برنامه راهبردی پژوهش اداره مخطوطات سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی

امروزه پژوهش جزء لاینفک سازمانها به ویژه سازمانهای پیشرو شده است. سازمانها ناگزیر برای ادامه حیات خود، برای رقابت سازنده، برای رضایت مشتری و سود و حضور در عرصه بازار نیازمند توجه به پژوهش هستند. بسیاری از سازمانهای صنعتی و تجاری که نگاه انتفاعی دارند واحدی به نام تحقیق وتوسعه (Research and Development) ایجاد کرده اند تا به پشتوانه آن بتوانند تولید کنند و به محصولات خود کیفیت ببخشند و بازار خود را حفظ کنند. در سازمانهای فرهنگی نیز برای پیشبرد صحیح اهداف فرهنگی خود به پژوهش و تحقیق توجه کرده اند. بقا و رشد همه سازمانها به وجود پژوهش بستگی دارد به ویژه در عرصه هایی که ملاک برونداد و محصولات نهایی سازمان ها در محیط رقابت آزاد یا ارزیابانه ارائه شود. کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی نیز تابع همین شرایط هستند یعنی برای پیشرو بودن، ارتقای موقعیت و جلب رضایت استفاده کنندگان خود نیازمند بکارگیری پژوهش هستند و این امر مهم تحقق نمی یابد مگر آنکه برای پیشبرد پژوهش کتابخانه ها دارای برنامه راهبردی پژوهشی باشند.

مراکز اطلاع رسانی و کتابخانه ها در دهه های اخیر دستخوش تغیرات شگرف شده اند. وظایف، فعالیتها و کارکردهای آنها به گونه ای چشمگیر متحول شده اند. نقش ورسالت کتابداران و اطلاع رسانان با چالش روبرو شده است و هرروز این تغییرات شتاب بیشتری به خود می گیرد.

 به تجربه و تحقیق نشان داده شده است که در سازگاری و انطباق کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی با محیط جدید اطلاعاتی عوامل متعددی نقش دارد. عوامل همچون مدیریت کارآفرین، آموزش ضمن خدمت، پژوهش و مدیریت راهبردی.

حداقل سه دلیل مهم وجود دارد که کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی نیازمند به پژوهش هستند:

با توجه به محیط متغیر کتابخانه ها برای حفظ و ارتقاء موقعیت تاثیرگذار خود، لزوما باید بیش از پیش برای تحقیق و پژوهش آفرینی اهمیت قائل شوند. در واقع پژوهش به کتابخانه ها این توانائی را می دهد که خدمات کیفی تر و منطبق تری با نیازهای اطلاعاتی جامعه استفاده کنندگان خود ارائه دهند.

دلیل دیگر اینکه کتابخانه ها برای نیل به ا هداف و وظایف خود از جمله:

تسهیل در دسترسی به منابع از طریق ایجاد مراکزاطلاع رسانی و کتابخانه دیجیتالی

سومین دلیل برای ضرورت پژوهش در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی وجود مشکلات و مسائلی جاری است که بخشی از آنها به سبب نبود اطلاعات و پشتوانه های تحقیقاتی است( سالاری،1379،ص82). تمامی این دلائل بخوبی مبین نقش و اهمیت پژوهش در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی است.

فواید متعددی را می توان برای پژوهش در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی بیان کرد. از جمله:

اصولا با پژوهش می توان به آسیب شناسی مسائل کتابخانه پرداخت. ابزار پژوهشی کتابخانه ها را قادر می سازد مسیر و روند اطلاع رسانی خود را در هرنقطه مورد بررسی قرار داده و با کنکاش علمی مسائل متعدد و متنوعی را که پیش روی آنهاست تجزیه وتحلیل کنند. برآیند این بررسی انتخاب بهترین و مطمئن ترین و اصولی ترین راه ممکن برای حل مساله در هر نقطه از مسیر اطلاع رسانی خواهد بود.

مدیران کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی با بیان مسائل خود به زبان علمی، بهتر می توانند فعالیتها و اقدامات خود را برای جامعه و مسئولان رده بالاتر توجیه کنند( سالاری،1379،ص83 ).

مدیران کتابخانه ها با اتکا و بهره وری از پژوهش، با اطمینان بیشتر و صحیح تر تصمیم گیری می کنند.

پژوهش باعث ارزش افزوده در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی می شود. البته این نسبت در سازمانهایی که فرآیند تحقیق به درستی جریان یابد می تواند چشمگیرتر شود.

با نهادینه کردن پژوهش در کتابخانه ها از بسیاری از دوباره کاریها و اهمال کاریها جلوگیری به عمل می آید و همچنین ضمن صرفه جویی در هزینه و زمان، کارها با صحت و دقت بیشتری انجام می شود.

این تنگناها و مشکلات، کم وبیش در اغلب کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی به چشم می خورد:

نوعی بی تفاوتی شدید نسبت به مقوله پژوهش در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی وجود دارد همچنین کمتر از نتایج سایر پژوهشها استفاده می شود(کومار،1374).

مبادله یافته های پژوهشی در این زمینه رضایت بخش نیست، درحالیکه برای بهبود بخشیدن به ا ین وضعیت زمینه های مناسبی وجود دارد.

کمبود منابع مالی، تسهیلات، پشتیبانی های اداری و سازمانی به وضوح وجود دارد.

برای اینکه کتابخانه ها و مراکزاطلاع رسانی بتوانند به رسالت و اهداف راهبردی خود برسند نیازمند برنامه ریزی منسجم و همه جانبه ای موسوم به برنامه راهبردی هستند. در واقع برای بهره گیری از ثمرات و فواید پژوهش و همچنین رفع مشکلات و تنگناهای پژوهش درکتابخانه ها و مراکزاطلاع رسانی، ابزاری کارا وتاثیر گذار " برنامه راهبردی پژوهش " است. به زبان ساده، یک برنامه استراتژیک است که می تواند عملکرد یک کتابخانه را در بلند مدت بهبود بخشد.

اعضای یک سازمان در لابلای کارهای جاری و چالشهای روزانه سردرگم می شوند و ممکن است که جهت اهداف سازمان را گم کنند و بینش خود را نسبت به آن از دست بدهند. یک برنامه استراتژیک می تواند، نه تنها درک اعضا از اهــداف سازمانی را بیشتر کند بلکه تفکر آینده گرا را برمبنای درک مشترکی از رسالت سازمان تحریک و ایجاد کند. همکاری بین اعضای یک سازمان وقتی با مفروضات مشترکی نسبت به اهداف مشترک فعالیت کنند، بسیار موثر و اثـــربخش می شود. از این رو برنامه راهبردی پژوهش می تواند در پیشبرد و توسعه پژوهش در یک کتابخانه و مرکز اطلاع رسانی نظیر" اداره مخطوطات" بسیار موثر و راهگشا باشد.

اداره مخطوطات به سبب دارابودن کتابهای خطی نفیس همواره مورد توجه محققان و مسئولان بوده است. به خاطر همین توجه و خواسته از حوزه مخطوطات، مسئولان آن را واداشته است که به این خواسته یعنی نشر اطلاعات کتابشناختی به صورت مفصل بپردازند که حاصل آن تدوین فهرست های موضوعی بوده است. تدوین فهرست در حوزه نسخ خطی تقریبا تبدیل به یک سنت شده است. اما تدوین فهرست بخشی از انتظارات جامعه و مسئولان بوده، بخشی دیگر از خواسته های پژوهشی وجود داردکه اداره مخطوطات می بایست برای آنها پاسخی شایسته داشته باشد. بنابراین علی رغم وضعیت نسبی خوب پژوهشی در اداره مخطوطات، با توجه به اینکه بررسیهای محیطی داخلی و خارجی انجام نشده، در برخی از مواقع در شناخت صحیح راهبردهای پژوهشی منطبق با ماموریت سازمان در تردید هستند. بنابر این برای رسیدن به شناخت کافی نیاز است در قالب برنامه راهبردی، ماموریت، اهداف کلان واستراتژیهای پژوهشی و فرصت ها، تهدیدها، نقاط قوت و ضعف پژوهشی این اداره شناخته شود تا مسیری صحیحی با توجه به محدودیتهای موجود انتخاب و طی شود.

1.       نقاط قوت پژوهشی اداره مخطوطات چیست؟

2.       نقاط ضعف پژوهشی اداره مخطوطات چیست؟

3.       فرصت های پژوهشی اداره مخطوطات چیست؟

4.       تهدیهای پژوهشی اداره مخطوطات چیست؟

5.       موقعیت پژوهشی اداره مخطوطات با توجه به نقاط قوت و ضعف و تهدیدها و فرصتها چگونه است؟

6.       و در نهایت راهبردهای پژوهشی اداره مخطوطات چیست؟

سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی از سه معاونت با عناوین معاونت امور موزه ها، معاونت امور کتابخانه های وابسته ( اقماری) و معاونت هماهنگی و کتابخانه مرکزی و یک مدیریت با عنوان مدیریت امور اسناد و مطبوعات است. 

اداره مخطوطات یکی از سه اداره زیرمجموعه معاونت هماهنگی و کتابخانه مرکزی است. باتوجه به دارابودن منابع نفیس و گرانسنگ همواره مورد توجه مسئولان آستان قدس، محققان و موسسات علمی و فرهنگی و دانشگاهها داخل ایران و خارج از کشور بوده و هنوز هم در قالب تفاهم نامه با برخی از مراکز علمی تبادلات علمی دارد.

بخش مخطوطات: که وظیفه مجموعه سازی، ارزیابی منابع خطی، سازماندهی، خدمات به محققان و مبادله منابع و خدمات تحویل مدرک را به عهد دارد .

 بخش مخازن: که شامل بخش مخزن خطی و چاپ سنگی است که بنابر درخواست متقاضیان( محققان و کارکنان فهرستنویس و پژوهشگر) تصویر نسخه را طبق آیین نامه اختیار تالار محققان یا بخش مخطوطات قرار می دهد.

 بخش چاپ سنگی: که وظیفه مجموعه سازی و آماده سازی و سازماندهی را دارد.

بخش فیلمتک و دیجیتال سازی: این بخش وظیفه تهیه میکروفیلم، نسخه الکترونیکی و تیدیل میکروفیلم به نسخه الکترونیکی و بالعکس را به عهده دارد.

کتابخانه تخصصی: که زیر مجموعه بخش مخطوطات است وظیفه ارائه خدمات تخصصی را به محققان منابع خطی و چاپ سنگی به عهده دارد.

وضعیت استعداد نیروی انسانی

تعداد کارکنان این اداره 22نفر است. بیشتر کارکنان اداره مخطوطات از جمله کارشناسان خبره در حوزه خطی و چاپ سنگی هستند. در زمینه تهیه میکروفیلم و نسخه الکترونیکی از تجربه بالایی برخوردار هستند و معمولا سابقه پژوهشی دارند.

قدمت اداره مخطوطات به اندازه کتابخانه مرکزی است. بهتراست گفته شود کتابخانه حیات خودش را با بخش مخطوطات آغاز کرده است. شاهد این قضیه وقف اولین کتاب قرآن خطی در سال 327 هجری قمری توسط کشواد بن املاس است که نسخه آن در حال حاضر در گنجینه خطی این اداره محفوظ است.

ماموریت اصلی این اداره گردآوری و مجموعه سازی نسخ خطی و چاپ سنگی و حفظ و نگهداری و معرفی نسخ خطی و چاپ سنگی است و در مرتبه بعدی انتشار اطلاعات محتوایی این نسخ است. برای این مهم تاکنون فعالیتهای چندی در این اداره انجام شده است. اولین اقدام، شناسائی و فهرست کتابها در قالب تک نگاشت بوده که تاکنون بیش از 30 اثر در این زمینه انتشار یافته است که ماهیت پژوهشی دارند. دومین اقدام انجام طرحهای پژوهشی در راستای تصحیح متون و معرفی توصیفی منابع خطی بود است. در ذیل به وضعیت فعالیتهای پژوهشی اداره مخطوطات به صورت مفصل تر پرداخته شده است.

فهرست نویسی مجموعه ها ، معرفی نسخه های نفیس اعم از مصاحف شریفه و کتب خطی، چاپ سنگی، مرقعات و آثار هنری، معرفی واقفان مجموعه های خطی و چاپ سنگی، تصحیح متون ،اهتمام در چاپ فاکسیمیلیه وچاپ عکسی نفایس ، پژوهش های تحلیلی نسخه ها ( ویژه گیهای هنری ، ادبی ، مذهبی ، تاریخی هر دوره وتاثیر آن بر نسخه های خطی با بررسی نمونه های موجود ).

اگر فهرست جلد اول نسخ خطی تالیف عماد فهرستی و محمد خالصی زاده، نایینی و دیگران را به را در سال 1305 ش به عنوان اولین پژوهش در اداره مخطوطات تلقی کنیم، سابقه پژوهشی اداره مخطوطات به 73 سال قبل می رسد. از آن زمان تاکنون تولیدات علمی مختلف در اداره مخطوطات به ثمر رسیده(فرهمند نژادو نیک ات،1388) که در جدول زیر به تفکیک نوع اثر آمده است.

جدول 1: وضعیت آثار پژوهشی اداره مخطوطات

روش تحقیق و مدل نظام برنامه ریزی راهبردی

برای پاسخ به سئوالهای تحقیق از مصاحبه و مطالعه کتابخانه ای استفاده شد. با توجه به محدودیت جامعه تحقیق سعی شد برای پاسخ به سئوالات تحقیق از کارشناسان ارشد و مسئولان اداره مخطوطات پیرامون شناسائی و تعیین چشم انداز، ماموریت، ارزشها، شناسائی نقاط ضعف و قوت، تهدیدها وفرصتها و میزان اهمیت آنها و رتبه آنها با استفاده از کاربرگه های طراحی شده اختصاصی، نظرخواهی شود.

پس از تحلیل نقاط ضعف و قوت، تهدیدها وفرصتها، و با توجه به اهداف بلند مدت پژوهشی آن، استراتژیها انتخاب وبا استفاده از معیارهای هفت گانه ( عملی بودن، اثر بخشی، هزینه کم، پذیرش توسط ذینفعان، هماهنگی با سایر برنامه ها، سازگاری با رسالت و اهداف و تاثیر بلندمدت) و نظرخواهی از کارشناسان اداره مذکور اولویت بندی گردید.

برنامه راهبردی غالبا به عنوان نظامی تلقی می شود که در آن مدیران در سطوح مختلف اقدام به تصمیم گیری و اجرا و کنترل می نمایند. لورنج در سال 1980 و لاونج در سال 1986 مدل برنامه ریزی راهبردی را مطرح کردند. لورنج معتقد است هر نظام برنامه ریزی استراتژیک باید به این چهار پرسش اساسی پاسخ دهد:

1.       به کجا می رویم؟ ( فلسفه وجودی)

2.       چگونه می خواهیم به مقصد برسیم؟( استراتژیها)

3.       امکانات ما برای اقدام چیست؟( بودجه)

4.       چگونه آگاه می شویم که در مسیر درست حرکت می کنیم؟( کنترل)(احمدی،1377،ص17).

در این تحقیق صرفا گام اول مدل دیوید یعنی تدوین استراتژی مدنظر قرار گرفته است. در این گام مراحل زیر بررسی و تدوین می شود:

1.       ماموریت، هدفها و استراتژیهای جاری این اداراه در زمینه پژوهش مورد بررسی و شناخت دقیق قرار می گیرد.

2.       عوامل موثر محیط خارجی شامل فرصتها و تحلیلها مشخص می شود.

3.       عوامل موثر محیط داخلی شامل نقاط قوت و ضعف تعییین می شود.

4.       اهداف کلان بر اساس فرصتها و نقاط قوت تدوین می شود.

5.       پس از تدوین اهداف کلان در قالب اهداف عملیاتی و استراتژی اجرایی تدوین می شود.

6.       اهداف و استراتژی عملیاتی در زمینه های مختلف پژوهش این اداره به صورت وظیفه ای مشخص می شود.

نمودار1:  مدل برنامه ریزی راهبردی دیوید

اداره مخطوطات برای دستیابی به چشم انداز و اهداف کلان پژوهشی خود دستیابی به ارزشهای زیر را لازم فرض کرده است:

این اداره باتوجه به دارابودن منابع ارزشمند خطی و چاپ سنگی به شیوه های مختلف به نشر و معرفی آنها می پردازد. برای معرفی و شناساندن منابع خطی و چاپ سنگی از طریق تدوین کاربرگه فهرست مختصرو توصیفی موضوعی ، معرفی نسخه، تصحیح متن آن استفاده می شود. منابع این مرکز مورد توجه محققان داخلی و خارج از کشور است. بنابر این موقعیت و جایگاه این اداره ایجاب می کند منابع مورد توجه جامعه علمی ایران و خارج از کشور اعم از افراد حقیقی و موسسات تحقیقاتی معرفی و شناسانده شود.

بررسی محیطی عبارتست از نظارت، ارزیابی و نشر اطلاعات بدست آمده مربوط به محیط سازمانی، میان افراد کلیدی و موثریک سازمان (اعرابی،1385،ص15). بررسی محیطی برای شناخت دقیق و درک صحیح عناصر موثر در یک سازمان است. این شناخت از ضربه های استراتژیک به یک سازمان جلوگیری می کند و متضمن سلامتی آن در بلندمدت خواهد بود. پژوهش در اداره مخطوطات نیز به عنوان یک سازمان کوچک نیازمند بررسی محیطی است که در ذیل محیط آن را در دو لایه محیط بیرونی در قالب شناسانی فرصت ها و تهدیدها و در محیط داخلی با شناسائی نقاط قوت و ضعف ها مورد بررسی قرار می گیرد.

این دسته از عناصر یعنی فرصتها و تهدیدها به طور غیر مستقیم بر فعالیتهای پژوهشی اداره مخطوطات تاثیر می گذارد. البته خاطر نشان می کند با توجه به محدودیت دامنه پژوهش، محیط بیرونی به عواملی که خارج از اداره مخطوطات به هرنحوی که در مقوله پژوهش تاثیر گذار بوده اند، مورد توجه بوده و احصا شده اند.

·        وجود نیاز به برخی نسخ خطی از سوی دانشجویان خارج و داخل کشور به منظور تدوین پایان نامه

·        وجود نیاز پژوهشگران به نسخ خطی به برای تکیمل پژوهشهای خود

·        وجود درخواست برای تصحیح برخی از نسخ خطی

·        وجود درخواست برای چاپ برخی نسخ با افزودن مقدمه تحلیلی

·        عدم اطلاع کافی پژوهشگران از وجود نسخه های خطی وچاپ سنگی

·        عدم بهره گیری حداقلی پژوهشگران حوزه خطی از پایگاههای نسخ خطی و چاپ سنگی

·        کارآیی ضعیف اطلاع رسانی پایگاههای نسخ خطی وچاپ سنگی موجود

·        وجود مراکزی در آستان قدس که مدعی پژوهشهای تصحیح متون هستند

·        عدم معرفی کافی نسخ با ارزش در نشریات علمی

·        عدم معرفی کافی نسخ با ارزش در سمینارها و همایش های علمی

·        ناشناخته ماندن کتب با ارزش از حیث عنوان و مولف یا معرفی با عنوان غیر واقعی

·        عدم معرفی جامع نسخه در فهارس کتب خطی

·        وجود دانش کافی برای تدوین فهرست های موضوعی

·        وجود فصلنامه علمی و پژوهشی کتابداری برای نشر مقالات تحلیلی در خصوص نسخ خطی وچاپ سنگی

·        وجود نشریه الکترونیکی شمسه برای نشر مقالات تحلیلی در خصوص نسخ خطی وچاپ سنگی

·        وجود نسخی خطی با ارزش برای معرفی به جامعه علمی

·        حمایت سازمانی برای معرفی و انجام پژوهشهای تحلیلی

برای تعیین نقاط ضعف علاوه بر مصاحبه و اخذ نظرات کارشناسان اداره مخطوطات از یافته های طرح پژوهشی که به بررسی موانع و مشکلات پژوهشی سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد( سالاری، 1385) پرداخته، استفاده شده است.

·        عدم توجه کافی به انجام پژوهشهای تحلیلی

·        معدود بودن پژوهشگران

·        وجود کارهای جاری کارکنان در کنار فعالیتهای پژوهشی

·        عدم رغبت کافی انجام فعالیهای پژوهشی در خارج از وقت اداری( سالاری،1385)

·        عدم انجام تصحیح نسخه خطی تاکنون

·        نبود ساختار اداری مناسب برای پیشبرد پژوهش

·        نوبودن بخش مستقل چاپ سنگی و به تبع آن معدود بودن پژوهشی در این حوزه

 با استفاده از ماتریس ارزیابی عوامل خارجی و داخلی که قبلا شناسائی شده و اولویت بندی شده اند، مورد ارزیابی قرار می گیرند و از بررسی این عوامل عوامل فرصتها، تهدیدها، نقاط ضعف و قوت شناسائی می شوند. عوامل اولویت دار در یک ستون ماتریس قرار گرفته و با استفاده از ضرایب و رتبه های خاصی امتیازبندی می شوند تا درنهایت مشخص شود که آیا اداره مخطوطات در برنامه ریزی های آینده فرصت و نقاط قوت بیشتری خواهد داشت یا با تهدید و نقاط ضعف بیشتری مواجه خواهد شد.

مراحل تهیه این ماتریس هم برای ارزیابی عوامل خارجی و هم برای ارزیابی عوامل داخلی به شرح زیر انجام شده است:

مرحله اول: عوامل استراتژیک یا اولویت دار (خارجی و داخلی) در ستون اول در قالب فرصتها و تهدیدها برای ماترس ارزیابی عوامل خارجی و برای ماتریس ارزبابی عوامل داخلی در قالب نقاط قوت و ضعف فهرست می شوند. اهمیتی بین صفر الی یک( 0-1) به آن عاملها تعلق می گیرد. تخصیص این ضرایب باید به گونه ای باشد که مجموع ضرایب تمام عوامل بیش از یک نباشد.

مرحله دوم: در ستون سوم، در ماتریس ازریابی عوامل خارجی با توجه به کلیدی یا عادی بودن فرصت ها و تهدیدها به ترتیب رتبه 4 و 3 به فرصتها و رتبه 2و 1 به تهدیدها و در ماتریس ارزیابی عوامل داخلی نیز با توجه به کلیدی یا عادی بودن نقاط قوت و ضعف ها به ترتیب رتبه 4و 3 به نقاط قوت و رتبه 2و 1 به نقاط ضعف ها اختصاص پیدا می کند. روند رتبه دهی در ماتریس ازریابی عوامل خارجی به طوری است که هر قدر از فرصت استثنایی به سمت تهدید جدی پیش رفته باشد، رتبه کم تر شده و از 4 به 1 می رسد. در ماتریس ارزیابی عوامل داخلی نیز همین گونه است هر قدر از نقطه قوت عالی به سمت ضعف بحرانی حرکت کنیم، رتبه کم می شود.

مرحله سوم: در ستون چهارم، ضرایب ستون دوم و رتبه های ستون سوم برای هر عامل درهم ضرب می شوند تا امتیاز آن محاسبه شود. در انتهای این ستون از مجموع امتیازات بدست آمد، امتیاز نهایی از نظربرخورداری از فرصتها یا نقاط قوت و تهدیدها و ضعفها تعیین می شود.

مرحله چهارم: چنانچه جمع کل امتیاز نهایی در ماتریس بیش از 5/2 باشد. بدین معنی است که طبق پیش بینی، فرصتهای پیش رو بر تهدیدها و نقاط قوت بر ضعف ها غلبه خواهد کرد و اگر این امتیاز کم تر از 5/2 باشد نشان دهنده غلبه تهدیدها بر فرصت ها و نقاط ضعف بر نقاط قوت خواهد بود.

ماتریس ارزیابی عوامل خارجی

1.       ضریب اهمیت نسبی به گونه ای بایستی به هر عامل اختصاص داده شود که حاصل جمع ضرایب کلیه عوامل بیش از یک نشود.

رتبه 4: عاملی که یک فرصت استثنایی محسوب می شود.

رتبه 3. عاملی که یک فرصت معمولی محسوب می شود.

رتبه 2. عاملی که یک تهدید معمولی محسوب می شود.

رتبه 1. عاملی که یک تهدید جدی محسوب می شود.

تحلیل ماتریس ارزیابی عوامل خارجی

با توجه به امتیاز نهایی 25/2 بدست آمده است که از 5/2 کمتر است بدین معنی است که تهدیدهای پژوهشی این اداره کمی بیشتر از فرصتهای پیش روی آن است. لذا این وضعیت نشان می دهد که باید توجه جدی برای رفع تهدیدها در برنامه ریزی ها کرد.

ماتریس ارزیابی عوامل داخلی

توضیح جدول: تخصیص ضریب اهمیت به هر عامل بایستی به گونه ای باشد که حاصل جمع ضرایب کلیه عوامل بیش از یک نشود.

-        تخصیص رتبه به عوامل بدین شرح است:

-        رتبه4. برای قوت عالی                          

-        رتبه3. برای قوت معمولی

-        رتبه2. برای ضعف معولی                      

-        رتبه1. برای ضعف بحرانی

تحلیل ماتریس ارزیابی عوامل داخلی

با توجه به امتیاز نهایی 79/2 بدست آمده است که از 5/2 بیشتر است بدین معنی است که نقاط قوت پژوهشی این اداره بیشتر از نقاط ضعف پیش روی آن است. لذا این وضعیت نشان می دهد که باید توجه جدی به نقاط قوت کرد و از این مهم برای برنامه ریزی های پژوهشی آینده در این اداره بهره جست.

استراتژی را می توان راه و روش تحقق ماموریت سازمانی تلقی کرد، به گونه ای که از این راه سازمان، عوامل خارجی( فرصت ها و تهدیدها) و عوامل داخلی( قوت ها و ضعف ها) را بررسی و شناسائی کرده و از قوت های داخلی و فرصتهای خارجی به درستی بهره برداری نموده، ضعف های داخلی را از بین ببرد و از تهدیدهای خارجی نیز بپرهیزد(اعرابی،1385،ص37). برای دستیابی به این مهم از ابزار تحلیل سوات استفاده می شود.

            در تجزیه و تحلیل سوات، عوامل خارجی و داخلی مورد بررسی قرار می گیرند تا فرصت ها، تهدیدها، نقاط قوت ها و ضعف های یک سازمان درآینده شناسائی شده و برای رویارویی بهتر با آنها استراتژیهای مناسبی تدوین شوند.

برای مقایسه کردن عوامل اصلی داخلی وخارجی با استفاده از افراد با تجربه در داخل اداره مخطوطات استفاده شد و به شکل زیر مقایسه عملی شد.

1.    پس از ورود فهرست فرصتها، تهدیدها، قوتها، ضعفهای اولویت دار در جدول ماتریس سوات ، نقاط قوت داخلی و فرصتهای خارجی با هم مقایسه شد و استراتژیهای ممکن متناسب با آنها در خانه مربوط در گروه " استراتژیهای SO" نوشته شد.

2.   نقاط ضعف داخلی با فرصتهای موجود مقایسه شد و استراتژیهای ممکن متناسب با آنها در خانه مربوط در گروه " استراتژیهای WO" نوشته شد.

3.   نقاط قوت داخلی با تهدیدهای خارجی مقایسه شد و استراتژیهای ممکن متناسب با آنها در خانه مربوط در گروه " استراتژیهای ST" نوشته شد.

4.   نقاط ضعف داخلی با تهدیدهای خارجی مقایسه شد و استراتژیهای ممکن متناسب با آنها در خانه مربوط در گروه " استراتژیهای WT" نوشته شد.

استراتژیهای SO: در قالب این استراتژی ها، سازمان با استفاده از نقاط قوت داخلی می کوشد از فرصتهای خارجی بهره برداری کند. این موقعیت، بهترین وضعیت یک سازمان است. معمولا سازمان ها برای رسیدن به چنین موقعیتی از استراتژیهای سایر گروها استفاده می کنند تا به مرحله بهره گیری از استراتژیهای گروه SO برسند.

استراتژیهای WO: هدف از استراتژیها این است که سازمان با بهره گیری از فرصتهای موجود در محیط خارج بکوشد نقاط ضعف داخلی را بهبود بخشد. گاهی در خارج از سازمان فرصت بسیار مناسبی وجود دارد، ولی سازمان به سبب داشتن ضعف داخلی نمی تواند از این فرصت ها بهره برداری کند.

استراتژیهایی ST: برای اجرای این استراتژیها باید با استفاده از نقاط قوت، اثرات ناشی از تهدیدها موجود در محیط خارج را کاهش داد یا آنها را از بین برد.

استراتژیهایWT: سازمانهایی که این استراتژیها را به اجرا در می آورند، حالت تدافعی به خود می گیرند و هدف آنها کم کردن نقاط ضعف داخلی و پرهیز از تهدیدات ناشی از محیط خارجی است.

تجزیه و تحلیل استراتژیهای داخلی و خارجی

برای تجزیه و تحلیل داخلی و خارجی از ابزاری به نام ماتریس داخلی و خارجی چهارخانه ای استفاده شده است. این ماتریس موقعیت یک سازمان را در بکارگیری گروه استراتژیهای مناسب را معین می کند. این ماتریس به چهار قسمت تقسیم شده است هر قسمت اختصاص به استراتژی خاصی دارد. باتوجه به امتیاز نهایی ماتریس ارزیابی داخلی و خارجی بدست آمده، موقعیت یک سازمان در استراتژیهای چهارگانه مشخص می شود. چنانچه موقعیت یک سازمان در خانه I باشدَ، استراتژی محافظه کارانه( نگهداری- حمایت درونی)، اگر در خانه II  باشد، استراتژی تهاجمی( رشد و توسعه)، چنانچه در خانه III باشد، استراتژی ( برداشت، واگذاری، کاهش، انحلال) و بالاخره اگر در خانه IV باشد، استراتژی رقابتی( نگهداری- بیرونی) توصیه می شود.

ماتریس چهارخانه ای داخلی و خارجی

نمره نهایی ماتریس ارزیابی داخلی                               قوت ها                                                                                                                                                          ضعف ها                                                                 4                                         3 79/2               5/2              2                                         1
فرصت ها                        4                                           3  نمره نهایی ماتریس       5/2 ارزیابی خارجی 25/2                     2         تهدیدها     1	تهاجمی(II)	محافظه کارانه(I)
	رقابتی(IV)	تدافعی(III)

با توجه به امتیاز نهایی ارزیابی عوامل خارجی (25/2) و امتیاز نهایی ارزیابی عوامل داخلی(79/2) بدست آمده، موقعیت موقعیت پژوهشی اداره مخطوطات در قسمت IV تعیین می شود. این موقعیت توصیه می کند با استفاده از نقاط قوت پژوهشی موجود در اداره مخطوطات از تهدیدهای موجود در محیط خارج کاهش داده شود و یا در صورت لزوم از بین رود.

تعیین استراتژی های چارچوب سوات

برای نشاندادن عوامل موثر در اتخاذ هر استراتژی جدول زیرتهیه شده است. در این جدول در مقابل هر هرگروه استراتژی عوامل موثر یا اجزای استراتژی آمده است. این جدول بخوبی نشان می دهد که برای کدام عوامل، چه استراتژی انتخاب شده است.

هدفهای بلندمدت بیانگر نتیجه های مورد انتظار از اجرای استراتژیهای مشخصی می باشد. استراتژیستها برای دستیابی به هدفهای بلندمدت مورد نظر راههای عملی پیشنهاد می کنند. محدوده زمانی این استراتژیستها و هدفهای بلندمدت باید با هم سازگار باشد که معمولا بین 2 تا 5 سال طول می کشد. هدفهای بلندمدت باید به صورت کمی، واقعی، قابل درک، برانگیزاننده، قابل دستیابی و با هدفهای واحدهای سازمانی سازگار باشد.همچنین هدفهای واحدهای سازمانی باید دارای دوره زمانی معقول باشد ( رابینسون[5]، 1994،ص 89).

·        فهرست تفصیلی کلیه نسخ خطی در پایگاه اطلاعاتی نسخ خطی

·        فهرست تفصیلی کلیه نسخ چاپ سنگی در پایگاه چاپ سنگی

·        تصحیح کتابهای خطی نفیس قابل انتشار

·        تصحیح کتابهای چاپ سنگی قابل انتشار

·        معرفی نسخ خطی ارزشمند در نشریات علمی در قالب مقاله

·        معرفی نسخ چاپ سنگی ارزشمند در نشریات علمی در قالب مقاله

·        انجام پژوهشهای تحلیلی پیرامون مسائل مورد توجه حوزه خطی

·        انجام پژوهشهای تحلیلی پیرامون مسائل مورد توجه حوزه چاپ سنگی

برای آنکه استراتژیهای کارا و موثر و معقولی انتخاب شود، از ماتریس اولویت سنجی بر اساس معیارهای هفت گانه استفاده شد. دراین ماتریس تمامی استراتژیهای خارجی و داخلی در ستون استراتژیها آمده است. سپس با استفاده از نظرات کارشناسان باتجربه با توجه به معیارهای آمده، اولویت استراتژیها تعیین شده است.

ماتریس تعیین اولویت استراتژیها براساس معیار هفت گانه

 در جدول ذیل با توجه به امتیازهای بدست آمده در ماتریس استراتژیها به ترتیب اولیت بندی شده است.

همانطور که درجدول رتبه بندی استراتژیها آمده است ارتقاء ساختار اداری و برگزاری دوره های آموزشی تخصصی پژوهشی حوزه چاپ سنگی و خطی و تصحیح متون در زمره استراتژیهای اساسی پژوهشی اداره مخطوطات به شمار می رود. در مرتبه بعدی چاپ فاکسیمیله نسخ خطی با ارزش با مقدمه تحلیلی با مشارکت سایر موسسات علاقه مند و مشارکت با سایر سازمانهای علاقه مند برای تصحیح متون به عنوان راهبردهای مهم برای ارتقای وضعیت پژوهشی اداره مخطوطات قلمداد شده است. در زمینه تصحیح متون با توجه به شرایط محیطی بهتر است حتی الامکان با مشارکت سازمانهای علاقه مند به تصحیح متون انجام پذیرد. در نهایت برای انجام پژوهشهای تحلیلی نظر به وضعیت بالفعل این اداره می بایست پس از اجرای استراتژی برگزاری دوره های آموزشی تخصصی پژوهشی، استراتژی انجام پژوهشهای تحلیلی در اولویت کاری پژوهشی اداره مخطوطات قرار گیرد.