نویسندگان
1 مسئول بخش تالار مطالعه قفسه باز بانوان
2 رئیس بخش سابق گردش و امانت کتاب بانوان کتابخانه‌ی مرکزی آستان قدس رضوی
چکیده
تازه های تحقیق
کلیدواژه‌ها
مقدمه
کتابخانه‌های عمومی اثربخش‌ترین ابزارها در راستای توسعه‌ی فرهنگی و اعتلاء سطح آگاهی‌های افراد جامعه محسوب می‌گردند. کتابخانه‌ها در عصر انفجار اطلاعات یکی از ابزارهای موثر در پیشرفت‌های علمی و فنی می‌باشند که باید همگام با تولید اطلاعات، به تهیه و فراهمآوری اطلاعات پرداخته و آنها را برای استفاده‌کنندگان دسترس‌پذیر سازند و بدین‌ترتیب در ترویج علوم و توسعه همه‌جانبه کشورها موثر واقع گردند (محمداسماعیل و صالحی فتح‌آبادی، 1390). آنان همواره سعی می‌کنند نقش پویای خود را در جامعه‌ی امروزی به خوبی ایفاء کنند و در مجموعه‌گستری خود با در نظرگرفتن بودجه‌ی موجود، مجموعه‌ای متناسب تهیه کنند. (اقارب‌پرست و دیگران، 1392). چون هیچ کتابخانه‌ای نمی‌تواند همه‌ی آثار مکتوب را گردآوری نماید. هرکتابخانهای باید از میان انبوه کتاب‌ها، تعدادی را برگزیند و این انتخاب باید مناسب با هدف‌های کتابخانه و جامعه‌ی استفاده‌کنندگان از آن باشد. (سینائی، 1378). انتخاب یکی از فرایندهای مجموعهسازی است که طی آن منبعی خاص برای رفع نیازهای اطلاعاتی جامعه کتابخانه، گزینش می‌شود. انتخاب معمولا توسط کمیته‌ای به نام «کمیته‌ی انتخاب» و بر اساس بیانیه‌ای مکتوب و مدون به نام «بیانیه‌ی انتخاب» یا سیاست‌های مجموعه‌گستری صورت می‌گیرد (محسنی، 1391). به طور قطع، چنان‌چه هر کتابخانه‌ای از بهترین روش‌های سازمان‌دهی برای مجموعه‌ی خود استفاده کند و متخصصان کتابداری در آن مشغول به فعالیت باشند، ولی کتابهای مناسبی را گردآوری نکرده باشد هرگز نمی‌تواند به مراجعان خود به نحو شایسته‌ای خدمت رساند. درکار انتخاب باید هم خوب بودن و هم مناسب بودن کتاب را برای مراجعهکنندگان درنظرگرفت.
امروزه، حجم زیاد انتشارات، کمبود منابع مالی، کمبود فضا و تحولات فنی از جمله عواملیاند که به شدت مجموعهسازی و سیاست‌های آن را در کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی متحول ساخته‌اند. با توجه به این موضوع، کتابخانه‌ها به این نتیجه رسیدهاند که توان تهیّه و نگه‌داری تمامی منابع اطّلاعاتی را ندارند. بنابراین، سیاست نگه‌داری به این معنا که کتابخانه‌ها با پیشبینی استفاده‌ی احتمالی از اطّلاعات اقدام به انتخاب و خرید منابعی نمایند که ممکن است هرگز استفادهای از آنها به عمل نیاید یا به میزان اندکی مورد استفاده قرار گیرند؛ منسوخ گردید. به این ترتیب، در فرایند مجموعهسازی، انتخاب منابع از مهمّترین وظایف کتابخانه‌ها و کتابداران محسوب می‌شود و با انتخاب درست منابع خدمات مناسب اطّلاعرسانی به جامعه‌ی کتابخانه تضمین می‌گردد.
بنابراین، با توجه به این‌که مسئله‌ی انتخاب یکی از مهم‌ترین و در عین حال، مشکل‌ترین فعالیت‌های فرایند مجموعهسازی است؛ در این مقاله، تلاش شده است تا این مسئله در کتابخانه‌ی مرکزی آستان قدس رضوی که به عنوان یکی از بزرگ‌ترین کتابخانه‌ها در سطح ایران و خاورمیانه شناخته می‌شود، بررسی شود. به همین دلیل، در این مقاله، سیر تاریخی انتخاب کتاب و تحول و توسعه‌ی آن در این کتابخانه از ابتدا تاکنون مورد تحلیل قرار می‌گیرد.
روش پژوهش و ابزارگردآوری اطّلاعات
پژوهش حاضر از نوع کاربردی‌ست و به روش توصیفی انجام شده است. برای گردآوری اطّلاعات، از سیاهه‌ی وارسی برای بررسی و تحلیل محتوای اسناد و مدارک موجود شامل آییننامهها، اساسنامهها و صورت جلسات در سال‌های 1381 تا 1386 استفاده شده است. افزون بر این، به منظور تکمیل گردآوری اطّلاعات از تجربیات آقای محمود سالاری (معاونت هماهنگی و رئیس سازمان از20/3/1386)، آقای جعفر ثابتقدم (مسئول بخش سفارش و فراهمآوری مواد بعد از انقلاب)، آقای محمود انتظاری (مسئول بخش سفارش و فراهمآوری مواد از 22/7/1381 تا مهر 1389) و آقای سیدمحمود‌هاشمی (متصدّی ثبت و سفارش کتاب از 1/7/1378) و آقای محمدعلی حکم‌آبادی(مسئول بخش سفارش و فراهمآوری مواد ازآبان 1389 تاکنون) استفاده گردید. مصاحبهها حضوری و به صورت پرسش و پاسخ بوده است.
تاریخچهی مجموعهسازی درکتابخانه‌ی مرکزی آستان قدس رضوی
تاریخچهی مجموعهسازی در کتابخانه‌ی مرکزی آستان قدس رضوی به ترتیب در سه دوره‌ی «پیش از انقلاب اسلامی ایران»، «پس از پیروزی انقلاب اسلامی ایران (1358-1379)»، «از سال 1380 به بعد» مورد بررسی قرار گرفته است که در ادامه به شرح آن پرداخته می‌شود.
پیش از انقلاب اسلامی ایران
اساس کتابخانه‌ی مرکزی آستان قدس رضوی که متجاوز از شش قرن سابقهی تاریخی و فرهنگی دارد، بر وقف است. بیشترین منابع تأمین کتاب، از راه وقف و نذر و اهدا به وسیله‌ی مردم مسلمان از داخل و خارج از کشور بوده است که بهترین و نفیسترین کتابهای موجود خود را به کتابخانه‌ی مرکزی آستان قدس رضوی تقدیم میکردهاند و هماکنون نیز این کار ادامه دارد. نسخهنویسان کتابخانه در اعصار گذشته از کتاب‌هایی که به دست میآوردند و یا در کتابخانه‌ای سراغ داشتند، نسخهبرداری می‌کردند و بر شمار نسخه‌های خطّی کتابخانه میافزودند. اهدا و وقف از طریق کتابخانه‌های شخصی و سلطنتی انجام میگرفت. هم چنین با همّت والای نوّاب آستان قدس، از عواید املاک و موقوفات مطلقه‌ی آستانه، کتاب برای کتابخانه خریداری می‌کردند (شاکری، 1367).
پس از پیروزی انقلاب اسلامی ایران (1357 تا 1379)
پس از پیروزی انقلاب اسلامی با عنایت مخصوص تولیت آستان قدس رضوی به کتابخانه‌ی آستان قدس، مبلغی معادل سی میلیون ریال اعتبار در هرسال فقط برای خرید کتاب اختصاص یافت. در سال 1365 علاوه بر مبلغ منظور در بودجه، دو کتابخانه‌ی شخصی نیز به مبلغ 60025000 ریال خریداری شد. در همین سال اطّلاعیهای انتشار یافت که آستان قدس رضوی به منظور تأمین کتاب برای کتابخانه‌ی بزرگ آستان قدس آماده است تا کتابخانه‌های شخصی را که صاحبان آنها داوطلب فروش، اهدا و یا وقف باشند بپذیرد. با تأمین سهمیه ارز و استفاده از کوپن‌های یونسکو، خرید کتابهای خارجی نیز به موازات تأمین کتاب زیر نظر کمیته‌ای از اعضای انتخاب کتابهای خارجی انجام گرفت. خرید کتاب بیشتر از واحد نشر انتشارات آستان قدس و سایر ناشران معتبر کشور صورت میگرفت. بودجه‌ی کتابخانه در سال 1367 هـ. ش مبلغ 258968388 ریال بود که پنجاه میلیون ریال آن ویژه‌ی خرید کتاب بود.
در تاریخ 30 بهمن 1361 هـ. ش مطابق با پنجم جمادیالاوّل 1403 هجری قمری، اساسنامهای با نام «اساس نامه‌ی کتابخانه‌ی مرکزی آستان قدس رضوی» در نه مادّه و دو تبصره به تصویب هیئت امنای کتابخانه و تأیید مقام تولیت آستان قدس رضوی رسید (شاکری، 1367).
از سال1380 به بعد
در تاریخ 3 بهمن 1380 اساس نامه‌ی دیگری با نام «اساس نامه‌ی سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی» در 29 مادّه و نه تبصره تدوین گردید. در هر دو اساسنامه بر فراهمآوری کلّیه‌ی کتابهای مرجع مهمّ فارسی و غیر فارسی، کلّیه‌ی مواد در باب تمامی علوم به ویژه علوم انسانی در زبان فارسی، کلّیه‌ی مواد در زمینه‌ی علوم و معارف اسلامی که در جهان تهیّه شده و می‌شود، آثار بدیع مکتوب که سرچشمههای اصلی ادیان الهی، فلسفه، علوم، هنر، تاریخ و ادبیات جهانی‌اند، تأکید شده بود.
بخش آماده‌سازی کتاب به عنوان یکی از بخش‌های کتابخانه‌ی مرکزی از همان ابتدا وجود داشته و با همکاری کمیته‌ی انتخاب و سفارش کتاب (که از چند کتابدار و کتاب شناس تشکیل شده بود)، کتابهای چاپی رسیده به کتابخانه را اعم از خریداری، وقف و اهدا با سیاهه‌ی کتابهای وارده به کتابخانه و صورت حساب ناشران و کتاب‌فروشان تطبیق و سپس ثبت دفتر اموال می‌کردند (شاکری، 1367). بخش آماده‌سازی زیر نظر اداره خدمات کتابداری است که این اداره از سال 1382، زیرنظر معاونت هماهنگی و رئیس کتابخانه مرکزی قرار گرفت و به بخش سفارش و فراهمآوری مواد تغییر نام یافت.
روش انتخاب کتاب در کتابخانه‌ی مرکزی آستان قدس رضوی
پس از پیروزی انقلاب اسلامی ایران، روش مجموعهسازی و گردآوری منابع، متحوّل شد و کتابخانه‌ی مرکزی آستان قدس که تا قبل از انقلاب، بیشتر محل نگه‌داری منابع نفیس، وقفی و اهدایی بود به گردآوری منابع مورد نیاز جامعه‌ی استفاده‌کننده‌ی خود پرداخت.
انتخاب و گردآوری به این شکل آغاز شد که چند نفر از کارکنان کتابخانه با رفتن به کتاب فروشیها، کتابهای جدید را می‌خریدند. با گسترش بخش‌ها و افزایش کتابخانه‌های وابسته با این ایده که بخش‌های مختلف بهتر از نیاز مراجعان خود مطلع‌اند، از مسئولان بخش‌ها دعوت شد تا برای انتخاب منابع مورد نیازشان درکمیتهی انتخاب شرکت کنند.
منابعی که برای ارائه در کمیته‌ی انتخاب کتاب گردآوری می‌گردد به دو شکل اهدایی و خریداری فراهم می‌شد:
کتابهای اهدایی
طبق قانون واسپاری، ناشران موظّفاند از هر کتابی که به چاپ می‌رسانند، به نسبت تعداد نشر (از هر هزار نسخه، ده نسخه) را به نهاد کتابخانه‌ی ملّی زیر نظر وزارت ارشاد اهداء کنند. وزارت ارشاد نیز بر اساس اولویّتبندی این کتاب‌ها را به کتابخانه‌های مختلف از جمله کتابخانه آستان قدس اهداء می‌کند. لازم به ذکر است کتابخانه‌ی مرکزی آستان قدس رضوی در رتبه سوم اولویّتبندی، قرار دارد. البته در بازدید آقای صالحی امیری رئیس وقت کتابخانه ملی از کتابخانه مرکزی آستان قدس در سال 1394 پیگیری انجام شد تا کتابخانه آستان قدس رضوی به رتبه دوم تغییر پیدا کند (حکم‌آبادی، 1395).
کتابهای اهدایی ارشاد از دفتر تهران به طور مستقیم به کتابخانه فرستاده می‌شود. بخش سفارش و فراهمآوری پس از تحویل کتاب‌ها، ابتدا آنها را با موجودی مخزن و سایر بخش‌ها (پایگاه کتابهای فارسی سیمرغ) و سپس با سیاهه‌ی تکمیل مجموعه (پایگاه سفارش‌های فارسی) چک می‌کنند و اگر کتاب‌ها جدید بوده، ومورددار[1] نباشد، کارت سفارش برای آنها صادر می‌شود و به عنوان نمونه جدید در کمیته‌ی انتخاب ارائه می‌گردد. به جز کتابهای اهدایی ارشاد، گاه بعضی ناشران به طور مستقیم یک نسخه یا بیشتر از انتشارات خود را به صورت اهدایی برای کتابخانه می‌فرستند. برای مثال انتشارات سمت، انتشارات دانشگاه فردوسی، مرکز دائرهالمعارف بزرگ اسلامی، پژوهشکده‌ی حوزه و دانشگاه و.... گاهی خود مؤلّفان نیز نسخهای از کتاب شان را به کتابخانه اهدا می‌کنند. کتابهای اهدایی ناشران و مؤلفان همانند کتابهای اهدایی ارشاد با موجودی کتابخانه چک می‌شود و در صورت جدید بودن کارت سفارش برای آن تهیّه می‌شود و در کمیته انتخاب ارائه می‌گردد.
از دیگر مراکزی که به صورت اهدایی، کتابهای چاپ جدید را برای کتابخانه می‌فرستد مؤسّسه‌ی نمایشگاه‌های فرهنگی ایران و شرکت تعاونی ناشران هر استان است. این دو مؤسّسه، از زیرمجموعههای وزارت ارشاد است و کتابهای چاپ جدید را برخلاف وزارت ارشاد -که کتاب‌ها را از طریق قانون واسپاری تهیّه می‌کند- از بازار خریداری، سپس به کتابخانه اهدا می‌کنند. این دو مؤسّسه چون برای کتاب‌ها هزینه می‌کنند درگزینش کتاب‌ها و منابع دقّت بیشتری دارند. بنابراین، کتاب‌هایی که از سوی این دو مؤسّسه اهدا می‌شود معمولاً کتابهای مفید و خوبی‌ست. این دو مؤسّسه کتابهای اهدایی خود را همراه با کاغذ خرید کتاب و اطّلاعات کامل می‌فرستند (انتظاری،هاشمی، 1387). البته با مشکلاتی که در سال 1392 برای نشر ایجاد شد اهدائی تعاونی ناشران قطع گردید (آیین‌نامه مجموعهسازی سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، 1384).
طبق آمارهای ارائه شده از سوی بخش آماده‌سازی در سال 1395، آمار کتابهای اهدایی به کتابخانه شامل کتابهای اهدائی ارشاد، کتابخانه‌های شخصی، اهدایی مؤلفان و ناشران 124228 نسخه بوده که از این تعداد 74105 نسخه قابل استفاده، و در دفترها ثبت گردیده است و تعداد 50123 نسخه به دلیل غیرقابل استفاده بودن در کتابخانه به مخزن کتاب در گردش (انبار موقّت) منتقل شده است. مجموع آمار کتابهای اهدایی رسیده به کتابخانه در پنج سال اخیر و تعداد کتابهای ثبت شده در جدول شماره1 نمایش داده شده است (حکم‌آبادی، 1395).
جدول 1. آمار کتابهای اهدایی در پنج سال اخیر
دلیل کاهش منابع اهدائی در سال‌های 1393 و 1394 عدم دریافت کتب درسی به دلیل قدیمی بودن آن بوده و دلیل افزایش منابع اهدائی در سال 1395 دریافت چند کتابخانه شخصی بوده است (حکم‌آبادی، 1395).
کتابهای خریداری
بخش عمده‌ی کتاب‌هایی که برای کتابخانه خریداری می‌گردد، توسّط کارگزارانی که در مشهد و شهرهای دیگر با کتابخانه همکاری دارند، فراهم می‌گردد. این کارگزاران نمونههای جدید را همراه با پیش کاغذ خرید می‌فرستند و هر آن چه انتخاب نگردد، برگشت داده می‌شود.
بعضی از کارگزاران، تخصّصی کار می‌کنند و انتشارات آنها در یک زمینه‌ی موضوعی خاصّ است و متخصّصان و مشاوران خوبی برای کتابخانه در رشته‌ی مربوط هستند. به عنوان مثال «انتشارات مجد دانش» در رشتههای علوم پزشکی کار می‌کند و نمونههای جدید کتابهای این رشته را به کتابخانه می‌فرستد و در زمینه‌ی کتابهای پزشکی، مشاور خوبی برای بخش سفارش است. و یا «مرکز اسناد انقلاب اسلامی» که در موضوع تاریخ و اسناد کار می‌کند و نمونههای جدید کتابهای این رشته را به کتابخانه می‌فرستد. برخی دیگر از کارگزاران، عمومی و در همه زمینههای موضوعی کتاب منتشر می‌کنند، مانند «انتشارات امام» و «بهنشر».
مجموع آمار کتابهای خریداری شده در پنج سال اخیر در جدول شماره 2 نمایش داده شده است (حکم‌آبادی، 1395).
جدول 2. آمار کتابهای خریداری در پنج سال اخیر
دلیل افزایش خرید منابع در سال 1390 تأسیس کتابخانه‌های برون‌شهری و تهیه منابع برای آنها بوده است (حکم‌آبادی، 1395).
نمایشگاه‌های کتاب
یکی دیگر از روش‌های انتخاب و گردآوری منابع در کتابخانه‌ی مرکزی آستان قدس، خرید مستقیم از نمایشگاه‌های کتاب است. از جمله نمایشگاه بین المللی کتاب تهران، نمایشگاه کتاب استان خراسان، نمایشگاه‌های کتاب و پایگاههای اطّلاعاتی غیر فارسی و.....
کتابهای جدید مربوط به ناشران دولتی مانند مرکز آمار ایران یا انتشارات سازمانهای خاص دولتی مانند دانشگاه امام محمّد باقر وابسته به وزارت اطّلاعات است که به وزارت ارشاد ارسال نمیگردد و در نمایشگاه‌های کتاب عرضه می‌شود و فرصت خوبی‌ست تا کتابخانه نمونههای آن را از این نمایشگاه‌ها خریداری کند.
بهترین راه تهیّه و گردآوری کتابهای کسری و درخواستی بخش‌های کتابخانه، خرید مستقیم از همین نمایشگاههاست. زیرا تهیّه‌ی یک نسخه و تعداد پایین از یک عنوان کتاب برای کارگزاران مقرون به صرفه نیست و در این زمینه همکاری زیادی نمیکنند. بنابراین، بهترین فرصت برای تهیّه‌ی کتابهای کسری خرید از نمایشگاه‌های کتاب است.
البته خرید از نمایشگاه‌ها به موازات امیازات مثبت، معایب قابلی تأملی نیز دارد، از جمله ازدحام بیش از حد و انتظار در صف‌های طولانی، نداشتن شناخت کافی از تمام منابع و در نتیجه انتخاب نسنجیده، فرصت اندک و ضرورت هزینه کردن بودجه، تحمیل هزینه‌های سفر، اقامت و انتقال منابع و موارد دیگری که در این مقاله نمی‌گنجد (اناری و سیدحسینی، 1390).
خرید یا اهدای کتابخانه‌های شخصی
یکی دیگر از روش‌های گردآوری منابع در کتابخانه‌ی مرکزی آستان قدس، خرید کتابخانه‌های شخصی‌ست که پس از پیشنهاد مالک کتابخانه، کارشناس ارزیاب کتابهای چاپی و در مورد کتابخانههایی که حاوی نسخ خطّی باشد به همراه کارشناس ارزیاب نسخه‌های خطّی، کتابخانه را ارزیابی می‌کنند که در صورت ارزشمندبودن، خریداری می‌شود. درگذشته، این کتابخانه‌ها به طور یکجا خریداری میگردید، ولی در حال حاضر به دلیل این که درصد کتابهای تکراری بیشتر شده است از این کتابخانه‌ها فقط به صورت گزینشی، و بر اساس کسری مخزن خریداری می‌گردد. در صورت عدم موافقت مالک برای فروش گزینشی، اگر منابع خطّی نفیس در مجموعه‌ی کتابخانه شخصی موجود باشد بنا به تشخیص کارشناس ارزیاب احتمال خرید تمام مجموعه‌ی کتابخانه وجود دارد.
گاهی کتابخانه‌های شخصی توسّط مالکان آن اهدا می‌گردد. این کتابخانه‌ها در گذشته، به راحتی پذیرفته می‌شد، اما در حال حاضر سعی می‌شود بدون پیش‌شرط و به صورت اهدایی پذیرفته گردد نه وقفی. و شرط‌هایی از قبیل وقف برای مکانی خاص پذیرفته نمیشود. زیرا وقف، مسایل شرعی به دنبال دارد و برای کتابخانه محدودیّت ایجاد می‌کند.
در سال 1386، آیین‌نامه‌ی دریافت منابع اهدایی سازمان توسّط بخش آماده‌سازی کتابخانه تهیّه و تنظیم گردیده که منابع اهدایی طبق آن پذیرفته می‌شود. شرایط عمومی پذیرش منابع طبق فرم اطلاعاتی منابع اهدائی به شرح زیر است:
1- هر گونه منابع اهدایی به سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی تنها به صورت اهداء قابل قبول می‌باشد و فقط کتابهای خطی را می‌توان به صورت وقف اهداء نمود.
2- دریافت منابع اهدائی به سازمان بدون پیش‌شرط خاصی از سوی اهداء‌کننده محترم می‌باشد.
3- منابع اهدائی حسب تشخیص کارشناسان برای کتابخانه‌های سازمان ثبت می‌شود. منابع مازاد به کتابخانه سیار یا مخزن کتاب در گردش سازمان منتقل و حسب درخواست کتابخانه‌ها، مراکز فرهنگی، علمی و دانشگاهی کشور به آنها اهداء می‌گردد.
4- پذیرش منابعی که از طریق ارث به افراد رسیده منوط به ارائه گواهی مکتوب انحصار وراثت و معرفی یک نفر بعنوان نماینده قانونی ورثه جهت اهدای منابع ضروری می‌باشد.
5- منابع اهدایی باید از نظر فیزیکی سالم و تا حد ممکن به صورت بستهبندی و با مشخّصات کامل اهداکننده، تحویل شود.
6- سازمان از ارائه هر گونه فهرست منبع اهدائی دریافتی معذور می‌باشد.
نسخه‌های جدید به روش‌هایی که ذکر شد گردآوری و در کمیته‌ی انتخاب کتاب ارائه می‌شود. مسئولان بخش‌های کتابخانه‌ی عمومی و مسؤولین کتابخانه‌های وابسته با حضور در کمیته‌ی انتخاب، منابع مناسب و مفید را با توجّه به نیازهای مراجعان خود، گزینش و تعداد مورد درخواست را در کارت سفارش ثبت می‌کنند.
از جمله کارهای مفیدی که در بخش سفارش و فراهمآوری انجام شده است، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
1- ایجاد پست سازمانی با عنوان کتابدار متصدّی بررسی و تکمیل مجموعه که مسئول پیگیری کتابهای کسری بخش‌ها، بخصوص مخزن کتابهای چاپی‌ست. از کارهایی که تاکنون در این زمینه توسّط ایشان انجام شده، مقایسهی موجودی کتابخانه‌های آستان قدس با کتابخانه‌ی ملّی و شناسایی کتابهای کسری مجموعه است. چنان‌چه این پست به شکل یک واحد با تعداد کارکنان بیشتری گسترش یابد و تهیّه‌ی کتابهای کسری بخش‌ها به شکل جدّیتری دنبال شود مشکلات بخش‌ها در این باره برطرف خواهد شد.
2- تشکیل کمیته‌ای توسّط بخش فراهمآوری و سفارش مواد برای تکمیل مجموعه‌ی کتابهای اسلامی با توجّه به هدف‌ها و سیاست‌های کلان سازمان مبنی بر ترویج و گسترش علوم به ویژه علوم اسلامی و معارف مذهب حقّه‌ی جعفری که در آیین‌نامه‌ی مجموعهسازی و بیانیّهی چشمانداز بیست سالهی آستان قدس بر آن تأکید شده است. از کارهایی که این کمیته تاکنون انجام داده مقایسهی موجودی کتابهای علوم اسلامی (چاپ سال 1384) کتابخانه‌ی آستان قدس با موجودی کتابهای علوم اسلامی(چاپ سال 1384) در کتابخانه‌ی ملّی‌ست.
3- تقسیم بودجه‌ی خرید کتاب بین بخش‌ها و کتابخانه‌های سازمان و تعیین سقف خرید برای هرکدام بر اساس رتبهبندی آنها. شاخصهایی که در رتبهی کسب شده، مؤثّر است عبارتاند از: 1- زیربنای مفید مخازن 2- فضای موجود برای توسعه‌ی مخازن 3- موجودی کتابخانه 4- تعداد اعضای فعّال 5- تعداد منابع امانت داده شده در سال (در بخش‌های امانت) 6- تعداد منابع مطالعه شده در سال (در تالارهای مطالعه) 7- بافت تحصیلی مراجعان (انتظاری، هاشمی، 1387)
سایر فعالیت‌هایی که توسط بخش سفارش و فراهمآوری مواد در سال‌های اخیر انجام شده و در روند انتخاب کتاب تاثیر مثبتی داشته است می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:
1-تهیه و خریداری منابع برای کتابخانه‌های وابسته جدیدالتاسیس در شهرهای قوچان، تربت حیدریه، سبزوار و ...
2- استفاده از مشاوران تخصصی (آقایان دکتر روحی، دکتر روشن‌ضمیر، دکتر ضابطی و ... ) در امر مجموعهسازی
3- ایجاد سامانه انتخاب کتاب الکترونیکی سافام علاوه بر انتخاب کتاب حضوری جهت تعامل دوسویه با کتابداران، علی‌الخصوص کتابداران کتابخانه‌های وابسته برون شهری
4- دسترسی به اطلاعاتی چون سابقه مالی، امور ثبت، تقسیم بودجه و .... با ایجاد سامانه سافام
5- سیاست‌گذاری مجزا برای تمامی نمایشگاه‌های عمومی و تخصصی برای خرید منابع چاپی، عربی، لاتین و ...
نتیجهگیری
مطالعه و بررسی تاریخچهی کتابخانه‌ی آستان قدس رضوی به لحاظ مجموعهسازی و انتخاب کتاب نشان می‌دهد مجموعه‌ی کتابخانه و آمار استفاده کنندگان بعد از انقلاب اسلامی رشد فزاینده‌ای داشته است و فعالیت‌های بخش فراهمآوری و سفارش مواد برای رفع نیازهای مراجعان به طور چشمگیری توسعه و گسترش یافته است. چنان که درحال حاضر توسط کارگزاران با اکثر ناشران سراسر کشور در ارتباط است و با حضور گسترده در نمایشگاه‌های کتاب می‌توان اظهار داشت درصد بالایی از کتابهای موجود در بازار نشر به کتابخانه ارسال می‌شود.
آمار کتابهای اهدائی به کتابخانه رقم بالایی را در بر می‌گیرد و با توجّه به قداست کتابخانه‌ی آستان قدس رضوی، چنان‌چه برای تبلیغ در این زمینه برنامه ریزی مناسبی صورت گیرد کتابخانه منابع بی شماری را از این راه دریافت خواهد کرد. به طور کلی، بر اساس آن چه شرح داده شد می‌توان نتیجه گرفت مجموعهسازی و انتخاب کتاب در کتابخانه‌ی آستان قدس شامل دو مرحله‌ی اساسی می‌شود:
مرحله‌ی اول فعالیتّی است که در بخش آماده‌سازی انجام می‌شود و منابع جدید به دو روش خریداری و اهدایی از بازار نشر گردآوری و به عنوان نسخه‌ی نمونه در کمیته‌ی انتخاب که متشکل از نمایندگان بخش‌های اداره‌ی کتابخانه‌ی عمومی و کتابخانه‌های وابسته می‌باشد ارائه می‌گردد. در این مرحله هدف و سعی کارکنان بخش فراهم آوری و سفارش، دسترسی هرچه بیشتر به منابع جدید در بازار نشر می‌باشد.
برای نیل به این مقصود و گردآوری مجموعه‌ای جامع و مفید با توجه به توسعه در دنیای نشر، کارکنان بخش فراهم آوری و سفارش مواد باید آگاهی و شناخت کافی از دنیای نشر و رویدادهای مربوط به آن را داشته باشند. مطالعه نشریات مرتبط، جستجو در اینترنت، حضور در نمایشگاه‌های کتاب، میزگردها و همایش‌ها به این امر کمک می‌کند.
مرحله‌ی دوم مربوط به نمایندگان بخش‌ها و کتابخانه‌ها است که با شرکت در کمیته‌ی انتخاب باید از میان منابعی که ارائه می‌شود کتابهای مورد نیاز را به تعداد لازم درخواست کنند. در این مرحله متصدیان انتخاب، نقش محوری در گزینش دارند و هر کدام بر اساس مهارت‌های ذهنی خود و اطلاعاتشان از هدف‌ها و سیاست‌های کلان سازمان و آیین‌نامه‌ی مجموعه سازی، شناخت کافی از مجموعه‌ی موجود و شناسایی نقاط قوّت و ضعف مجموعه و خلاء‌ها و کمبودهای موجود به منظور ایجاد هماهنگی و تعادل در مجموعه و شناخت از‌نویسندگان، مترجمان و ناشران و میزان اعتبار آنان به انتخاب می‌پردازند. این دانش ذهنی در همه‌ی متصدیان انتخاب، به یک میزان نیست و بسته به تجربه و میزان مطالعات و فعالیت‌های هر کدام متفاوت است.
به طورخلاصه انتخاب کنندگان، بیشتر بر اساس ذهنیّات خود و نیاز مراجعان شان منابع را درخواست می‌کنند. در این زمینه کتابخانه باید با توجّه به اهداف کلّی خود و ماهیت استفاده کنندگان، اولوّیت‌ها و محدودیّت‌ها، به طور کلّی سیاست‌های انتخاب را طبق آن چه در آیین نامه‌ی مجموعهسازی آورده شده به صورت دست‌نامه به متصدّیان انتخاب، ابلاغ نماید؛ تا انتخاب در راستای اهداف کتابخانه و به دور از سلیفه‌های شخصی و متناسب با جامعه‌ی کتابخانه انجام گیرد.
پیشنهادات پژوهش
مدیریّت مجموعه یکی از بنیادیترین و مهمّترین وظیفه‌های کتابخانه‌ها به شمار میرود و یکی از نقشهای اصلی یک کتابخانه، انتخاب مناسبترین منابع از دنیای اطّلاعات برای کاربران آن کتابخانه است. در اینجا برای بهبود وضعیت مجموعهها و افزایش کیفیت خدماترسانی، راه‌کارها و پیشنهادهایی ارائه می‌شود:
1- به طور اصولی تهیّه‌ی منابع اطّلاعاتی باید بر اساس نیازهای اطّلاعاتی بالفعل و بالقوّهی جامعه‌ی کتابخانه باشد. هرگونه بیتوجّهی، سهلانگاری یا اشتباه در شناخت نیازهای اطّلاعاتی منجر به تهیّه‌ی منابعی می‌گردد که تقاضایی از طرف جامعه‌ی اصلی کتابخانه برای آنها وجود نخواهد داشت و هزینه‌های اضافی را نیز به کتابخانه تحمیل خواهد کرد. بنابراین کار نیازسنجی باید توسّط کتابدارانی که در این زمینه تخصّص دارند به روش‌های علمی (مانند استفاده از پرسشنامه و انجام پژوهشهای کاربردی، تنظیم و تکمیل برگهی مخصوص درخواست کتاب، ارتباط با استفاده‌کنندگان و...) و به طور مستمرّ در بخش‌ها انجام گیرد.
2- لازم است برای ارزیابی مجموعه در دوره‌های زمانی مشخص، در تمامی بخش‌ها و ارائه‌ی گزارش نقاط قوّت و ضعف مجموعه به منظور هماهنگی در مجموعهسازی و ایجاد تعادل در مجموعه، برنامهریزی شود.
3- نگرش افزایش آمار موجودی از سوی مسئولان و متصدّیان انتخاب، باید به سوی ارتقای سطح کیفی مجموعهها تغییر یابد.
4- ارتباط و تعامل کتابداران و کارشناسان کتابخانه با بخش فراهمآوری و سفارش مواد و ارائه‌ی گزارشهای متقابل در مورد منابع میتواند در گردآوری مجموعه‌ای جامع و روزآمد مؤثّر باشد. از آن‌جایی که کلیه کتابهای مورد نیاز را نمی‌توان از نمایشگاه تهیه کرد کارشناس منابع کسری کتابخانه باید راه‌حل‌های تکمیلی دیگری اتخاذ نماید.
5- انتخاب کتاب‌ها توسط کارشناسان قبل از حضور در نمایشگاه‌ها در وقت آنها صرفه جویی خواهد شد (در محل نمایشگاه فقط خرید صورت گیرد).
6- خرید منابع تا زمان برگزاری نمایشگاه به تعویق نیفتد بلکه جهت دسترسی سریع مراجعان به نیازهای اطلاعاتی در طول سال نیز این کار انجام گیرد.
7- نواقص سامانه سافام و نرم‌افزار ورود اطلاعات جهت جستجوی بهتر و در نهایت خرید دقیق‌تر برطرف گردد.
[1] کتابهای مورددار کتاب‌هایی است که از نظر موضوعی با هدف‌های سازمان مغایرت دارد: مانند کتابهای عطف زرد و یا کتاب‌هایی که قابل ارائه در بخش‌ها نباشد، مانند کتابهای جیبی.
)