مدیریت حضور کتابخانه و خرید منابع از نمایشگاه های کتاب

یدبر الامر من السماء الی الارض...     (سجده آیه 5)

هدف از تدوین این مقاله، انتقال تجارب مدیریتی و آشنا نمودن مدیران و کتابداران کتابخانه‌ها با فرایندها و روش‌های مدیریت حضور، منابع انسانی و مالی کتابخانه در خرید منابع از نمایشگاه‌های کتاب است. تأکید بر برنامه‌ریزی حضور در نمایشگاه بین‌المللی کتاب تهران و خرید منابع از این نمایشگاه به‌عنوان الگوی کار و اقدامات برنامه‌ریزی قبل از حضور در نمایشگاه تا مرحله خرید مستقیم و ارسال منابع به کتابخانه و ارائه گزارش عملکرد می‌باشد. تلاش شده است از مدیریت اعمال شده در کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی به‌عنوان الگو در تدوین این مقاله کمک گرفته شود. امید است مدیران و کتابداران کتابخانه‌ها بتوانند از مطالب این مقاله برای هدایت کارکنان و مشاوران انتخاب کتاب استفاده و در ارتقاء و پیشرفت مجموعه گستری منابع کتابخانه گام موثر بردارند.

نمایشگاه پدیده ای دانش محور است که ارکان آن بر پایه های استعداد محوری، فعالیت طرح و برنامه‌ای و کار محوری قرار دارد و در رونق اقتصادی کشورها نقش به سزائی دارد. از سوئی دیگر باید گفت که نمایشگاه‌ها مجامعی چند بعدی می باشند و گذشته از بعد اقتصادی، ابعاد اجتماعی، فرهنگی، هنری، سیاسی، علمی و آموزشی را نیز دنبال می‌کنند و والاترین نقش را در تجارت بین‌الملل ایفا می‌نمایند. (مدرس، 1386: ص. 5) به قول کمرئی و باقریان (1390: ص. 12 و 13) مهم تر از تعریف نمایشگاه، برداشت محتوایی از آن است. در واقع مفهومی که کشورهای پیشرفته صنعتی برای نمایشگاه قایلند با آنچه که ما از نمایشگاه می‌فهمیم، تفاوت زیادی دارد. در نتیجه فلسفه برگزاری نمایشگاه‌ها و انگیزه شرکت و بازدید از آنها در کشورهای مزبور در مقایسه با ما متفاوت است. متاسفانه فرهنگ نمایشگاهی در ایران ضعیف است و مفهوم اصیل نمایشگاه هنوز جا نیفتاده و درک نشده است. نمایشگاه برای دسترسی مستقیم به مصرف کننده نهایی تشکیل نمی‌شود؛ بلکه رسالتی بالاتر از این یعنی، اصلاح، تقویت و بهبود سیستم توزیع، تسهیل ارتباطات تجاری و رونق مبادلات را عهده‌دار است.

دانستن اطلاعات اولیه برای مدیریت کتابخانه و تصمیم‌گیری حضور در نمایشگاه ضروری است. توسعه مفهوم نمایشگاه با شناسایی حوزه‌های زیر مرتبط است:

1.       گروه‌های محصول و مضامین جانبی مرتبط برای جذب غرفه داران و بازدیدکنندگان و تمایز نمایشگاه با رویدادهای رقابتی در شاخه ای مشابه؛

2.       دوره برگزاری نمایشگاه (سالانه، دو سالانه، دوبار در سال ...)؛

3.       تاریخ و طول مدت نمایشگاه؛

4.       محل برگزاری نمایشگاه؛

5.       گروه‌های هدف بازدیدکننده و غرفه‌دار؛

6.       نشست ها و کنفرانس‌های مرتبط با رویداد؛

7.       شرایط برگزاری نمایشگاه (ساعات کار، تاریخ نصب و جمع آوری غرفه، شرایط پرداخت، اطلاعات کلی در باره ایمنی، بیمه، لغو و ...) (کمرئی، باقریان،1390: ص. 14)

نمایشگاه کتاب از نوع نمایشگاه‌های تخصصی است و فرصتی را برای کتابداران و بازدیدکنندگان فراهم می‌سازد تا منابع و آثار مختلف ناشران و نویسندگان را ببینند و انتخاب کنند. به عقیده شعبانی (1379: ص. 109) یکی از راههای تأمین کتاب، تدارک نمایشگاه‌های کتاب در شکل‌های موضوعی و تخصصی است که به منزله لایه اصلی تهیه مواد به صورت مستقیم برای کتابخانه‌ها تلقی می‌شود. تشکیل نمایشگاه‌ها در سطح ملی و محلی بازده اصلی خود را در تهیه و تدوین مواد بروز و دسترسی اقشار دانشگاهی را به اطلاعات در دنیای دانش افزایش می‌دهد. اهمیت نمایشگاه‌ها در جنبه‌های ارتباطی، زمانی فزونی می‌گیرد که کتابداران دانشگاهی به طور مستمر می‌توانند با کارگزاران و ناشران رو در رو تماس بگیرند و به برنامه‌ریزی خرید کتاب و سفارش مواد لاتین مبادرت کنند. محسنی (1391: ص. 194 و 195) یکی از بهترین روش‌های انتخاب و تهیه منابع اطلاعاتی را شرکت در نمایشگاه‌های عرضه مستقیم ناشران و تولیدکنندگان اطلاعات می داند. کتابخانه‌ها و اشخاص با شرکت در این نمایشگاه‌ها، علاوه بر اینکه با مطالعه محتوای منابع اطلاعاتی بهترین فرصت را برای انتخاب درست به دست می‌آورند، بلکه می‌توانند از تخفیف‌های قابل ملاحظه‌ای نیز برخوردار شوند و در برخی از این نمایشگاه‌ها که توسط سازمان های وابسته به دستگاه‌های دولتی برگزار می‌شود از یارانه دولتی نیز استفاده نمایند. نمونه های عمده این نمایشگاه‌ها در ایران به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:

1.       نمایشگاه بین‌المللی کتاب تهران؛

2.       نمایشگاه کتاب ناشران دانشگاهی؛ که فهرست آن از طریق اینترنت و سایت انجمن فرهنگی ناشران دانشگاهی قابل دسترس است.

3.       نمایشگاه‌های کتاب منطقه‌ای/ استانی که در مراکز استان‌ها توسط وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و با شرکت ناشران ایرانی برگزار می‌شود؛

4.       نمایشگاه‌های کتاب و پایگاه‌های اطلاعاتی غیر فارسی که توسط وزارت فرهنگ و آموزش عالی و با شرکت ناشران کتاب و پایگاه‌های اطلاعاتی خارجی در دانشگاه های مختلف ایران برگزار می‌شود؛

5.       نمایشگاه‌های ویژه ناشران سازمان های دولتی و خصوصی که هر چند وقت به صورت انتفاعی یا غیرانتفاعی برگزار می‌شود.

برنامه‌ریزی حضور کتابخانه‌ها در نمایشگاه‌های کتاب و ارائه تجربیات مدیریت خرید از نمایشگاه کتاب در قالب مراحلی چند شامل اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه، در حین برگزاری و پس از اتمام نمایشگاه در متون پژوهشی و علمی مشاهده نشد. البته نکات بسیار خوبی از سوی بعضی محققان و صاحب نظران رشته در زمینه مجموعه‌سازی منابع با خرید مستقیم از نمایشگاه‌های کتاب و اهمیت نمایشگاه‌ها آمده است که می‌تواند برای مدیران کتابخانه‌ها مفید باشد.

آزاده، نوری سندیانی و قاضی میرسعید(1391: ص. 62) در تحقیق خود دریافتند  نتیجه مروری بر مطالعات نشان می‌دهد که غالب گزارشات و تحقیقات مربوط به نمایشگاه ]کتاب[ تنها به بررسی نقش و اهمیت نمایشگاه به عنوان یک رویداد فرهنگی توجه داشتند و نقش نمایشگاه را به عنوان محمل تامین کتب دانشگاهی نادیده گرفته‌اند. آنها (1391: ص. 65)  نتیجه گرفتند که نقش نمایشگاه در تامین کتب مورد نیاز کتابخانه‌های دانشکده ای در دانشگاه علوم پزشکی تهران و شهید بهشتی در سطح متوسط بوده است.

هشترودی (1380) در پایان‌نامه خود با عنوان بررسی نظرات روسا و یا نمایندگان خرید کتابخانه‌های دانشگاه های علوم پزشکی ایران، تهران و شهید بهشتی در خصوص نمایشگاه‌های تخصصی کتب پزشکی چنین نتیجه گرفت که این نمایشگاه‌ها با وجود مشکلات برگزاری آنها در تامین بیش از 50% کتب مورد نیاز کتابخانه‌ها موفق بوده‌اند اما بنا به نظر جامعه پژوهش با درخواست فهرست کتب مورد نیاز مراکز آنان، امکان تامین کتب بیش از این خواهد بود.

شعبانی (1379: ص. 101) در طرح نظام ملی مجموعه‌سازی کتابخانه‌های مرکزی دانشگاه های ایران طی پرسشی "چه عواملی عهده‌دار سفارش، خرید کتاب و سایر مواد کتابخانه است؟" دریافت 85/71 درصد از جامعه آماری به خرید و سفارش منابع از نمایشگاه‌ها پاسخ داده‌اند. وی این میزان از آرا را نشان دهنده استقبال کتابخانه‌های مرکزی دانشگاه‌ها از نمایشگاه‌های متنوع در داخل کشور دانسته است.

رحمت (1387: ص. 125) در بررسی وضعیت موجود مجموعه‌سازی در کتابخانه‌های دانشگاهی شیراز به این نتیجه دست یافت که روش اصلی همه کتابخانه‌های دانشگاهی شیراز برای انتخاب و تهیه مواد، استفاده از نمایشگاه‌های کتاب است.

رسولی آزاد و حسن‌خانی (1387: ص. 60) در بررسیمجموعه‌سازیکتابخانههایتخصصیمؤسسات تحقیقاتیدرشهرتهران دریافتند که همهکتابخانه هایتحتبررسیاعلامنموده اند کهازنمایشگاه‌هایکتاببرایفراهم آوریمنابعسود می‌جویند.

پاپی (1375) در پایان‌نامه خود با عنوان بررسی خرید کتب خارجی از نمایشگاه بین‌المللی کتاب سال 1374 توسط دانشگاه علوم پزشکی اصفهان و مقایسه آن با خرید از طریق ناشر و کارگزار به این نتایج دست یافت: الف- خرید از نمایشگاه مناسبتر است. ب- کمتر از 16 درصد از کل کتب خریداری شده از نمایشگاه کتاب در لیست های هسته وجود دارند. پ- تمام کتب خریداری شده از لحاظ ویرایش آخرین ویرایش آنها می‌باشند. ت- قیمت تمام شده ناشر 5/1 برابر بیشتر از نمایشگاه و قیمت کارگزار نیز 7/1 برابر بیشتر از نمایشگاه می‌باشد.

·        در صورت اخذ غرفه: ارائه آثار و انتشارات کتابخانه و معرفی خدمات و منابع به بازدیدکنندگان نمایشگاه، فرصتی مغتنم برای بازاریابی و اطلاع رسانی است.

·        تماس با ناشران و کارگزاران: نمایشگاه‌های کتاب محلی عالی برای شناسایی ناشران جدید و کارگزاران و پخش‌کننده‌های تخصصی کتاب است.

·        آشنایی با آثار جدید مؤلفان

·        آشنایی با انتشارات سازمان‌های دولتی

·        ارتقاء ارتباطات: تلاش‌های روابط‌عمومی می‌تواند برای ارایه تصویری خوب از کتابخانه بخصوص در پرداخت به موقع هزینه کتاب‌ها و منابع سفارش شده در نزد کارگزاران و ناشران موثر باشد. نیز می‌توان ناشران را ترغیب نمود تا یک نسخه از عناوین جدید خود را در طول سال به کتابخانه اهداء نمایند.

·        صرفه‌جویی در هزینه خرید منابع: استفاده از تخفیف ویژه نمایشگاه و ناشران در سرجمع هزینه های خرید برای یک کتابخانه بزرگ امتیاز خوبی است. به نظر میرظفرجویان،مجیدی و اعتدالی(1390: ص. 279 و 280) نمایشگاه‌ها از مهمترین و مؤثرترین ابزارهای بازاریابی در دنیای امروز تجارت محسوب می شوند و از دیدگاه اقتصادی تاثیر بسزایی در اقتصاد جوامع داشته‌اند. اهمیت اقتصادی نمایشگاه‌ها را می‌توان در پایین آوردن هزینه های هر معامله جستجو کرد.

·        مزایای دیگری نیز نمایشگاه کتاب برای کتابخانه‌ها دارد که اناری و سید حسینی ( 1390: ص. 148 و 149) با عنوان پیامدهای مثبت نمایشگاه بین‌المللی برای کتابخانه‌های دانشگاهی ذکر نموده‌اند.

اناری و سید حسینی ( 1390: ص. 149) پیامدهای منفی نمایشگاه بین‌المللی کتاب تهران را برای کتابخانه‌های دانشگاهی برشمرده اند. برخی از این پیامدهای منفی که می‌تواند برای همه کتابخانه‌ها قابل توجه و دقت باشد چنین است:

·        مصرف شدن عمده بودجه سالانه این کتابخانه‌ها در نمایشگاه و از دست دادن قدرت خرید در طول سال. به‌عبارت دیگر، ایجاد تفکر و عادت نادرست خرید سالی یک بار آن هم از نمایشگاه کتاب و تاثیر سوء آن بر روند مجموعه‌سازی

·        انتخاب نسجیده منابع به دلیل عدم اطلاعات کافی در هنگام انتخاب منابع

·        نداشتن تخصص موضوعی توسط بسیاری از نمایندگان خرید برای کتابخانه‌های دانشگاهی

·        وارد شدن منابع غیر ضروری به مجموعه ها (تکراری – نامناسب)

·        نبود کتاب‌های مورد نظر و مورد نیاز و عدم تطابق منابع موجود با نیازها (نایاب شدن کتاب مورد نیاز)

·        توجه زیاد به منابع درسی دانشجویان و غفلت از منابع جهت دانش‌اندوزی و پژوهش

·        شرکت نداشتن همه ناشران مهم دانشگاهی خارجی

·        عرضه نشدن همه انتشارات ناشران شرکت کننده

·        حضور ناشران و کارگزاران ضعیف خارجی

·        تحمیل هزینه انتقال منابع خریداری شده (پست و ...)

·        تحمیل هزینه های پرسنلی سفر و اقامت در تهران

برنامه‌ریزی شرکت و حضور کتابخانه در یک نمایشگاه کتاب، دو ماه قبل از شروع نمایشگاه آغاز و تا چند ماه پس از آن ختم می‌شود و به سه بخش عمده تقسیم می‌شود:

2.       اقدامات در حین نمایشگاه (خرید منابع، بسته بندی و ارسال) 

3.       اقدامات بعد از نمایشگاه (ارزیابی؛ مستندسازی؛ پیگیری؛ ثبت، سازماندهی، آماده سازی و ارائه منابع خریداری شده در قفسه های کتابخانه)

-        انتخاب نمایشگاه: پیش از انتخاب یک نمایشگاه برای شرکت در آن، باید به پرسش های زیر پاسخ گفت:

·        آیا نمایشگاهی را که انتخاب کرده ایم مناسب ترین نمایشگاه برای رسیدن به اهداف ماست؟

·        آیا منابع ارائه شده مورد نیاز مراجعان و مخاطبان کتابخانه است؟

·        دسترسی روزآمد به منابع جدید ناشران فراهم می باشد؟

·        آیا کاتالوگ های عناوین منتشره ناشران در دسترس است؟

·        آیا نمایشگاه یک رویداد بین‌المللی، ملی یا منطقه‌ای است؟

·        نمایشگاه در چه فاصله زمانی تکرار می‌شود؟ تاریخ های بعدی کی است؟

·        چه ناشرانی در نمایشگاه شرکت خواهند کرد؟

·        آیا نشست‌های جانبی نیز برگزار خواهد شد؟

·        برنامه های تبلیغاتی نمایشگاه برای جذب بازدید کنندگان چیست؟

·        مکان برپائی نمایشگاه دارای سالن های مجهز و مدرن، محوطه زیبا و آرام بخش، تالار اجتماعات و کنفرانس، امکانات خدماتی و رفاهی مناسب و نزدیک بزرگراه ها و جاده های مواصلاتی هست؟

·        آیا نمایشگاه مسقف است یا بدون سقف و در فضای باز برگزار می‌شود؟

·        آیا نقشه نمایشگاه و سالن ها یا راهنمای نمایشگاه در اختیار می باشد؟

·        نوع خدماتی که سازمان دهنده نمایشگاه ارائه می دهد چیست؟

·        آیا امکان استفاده از پارکینک نمایشگاه فراهم است؟

-        تبلیغات ویژه کتابخانه برای شرکت در نمایشگاه: قبل از برگزاری نمایشگاه کتاب به نظر محسنی (1391: ص. 280) باید تبلیغات ویژه ای از طرف کتابخانه برای حضور فعالانه صورت پذیرد تا نه تنها متخصصان، به شرکت در آن علاقه مند شوند، بلکه مسئولان کتابخانه و مقامات مسئول سازمانی برای حمایت های ویژه مالی و اداری نیز به آن توجه خاصی نمایند.

-        تعیین سیاست‌ها و راهبردهای مجموعه‌سازی: پیش از تصمیم نهایی برای شرکت در نمایشگاه، باید سیاست ها و راهبردهای مجموعه‌سازی خود را روشن کنید. این سیاست ها و راهبردها از سیاست ها و اصول انتخاب و خط مشی مجموعه‌سازی اقتباس می‌شود. اولین جلسه برنامه ریزی را برای تعیین سیاست ها، اولویت های خرید منابع و تخمین بودجه مورد نیاز برگزار نمائید.

-        دریافت کاتالوگ‌های ناشران شرکت کننده در نمایشگاه: ضروری است دو ماه قبل از برگزاری نمایشگاه، اطلاعات کتابشناختی و نقد و بررسی عناوین ارائه شده ناشران در نمایشگاه را از ناشران یا از طریق سایت نمایشگاه اخذ نمود. تلاش شود کاتالوگ‌ها گزارمان‌دار باشد. سپس منابع معرفی شده از سوی مشاوران و کارشناسان انتخاب کتاب بررسی گردد. منابع انتخاب شده مشاوران با سامانه و سیستم کتابخانه تطبیق و سیاهه عناوین انتخابی مورد نیاز کتابخانه برای جلوگیری از خرید تکراری به ترتیب نام ناشر و سپس به ترتیب شابک (ISBN) تنظیم و آماده ارائه به گروه خرید از نمایشگاه شود. هرچند بهتر است ترتیبی داده شود تا کتاب ها از قبل و در طول سال انتخاب شوند و در محل نمایشگاه فقط خرید صورت گیرد. (اناری، سید حسینی ،1390: ص.152)

-        برنامه ریزی برای شرکت در نمایشگاه: پس از انتخاب نمایشگاه، قدم بعدی تنظیم برنامه زمانی دقیق برای انجام کارهای مقدماتی است.

·        تعیین فرد یا گروه اعزامی به نمایشگاه: در انتخاب کارکنان موارد زیر باید مورد توجه قرار گیرند:

oتعیین و انتخاب مدیر یا سرپرست گروه اعزامی با توان تعامل و مدیریت نمودن همکاران اعزامی که از حسن خلق، فن بیان و رفتار شایسته برخوردار باشد.

oتعیین کتابداران متخصص دارای مهارت ذهنی و مهارت اجرایی در انتخاب منابع اطلاعاتی، آشنا با ناشران، نمایشگاه، نرم افزار کتابخانه و شیوه های خرید منابع براساس تخصص موضوعی و آشنا به زبان انگلیسی و عربی.

oتعیین مشاوران انتخاب منابع: با توجه به گستردگی این نمایشگاه‌ها، به منظور کمک به انتخاب منابع اطلاعاتی از متخصصان با تجربه نیز دعوت به عمل آید.(محسنی، 1391: ص. 280)

oتعیین نیروهای خدماتی برای حمل و جابجایی منابع

·        روزآمدسازی اطلاعات سامانه‌های کتابخانه و سفارشات و رفع اشکلات لب‌تاپ‌ها و تبلت‌ها: استفاده از دستگاه‌های بارکدخوان برای جلوگیری از خرید تکراری کتاب ها بسیار مؤثر است هرچند که حمل و نقل لب‌تاب و دستگاه بارکدخوان در غرفه‌ها کار سختی است و برای شارژ لب‌تاب‌ها ضروری است از سیستم برق غرفه‌ها استفاده نمائید.

·        تهیه بلیط رفت و برگشت: ضروری است سیاهه نیروهای اعزامی شامل نام و نام خانوادگی و تاریخ دقیق اعزام و برگشت تهیه شود تا در تهیه بلیط از شرکت های حمل و نقل با مشکل مواجه نشوید.

·        اخذ کارت بیمه حوادث مسافرتی از یک شرکت بیمه‌ای معتبر برای همه افراد اعزامی: ضروری است مشخصات کامل افراد شامل نام و نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد، محل صدور شناسنامه، کد ملی و تاریخ اعزام و برگشت تهیه و برای شرکت بیمه ای ارسال گردد.

·         ابلاغ احکام مأموریت

·         تعیین محل اسکان

·         تعیین انباری کوچک برای نگهداری موقت منابع خریداری شده در نزدیک محل اسکان

·         در صورت دور بودن محل اسکان از نمایشگاه، تعیین سرویس ایاب و ذهاب از محل اسکان به نمایشگاه و برعکس

·        تدارک غذا (صبحانه، نهار، شام و چاشت): برای صرفه جویی در وقت ضروری است نهار در محل نمایشگاه صرف شود لذا در تهیه غذای سالم و بهداشتی دقت کامل شود.

·        تعیین وسیله حمل و نقل ملزومات مانند کارتن برای بسته بندی منابع، زیرانداز، میز، پرینتر، اقلام تبلیغاتی و معرفی کتابخانه.

·        تعیین وسیله حمل و نقل منابع خریداری شده از نمایشگاه به کتابخانه از طریق شرکت های حمل و نقل، دفاتر پست پیشتاز مستقر در محل نمایشگاه، توشه راه آهن یا فرودگاه با رعایت موارد قانونی گمرکی و بیمه بار.

·        توصیه می‌شود شماره همراه افراد اعزامی از سوی سرپرست گروه اخذ و اطلاع رسانی لازم بین گروه های خرید صورت پذیرد تا ارتباط گروه های خرید با یکدیگر تسهیل گردد.

-        محاسبه هزینه شرکت در نمایشگاه شامل موارد ذیل است:

*پیش‌بینی بودجه خرید منابع: می‌توان بودجه خرید منابع را برحسب نوع منابع برای مثال کتابهای چاپی(دانشگاهی و عمومی) ، منابع سمعی و بصری و کتابهای الکترونیکی دسته بندی نمود یا برحسب نوع زبان این کار را انجام داد برای مثال به تفکیک کتابهای انگلیسی ( ارزی و ریالی) ، کتابهای عربی و کتابهای فارسی.

*توصیه می‌شود فرد یا افراد اعزامی کارت بانکی خود را به همراه داشته باشند تا با واریز مبلغ مورد نیاز از سوی حسابدار بتوانند خرید منابع را از طریق کارت خوان های نصب شده در هر غرفه انجام دهند. گاه نیاز هست یک برگ چک نیز همراه فرد یا افراد اعزامی باشد تا در صورت اشکال در کارت بانکی، وجوه مورد نیاز به حساب افراد واریز و قابل برداشت باشد.

*سایر هزینه ها شامل هزینه سفر، اسکان، ایاب و ذهاب، پذیرایی، اقلام تبلیغاتی، حمل و نقل، بیمه و در نهایت حقوق کارکنان تخمین زده شود.

·         ضروری است با برگزاری چندین جلسه برنامه ریزی، نسبت به اصلاح اسامی همکاران اعزامی به نمایشگاه، تقسیم وظایف و بودجه پیش بینی شده اقدام نمایید.

·         یک روز مانده به افتتاح نمایشگاه، سرپرست گروه و کارپرداز را به محل نمایشگاه جهت هماهنگی های اولیه، انتقال ملزومات، اخذ پارکینک برای وسیله نقلیه گروه در پارکینک نمایشگاه و تعیین نهایی محل اسکان و نحوه پذیرایی و ... اعزام نمائید.

-        آشنایی اولیه با فضای نمایشگاه، سالن ها و غرفه های ناشران: توصیه می‌شود در روز اول نمایشگاه سیاهه ناشرانی که در چند غرفه مجزا با اسامی متفاوت و یا بصورت مشارکتی در سالن های مختلف نمایشگاه کتاب هایشان را عرضه نموده اند تهیه شود تا از صرف وقت و خرید تکراری منابع پرهیز گردد.

-        توجیه گروه‌های خرید منابع و نیروهای کمکی: برای توجیه گروه خرید می‌توان چهار گامی را که جانسون (1389: ص. 149) برای فرآیند گزینش متصور شده است بیان نمود: 1) شناسایی اقلام اطلاعاتی مربوط؛ 2) ارزیابی کمی و کیفی (آیا این اقلام برای مجموعه مناسب است؟) و ارزیابی تطبیقی (آیا اقلام ارزش گزینش دارد؟)؛ 3) تصمیم به خرید؛ 4) تهیه ی مقدمات سفارش در صورت نبود نسخه فروشی کتاب در نمایشگاه. در کل کتابداران باید معیارهای ارزیابی منابع را با توجه به اولویت های تعیین شده در محل نمایشگاه رعایت نمایند.

-        انجام صحیح کار گروهی: نظر به اینکه حضور در نمایشگاه و همچنین بررسی و خرید منابع از همه غرفه ها، فعالیت های زیادی را شامل می‌شود و مستلزم کار گروهی است، مدیر، کتابداران، مشاوران و کارکنان باید بتوانند با درایت و پرهیز از اختلاف سلیقه و با برنامه ریزی صحیح کار را به اتمام برسانند.

-        حضور به موقع در نمایشگاه و برقراری ارتباط مؤثر و مناسب با غرفه‌داران و آغاز خرید منابع براساس برنامه از قبل تنظیم شده به تفکیک سالن ها، راهروها و غرفه ها. توصیه می‌شود کارت ویزیت و بروشور معرفی کتابخانه به متصدیان غرفه ها ارائه شود.

-        بهره‌گیری از پایگاه های اطلاع رسانی جستجوی منابع مستقر در نمایشگاه برای شناسایی فوری محل غرفه یک ناشر، یا اطلاع از وجود یک عنوان کتاب خاص و ... مفید است.

-        حضور رئیس کتابخانه یا سرپرست گروه در برنامه های رادیو کتاب و برگزاری نشست خبری با خبرگزاری‌ها با هدف معرفی کتابخانه و فعالیت های فرهنگی و علمی و پژوهشی آن می‌تواند در ترویج فرهنگ مطالعه و نقش کتابخانه مؤثر باشد. همچنین شرکت هدفمند برخی اعضای گروه در نشست های تخصصی که در سرای اهل قلم یا کارنامه نشر برگزار می‌شود می‌تواند به افزایش آگاهی های حرفه ای کمک نماید.

-        نظارت بر بودجه خرید منابع: نظارت بر توزیع بودجه تضمین می کند که منابع اختصاص یافته همگام با اهداف و سیاست های مجموعه‌سازی تعیین شده در محل نمایشگاه صرف می شوند. گاه برآوردهای اولیه تقسیم بندی بودجه ضروری است در حین خرید تغییر یابد. برای مثال برای خرید کتاب های لاتین بودجه بیشتری مورد نیاز است. لذا اخذ گزارش های مالی از اعضای گروه در پایان هر روز مفید است تا مشخص شود موجودی نقد و کارت اعضای گروه خرید چه مبلغی است. تراز مالی نیز نشان می دهد در کل چه مبلغ دیگری گروه می‌تواند خرید نماید.

-        فاکتورهای فروش بصورت روزانه بررسی تا در صورت نیاز از سوی غرفه داران اصلاح شود: تاکید می‌شود فاکتورها دارای مهر ناشر و تاریخ فروش، و مخدوش نباشد. ضروری است توجه شود منابع خریداری شده به علت شلوغی نمایشگاه و افزایش حجم خرید در غرفه ها جا نماند. کنترل عناوین فاکتور شده با منابع تحویلی می‌تواند کمک بزرگی در دقت جمع آوری منابع باشد.

-        جمع‌آوری منابع خریداری شده در محل های از پیش تعیین شده: استفاده از سیستم حمل و نقل تعبیه شده در نمایشگاه برای مثال گرفتن کاری حمل کتاب و نیز استفاده از پارکینک نمایشگاه برای استقرار وسیله نقلیه برای کتابخانه‌های کوچک یا گروه های اعزامی بزرگ که روزانه باید منابع را به انبار موقت منتقل نمایند کمک بزرگی است.

-        بسته‌بندی اولیه و تصمیم گیری در خصوص نحوه ارسال منابع خریداری شده به کتابخانه: بسته بندی منابع و استفاده از شیوه های صحیح ارسال و رعایت قوانین و مقررات گمرکی و مرتبط با حمل و نقل محل برگزاری نمایشگاه از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. برچسب هایی حاوی اطلاعاتی از قبیل نام نمایشگاه، زبان منابع، نام کتابخانه و سازمان مادر، نشان کتابخانه یا سازمان مادر، آدرس کتابخانه بر روی بسته های منابع چسبانده شود.

·        ارسال از طریق ایستگاه پستی مستقر در نمایشگاه

·        ارسال از طریق وسیله شخصی

·        ارسال از طریق توشه راه آهن

·        ارسال از طریق توشه فرودگاه

·        انتقال به محل انبار موقت و ارسال از طریق مقتضی: برای مثال از طریق یک شرکت باربری با کرایه کامیون سرپوشیده و مسقف برای آسیب ندیدن منابع

·         ضروری است تا ساعات پایانی روز اختتامیه نمایشگاه، سرپرست گروه و کارپرداز در محل نمایشگاه جهت هماهنگی‌های نهائی و انتقال باقی مانده منابع خریداری شده حضور داشته باشند و سایر تجهیزات و ملزومات را به کتابخانه منتقل و با مدیریت محل اسکان و ... تسویه حساب نمایند.

·         توصیه می‌شود در صورت اهدای کتاب به کتابخانه از سوی ناشر یا نویسنده‌ای در محل نمایشگاه، اعلام وصول منابع اهدایی به صورت مکتوب و بر روی سربرگ های رسمی کتابخانه با ذکر شماره و تاریخ تهیه و به همراه بسته‌های تبلیغاتی کتابخانه به اهداکنندگان ارائه شود تا موجب تشویق و دلگرمی آنها گردد.

اقدامات بعد از نمایشگاه (ارزیابی؛ مستندسازی؛ پیگیری، ثبت، سازماندهی، آماده‌سازی و ارائه منابع خریداری شده در قفسه‌های کتابخانه)

-      ارزیابی شرکت در نمایشگاه: نداشتن هدف برابر است با نداشتن ارزیابی موفقیت شرکت در نمایشگاه. باید در باره خرید از ناشران و غرفه ها گزارشی تهیه شود و نتایج تحلیل این گزارش ها با اهداف مقایسه شوند. معیارهای کمی مانند تعداد منابع خریداری شده، مبلغ ریالی هزینه شده و تعداد ناشران و کارگزاران جدید شناسایی شده می‌تواند معیاری برای ارزیابی موفقیت حضور در نمایشگاه باشد. معیارهای کیفی می‌تواند شامل محتوای روزآمد منابع خریداری شده، نظرات اعضای کتابخانه در خصوص منابع جدید خریداری شده، آمار میزان امانت و مطالعه منابع جدید در یک بازه شش ماهه پس از ارائه منابع در کتابخانه باشد. به لحاظ اقتصادی ارزیابی موفقیت می‌تواند براساس کنترل بودجه خرید منابع به تعداد عنوان و نسخه خریداری شده در مقایسه با عملکرد سال قبل و تحلیل ارقام پایه منابع با توجه به قیمت ارز آزاد باشد.

-      تهیه گزارش و مستندسازی: مستندسازی حضور و تلاش هر یک از همکاران در نمایشگاه بصورت مکتوب با توجه به رویدادهای نمایشگاهی روش صحیح می باشد. ثبت فعالیت های روزانه و تحلیل دستاوردها و بیان نقاط قوت و ضعف می‌تواند ابزاری برای الگوبرداری از تجارب کارکنان در زمان حضور در نمایشگاه‌های آینده باشد. این گزارش ها ضمیمه درخواست پرداخت حق ماموریت افراد اعزامی خواهد شد.

-      عملیات پیگیری: برخی از دستاوردهای نمایشگاه پس از گذشت مدت زمانی بعد از نمایشگاه ظاهر می شوند. بنابراین پیگیری ارتباطات و فعالیت ها، اهمیت اساسی دارد.

·     از ناشران و کارگزارانی که در نمایشگاه شناسایی نموده اید درخواست نمائید عناوین جدید انتشارات را در موضوعات مورد نیاز کتابخانه ارسال و خرید منابع از آنها را با رعایت قوانین و مقررات مالی و حقوقی در برنامه کتابخانه قرار دهید.

·     برای ناشران و نویسندگانی که فکر می کنید ارتباط با آنها در آینده برای کتابخانه مفید خواهد بود، به مناسبت های مختلف کارت تبریک، خبرنامه و ... ارسال و ارتباط خود را با آنها حفظ کنید. بخصوص آنها را تشویق نمائید یک یا چند نسخه از انتشارات خود را به کتابخانه اهدا نمایند.

-      باز کردن بسته های منابع

-      ثبت، سازماندهی و آماده سازی منابع خریداری شده

-      چینش منابع در قفسه های کتابخانه

-      برگزاری نمایشگاه تازه های منابع خریداری شده

-      تهیه سیاهه تازه های منابع خریداری شده از نمایشگاه و توزیع و اطلاع رسانی

-      ارائه گزارش ارزیابی شرکت در نمایشگاه و عملکرد خرید منابع: ترجیحاً گزارش نمایشگاه را در یک جلسه رسمی با حضور مدیران و افراد کلیدی سازمان ارایه دهید و فرصتی را برای گفتگو و تبادل نظر در مورد تجربیات به دست آمده اختصاص دهید. نقاط قوت و ضعف و درس های گرفته شده از نمایشگاه را به دست اندرکاران حضور در نمایشگاه‌های بعدی انتقال دهید و برای حضور در نمایشگاه‌های آینده به طور مؤثر و از پیش، برنامه ریزی کنید.

-      ارزیابی کلی و قدردانی از دست اندرکاران و همکاران اعزامی به نمایشگاه

-      برنامه ریزی برای نمایشگاه بعدی

[1]- کارشناس ارشد کتابداری و معاون هماهنگی و رئیس کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی، jdarbagha@gmail.com