روسای بخش ها با 28% و روسای ادارات و معاون های ادارات تقریباً با 10% قرار دارند. 5% اعضای شوراهای سازمان را مشاوران تشکیل می دهند که از بیرون سازمان انتخاب شده اند.

3-9 بررسی تطبیقی اعضا از نظر نوع شغل و نقش

با توجه به داده های جدول شماره 14، میانگین عضویت افراد بر حسب سمت شغلی و به تفکیک نقشی که در جلسات ایفا می نمایند مشخص شده است. به طور کلی و به تریب بیشترین میانگین مشخص می شود که معاون ها و مدیران سازمان به طور میانگین در 11 شورای سازمان عضو هستند. در رتبه بعدی روسای ادارات و معاون های ادارات تقریباً به طور میانگین در 8 شورا عضو هستند. در رتبه های بعدی رئیس سازمان و اعضای هیأت مدیره سازمان در 5 شورا، کارشناسان مسئول و روسای بخشها و کارشناسان سازمان در 5/3 شورا عضو هستند و در نهایت کارکنان (5/1) و مشاوران خارج از سازمان (33/1) قرار دارند.

3-10 وضعیت عضویت همکاران در شوراها، کمیته ها و کارگروه ها

با توجه به داده های جدول شماره 15، مشخص می شود 10% اعضای شوراها در بیش از 8 تا 15 شوراعضو هستند و 17% در 4 تا 7 شورا عضو هستند. در حالی که 71% در 1 تا 3 شوراعضو هستند که اکثر آنها یعنی 47% تنها در یک شورا عضو هستند. بعبارت دیگر تعداد افراد مشخصی در چندین شورا و کمیته عضو هستند. با مقایسه تطبیقی داده های جداول شماره (14 و 15) مشخص می شود معاونان و مدیران سازمان و سپس روسای ادارات و معاون های آنها جزء آن 10% افرادی هستند که در بیش از 8 تا 15 شورا و کمیته عضو هستند.

با توجه به داده های جدول شماره 16، مشخص می شود تنها برای 9 (14%) شورا، کمیته و کارگروه سازمان اهدف و وظایف تدوین نشده است. البته 10 شورای دیگر نیز احتیاج به بازنگری اهداف و وظایف دارند (5/15%). در کل 5/62% شوراهای سازمان دارای اهداف و وظایف تدوین شده بصورت ادغام شده می باشند و 8% دیگر بطور دقیق دارای اهداف و وظایف جداگانه و تفکیک شده می باشند.

با توجه به داده های بدست آمده از این پژوهش مشخص می شود اکثر اعضای شوراهای سازمان را مدیران میانی و عملیاتی سازمان تشکیل می دهند. از نظر موسویک و نلسون (1382) به طور میانگین بیش از بیست درصد زمان مفید کاری مدیران در جلسه ها سپری می شود و قهراً بیشتر آن نیز اتلاف وقت می باشد. این دو متخصص به مواردی برای اعمال تغییراتی در برگزاری جلسه ها و افزایش اثر بخشی و بازدهی آنها اشاره کرده اند که عبارتند از:

-اجتناب از بی برنامه گی و سوء مدیریت در برنامه ریزی جهت برگزاری جلسه ها مطابق با اهداف مورد نظر

-تنظیم دستور کار و هدایت مباحث گروهی پیرامون اهداف تعیین شده

-ارائه نمودن تسهیلات به گروه تصمیم گیری پس از مشخص نمودن اهداف و معیارهای تصمیم گیری

-ارائه روشهای انگیزشی برای نیل به اهداف مطرح شده

-ایفای نقش رهبری گروه در راستای هدف یا اهداف تعیین شده (موسویک، 1382، ص 3) .

- ضروری است ساختار شوراها از نظر داشتن گروه کارشناسی و تخصصی بررسی و روشن شود آیا عملکرد اینگونه شوراها و گروه های زیرمجموعه اشان نسبت به شوراهای مستقل بهتر بوده یا خیر؟

- ضروری است تاریخ شروع فعالیت آندسته از شوراهایی که گزینه مربوط در فرم های مستندسازی شرح وظایف شوراها را تکمیل نکرده اند بنحو مقتضی بررسی و مشخص شود.

- ضروری است درصورت قبول وضع موجود، برای 42 شورا رئیس و برای 4 شورا دبیر تعیین و اعلام شود.

- ضروری است اهداف و وظایف تعدادی از شوراها تدوین و یا بازنگری شود.

- ضروری است از مشاوران بیرون از سازمان در شوراها بیشتر کمک گرفته شود و درصد مشارکت موجود (5%) افزایش یابد.

6-2 پیشنهاداتی برای اعضای شوراها

- توصیه می شود عضویت افراد در شوراها از میانگین عضویت براساس سمت افراد بیشتر نشود و به افرادی که میزان عضویت آنها از میانگین های بدست آمده بیشتر هست فراغ بال بیشتری داد تا به وظایف اداری محوله بپردازند.

- پیشنهاد می شود با مشاوران خارج از سازمان برای مشارکت در شوراها، قرارداد همکاری منعقد نمود. از طرف دیگر پیشنهاد می شود برای سایر شوراها حسب مورد، از مشاوران برجسته دعوت به همکاری نمود.

- پیشنهاد می شود معاون ها و مدیران سازمان تا حد ممکن در کارگروه ها عضو نباشند. نقش دبیر را برعهده نگیرند و بالعکس نقش رئیس را برعهده بگیرند. در مجموع توصیه می شود میانگین عضویت این گروه از 11 به عددی کمتر تبدیل شود. در این خصوص پیشنهاد می شود راهکارهای کاهش عضویت معاون ها و مدیران سازمان در شوراها با همکاری خودشان بررسی، مشخص و اجرایی شود.

- در مورد روسای ادارات و معاون های آنها پیشنهاد می شود میانگین عضویت از 8 به عددی کمتر تبدیل شود. در این خصوص پیشنهاد می شود راهکارهای کاهش عضویت این گروه در شوراها با همکاری خودشان بررسی، مشخص و اجرایی شود.

- پیشنهاد می شود آمار عضویت کارشناسان مسئول و روسای بخش هایی که از میانگین بدست آمده بیشتر است کاهش پیدا کند و به توانمندیهای سایر کارشناسان مسئول و روسای بخش ها توجه بیشتری مبذول شود.

- توصیه می شود با رعایت میانگین عضویت از توانمندیهای کارشناسان سازمان در شوراها بیشتر استفاده شود.

- توصیه می شود از توانمندیهای کارکنان سازمان در شوراها بیشتر استفاده شود و حتی رعایت عددی کمتر از میانگین عضویت در شوراها یعنی رعایت عضویت هر یک از کارکنان در حداقل 1 شورا یا کارگروه می تواند کمک مفیدی در تصمیم سازی های سازمان باشد.

6-3 پیشنهاداتی برای ساماندهی شوراهای سازمان

روشهای مختلفی برای ارزیابی موفقیت یک جلسه وجود دارد. می توان با توجه به نتایجی که از جلسه ها بدست آمده، مسائلی که حل شده، تصمیمات اتخاذ شده و ابتکاری بودن راه حل ها، اهمیت واقعی شوراها را ارزیابی نمود. روش دیگر این که ملاحظه شود فرایند جلسه به چه صورت بوده است؟ چگونه مشکلات حل شدند؟ چگونه تصمیم گیری صورت گرفته؟ چگونه گروه با هم کار کردند؟ افراد در مورد جلسه چه احساسی داشتند؟ آیا همه افراد فرصت مشارکت در جلسه را داشتند و یا فقط یک فرد بر جلسه حاکمیت داشته است؟ (سلطانی تیرانی، 1375، ص 70).

از آنجا که هدف اصلی پژوهش حاضر شناسائی وضعیت موجود شوراها، اعضا و اهداف و ظایف آنها بوده است؛ انجام چنین ارزیابی های و ارائه راهکارهایی برای ساماندهی شوراها در حد اطلاعات جمع آوری شده از این پژوهش نمی باشد. لیکن با توجه به شرح اهداف و وظایف شوراهای سازمان و در نظر گرفتن نقاط مشترک شوراها می توان راهکارها و پیشنهادهایی را برای استمرار فعالیت شوراها، ادغام یا انحلال آنها و یا بررسی ضرورت وجود آنها بیان نمود. این راهکارها و پیشنهادها در جدول شماره 17 ذکر شده است. با نگاهی گذرا به اطلاعات این جدول و بررسی آماری مشخص می شود برای 1 شورا و 10 گروه کارشناسی و تخصصی پیشنهاد انحلال ارائه شده است و توصیه شده است ضرورت فعالیت 7 شورا بررسی شود. پیشنهاد شده است 23 شورا و گروه در هم ادغام شوند و فعالیت بقیه شوراها استمرار یابد.