طرح پیشنهادی طراحی پرونده پژوهشی پژوهشگران جهت ارائه خدمات اطلاعاتی ( آگاهی‌رسانی جاری[1] واشاعه اطلاعات گزیده[2]) در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی[3]

1.      مقدمه

خدمتی وجود ندارد که از گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی تأثیر نپذیرد. خدمات مرجع نیز دستخوش تحولات دنیای امروز هستند. با پیشرفت فناوری ها و تکنولوژی های اطلاع رسانی، کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی وظایف متنوع و نوینی را برعهده گرفته اند و همیشه در خلق دانش و آگاهی جدید و همچنین انتقال و اشاعه اطلاعات پیشرو بوده اند.

بیگدلی (1380: 145) معتقد است که: رشد روزافزون تولید اطلاعات و کنترل آن و اهمیت اطلاعات در تصمیم­گیری و مدیریت جوامع و همزمان با آن پیشرفت حیرت­انگیز تکنولوژی ارتباطات و اطلاعات از عوامل بسیار اساسی بوده است که تأثیری شگرف بر خدمات مرجع گذاشته است. اهمیت تأثیر تکنولوژی ارتباطات و اطلاعات بر خدمات مرجع]در این دیدگاه[  قابل تأمل است که بدون استفاده از این ابزار قدرتمند امکان کنترل این حجم عظیم اطلاعات احتمالاً غیر ممکن می باشد.

نصرتی(1386: 18) این تحول را اینچنین بیان می کند: از منظری کلّی و عمومی، کتابخانه­ها همواره به ارائة خدمات اطلاعاتی پرداخته­اند و به نوعی می­توان جملة فعّالیت­های کتابخانه­ای را در زمرة خدمات اطلاعاتی به شمار آورد. در مبحث مرجع و خدمات آن و نیز خدمات کتابخانه­های اختصاصی امّا، دیدگاه­های متفاوتی از سوی صاحب­نظران مطرح شده است. برخی بر این باورند که خدمات مرجع کتابخانه­ها و مراکز اطلاع­رسانی به واسطة ورود و گسترش فن آوری­های نوین اطلاعاتی و ارتباطی به لحاظ ابزار و نه ماهیتاً، دستخوش تغییر و تحوّلاتی چند شده­اند. دیدگاه مذکور قائل به تطوّر بطئی خدمات مرجع و دگرگونی آن به شکل خدمات اطلاعاتی است و مطرح­کنندگان آن معتقدند که در شرایط کنونی مجموعة خدمات مرجعِ ارائه­شده از سوی کتابخانه­ها و مراکز اطلاع­رسانی، در قالب کلی خدمات اطلاعاتی گنجانده می­شود و آنچه امروز شاهد آن هستیم نه خدمات مرجع، بلکه شکل تماماً تحوّل­یافتة آن یعنی خدمات اطلاعاتی است.

داکِت[5] (2004) معتقد است که در سال­های پس از جنگ­های جهانی اوّل و دوّم، جهش­های گسترده­ای در دگرگونی خدمات مرجع به خدمات اطلاعاتی رخ داده است. در مقابل، برخی دیگر به تمایز میان خدمات مرجع و خدمات اطلاعاتی قائل هستند و بر این باورند که خدمات مرجع سنّتی کماکان مورد توجّه کتابخانه­ها و مراکز اطلاع­رسانی هستند و تحوّل اخیر منجر به پیدایش شماری چند از خدمات منفکّ دیگر، به نام خدمات اطلاعاتی با رویکردها، شیوه­ها و ویژگی­های خاصّ خود شده است. کومار(1389: 101) از این گروه صاحب­نظران، معتقد است که خدمات اطلاعاتی، بخش جداگانه­ای از انواع خدمات بخش مرجع هستند. وی تفاوت­هایی چند را برای آن­ها بر شمرده است. گرچه در نظر گرفتن حدود و ثغوری دقیق و مشخّص میان خدمات مرجع و خدمات اطلاعاتی کار چندان آسانی نیست، لیکن این دو به لحاظ شیوه­ها و ابعاد تأمین نیازهای کاربران خاصّ خود، دارای وجوه تمایزی چند هستند. کومار، وجوه افتراق اصلی میان خدمات مرجع و خدمات اطلاعاتی را در قالب موارد زیر، این چنین بر شمرده است:

§       خدمات مرجع عمدتاً با رویکردهای سنّتی سر وکار دارند در صورتی که خدمات اطلاعاتی جملگی بر رویکردهای نوین دلالت دارند؛

§       در خدمات مرجع تأکید بر فراهم­آوردن مدرک یا مدارک برای کاربر است ولی در خدمات اطلاعاتی فراهم­ساختن اطلاعات مورد تأکید قرار گرفته است؛

§       در خدمات اطلاعاتی، اطلاعات به شیوه­ای دقیق در اختیار کاربر قرار می­گیرد در صورتی که در خدمات مرجع، کاربر عموماً به سمت مواد و منابع مرتبط هدایت می­گردد؛

§       اطلاعات در خدمات اطلاعاتی غالباً تأکید بر تهیه سریع و پیشاپیش[6] اطلاعات برای کاربر است در صورتی که روال خدمات مرجع بر اساس فراهم­ساختن اطلاعات در زمان سفارش و تهیه پاسخ به سؤال مشخص[7] است؛

§       در خدمات مرجع اهتمام ویژه­ای به آموزش کاربر[8] در استفاده از منابع اطلاعاتی صورت می­گیرد در صورتی که در خدمات اطلاعاتی تمرکز کمتری بر آموزش کاربر وجود دارد؛

§       درخدمات مرجع کتابدار منتظر سفارش یک کاربر برای تهیه یک سند یا اطلاعات

است. در خدمات اطلاع رسانی کتابدار منتظر کاربر نمی ماند و به کار ادامه می دهد. او شیوه ای برای همکاری با کاربر و آگاه کردن وی اتخاذ می کند.

داکت(2004) و موافقین وی تنوع موجود در محمل­ها و قالب­های اطلاعاتی و نیز مجاری نوین گردآوری و اشاعة اطلاعات، ناشی از پیدایش و گسترش فناوری­های نوین اطلاعاتی و ارتباطی در چند دهة گذشته را مهم­ترین عوامل دگرگونی و تطور خدمات مرجع سنتی به خدمات اطلاعاتی امروزی می­دانند (نصرتی،1386: 21).

نصرتی در بررسی خود خدمات اطلاعاتی را از دو بعد اصلی قابل بررسی می داند:

1-    بعد گذشته نگری[9] این خدمات که جهت یافتن پاسخ پرسش کاربران است و براساس درخواست کاربران صورت می گیرد؛

2-    بعد دوم به خدمات اشاعه اطلاعات توجه دارد و ناظر بر برخی شیوه های اشاعه اطلاعات است که        به روزرسانی اطلاعات کاربران در حوزه تخصصی آنها را در پی دارد و با هدف صرفه جویی در مصرف سرانه زمان صورت می گیرد. این خدمات آگاهی رسانی جاری نام دارد که خود انواع مختلفی از خدمات را دربر می گیرد.

کومار (1389: 100) دو نوع خدمات اطلاع رسانی را ذکر می کند:

الف: آماده سازی اطلاعات بر حسب نیاز ب: آماده سازی اطلاعات قبل از تقاضا.

اگر یک کاربر نیاز به اطلاعاتی داشته باشد، به میز مرجع مراجعه و نیاز اطلاعاتی خود را به وسیله سؤالاتی مطرح می نماید. وی در هنگام درخواست به پاسخی دست خواهد یافت. این اولین جنبه خدمات اطلاع رسانی است. دومین جنبه خدمات اطلاع رسانی، روزآمدسازی و آگاه سازی متخصصان در زمینه موضوعی است که از آن با عنوان اشاعه اطلاعات یا خدمات آگاهی رسانی جاری یاد می شود.

کومار (1387: 154) دو نوع خدمات را برای اشاعه اطلاعات برمی شمارد:

الف: خدماتی که در جهت افراد یا گروه های کاربران هدایت می شود. این خدمات ممکن است امانت مواد قابل پیش بینی به افراد با در نظرگرفتن علایق آن ها، گردش نشریات ادواری، اشاعه ی گزیده ی اطلاعات و یا انتقال اطلاعات به افراد از طریق مکالمه غیر رسمی یا تلفن را شامل شود.

ب: خدماتی که به همه ی استفاده کنندگان ارائه می شود. این ها ممکن است شامل فهرست مواد دریافتی، کتابشناسی ها، خدمات نمایه سازی و چکیده نویسی، پیمایش های کتاب شناختی، پیمایش متون و .. باشند.

درعصر انفجار اطلاعات، کتابداران در صدد ارائه خدمات پیوسته و امکاناتی برروی اینترنت هستند تا نیازهای اطلاعاتی پژوهشگران را در کمترین زمان مرتفع سازند.

کومار (1387: 163) خدمات آگاهی رسانی جاری را به معنی چیزهای مختلف برای اشخاص مختلف می داند و    بیان می کند، این ها نظام هایی برای بررسی اسناد در دسترس جدید، گزینش اقلام مربوط به نیازهای شخصی یا گروهی و ضبط آن هاست، به طوری که بتوان اشخاص یا گروه ها را از مطالبی که به نیاز آن ها مرتبط است آگاه نمود. خدمات آگاهی رسانی جاری شامل بررسی انتشارات ، بلافاصله به محض دریافت، گزینش اطلاعات مربوط به برنامه سازمان مادر، و اعلان اقلام شخصی به هر وسیله، به منظور اعلان به اشخاصی که به آن ها مربوط است، می باشد. از لحاظ بنیانی خدمات آگاهی رسانی جاری، وسیله ای برای آگاهی متخصصان در مورد آخرین پیشرفت ها و انتشارات جدید فراهم آوری شده، توسط کتابخانه و یا مرکز اطلاعاتی می باشد.

وی این خدمات را به دو گروه تقسیم می کند:

1-    خدماتی که مستقیماً به افراد یا گروه استفاده کنندگان ارائه می شوند. این مورد ممکن است شامل انتقال اطلاعات به افراد یا گروه ها از طریق مصاحبه ی غیر رسمی، یا از طریق تلفن، پیام بر روی فرم اعلام وصول اطلاعات، اشاعه گزیده اطلاعات، اشاعه گزیده اسناد، فرستادن مداوم[10] (امانت خودکار) و دیگر اسناد باشد.

2-    خدماتی که مستقیماً به همه استفاده کنندگان ارائه می شوند. این خدمات ممکن است شامل فهرست مواد دریافتی (فهرستی از مواد فراهم آوری شده اخیر) کتابشناسی ها، خدمات نمایه سازی و چکیده نویسی، بررسی کتابشناختی ، بررسی های متون، فهرست مندرجات نشریات دریافت شده در کتابخانه و... باشد. این خدمات می تواند به شکل بولتن آگاهی رسانی جاری باشند که ممکن است شامل هر نوع از این اقلام و همچنین اطلاعاتی درباره پیشرفت های جاری درباره نظرات، مسائل، روش ها، تکنیک ها و... باشد.

2-1. اجزاء اصلی خدمات آگاهی رسانی جاری

پایگاه داده ها: دامنه ای از پایگاه داده هایی که ممکن است در طی فرایند خدمات آگاهی رسانی جاری مورد استفاده قرار گیرند شامل: پایگاه داده های کتابشناسی، پایگاه داده های صفحه عنوان مجلات و مدارک، پایگاه داده های تمام متن، وب سایت ها و پایگاه داده های چند رسانه ای. جستجو برای آگاهی رسانی جاری از بیش از یک منبع صورت  می گیرد و جایی که منابع اطلاعات مشابه داشته باشند به عنوان اطلاعات تکراری مشخص می شود.

2-1-1. پروفایل علایق کاربر: که اساساً بر مبنای تسهیلات جستجوی بولی و یا نظیر آن ایجاد می شود و در زمان جستجو از پایگاه داده ها و وب سایتها اطلاعات یافت شده با کلیدواژه های این پرونده تطبیق داده می شود؛

2-1-2.    آگاه کردن (اطلاع رسانی): که بیشتر به شکل الکترونیکی – ارسال به پست الکترونیکی- انجام می گیرد تا به شکل چاپی؛

2-1-3.    بازخورد: فراهم کنندگان اطلاعات بدین وسیله از نتیجه کار مطلع می شوند. درخدمات آگاهی رسانی جاری درخواست اطلاعات معرفی شده می تواند یک بازخورد مناسب تلقی شود؛

2-1-4. تحویل مدرک: سرعت مناسب و پاسخگویی تحویل مدرک همیشه یک چالش برای خدمات آگاهی رسانی جاری محسوب می شود این خدمات اغلب از طریق پست و یا دورنگار انجام می گیرد که با توجه به نوع مدارک درخواستی متفاوت بوده، و به صورت زنجیره ای بین خدمات آگاهی رسانی جاری و خدمات تحویل مدرک عمل می نماید (رولی[11]،1998: 278).

اونیل (2001: 1) اشاعه گزینشی اطلاعات را فرایندی می داند که طی آن نیاز اطلاعاتی بیان شده افراد به سیستم اشاعه گزینشی، با دریافت اطلاعات جدید افراد که توسط فراهم کنندگان (منظور از فراهم کنندگان اطلاعات منابع و پایگاههای اطلاعاتی هستند که یک مرکز اطلاع رسانی برای برآوردن نیازهای اطلاعات و خدمت رسانی به مراجعان خود آنها را تهیه یا مشترک می شود) این سیستم ارسال می گردد، پاسخ داده می شود. خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات در درجه اول درگیر مهیا کردن اطلاعات روزآمد برای استفاده کنندگان با تطبیق پرونده پژوهشی آنها با اطلاعات جدید یک فراهم کننده اطلاعات است. مفهوم اشاعه گزینشی اطلاعات به صورت گسترده در کتابخانه با هدف تهیه کتابشناسی مرجع از متون فنی ایجاد شد اما هنوز در جریان عظیم کاربردها در یک معیار وسیع و با مکانیسم های جستجوی مؤثر، به پیش می رود.

3-1. مراحل اجرای خدمات اشاعه اطلاعات گزیده

پائو[12](1387: 366) معتقد است طرح تمام نظامهای اشاعه گزینشی اطلاعات در چندین جزء مشترک است. این فعالیت ها شامل تطبیق دادن پرونده های پژوهشی کاربران با مدارک مربوط، آگاه کردن، بازخورد و بازنگری پرونده های کاربران با پرونده های نمایه است.

1.    نیازسنجی: (فرایند شاخص) از طریق پرسشنامه این امر صورت می گیرد. کاربر می تواند نیازهای ارائه شده در موقعیت های دیگر را حذف یا اضافه کند این خصیصه می تواند پشتیبانی اطلاعاتی را تضمین کند (موسوی چلک، 1380).

2.    مطالعه منابع و مدارک جدید شامل نشریات ادواری، کتاب ها، خلاصه سمینارها، گزارش ها و پروانه ثبت اختراعات، پایگاه های اطلاعات (جعفربیگلو، 1381).

3.       انتخاب و گزینش مطالب مرتبط با پرونده های پژوهشی (فرایند تطبیق شاخص نیاز با محتوای مدارک روزآمد).

4.       انتخاب توصیفگرها: برای جلوگیری از ریزش کاذب از اصطلاحنامه های موجود و متناسب با محتوای موضوع هر پروفایل (پرونده پژوهشی).

7.       ارزیابی خدمات ارائه شده و نظرسنجی از پژوهشگران استفاده کننده برای ارائه مناسب این خدمات.

کونور[13](1967) در مقاله خود فرایند اجرای اشاعه گزینشی اطلاعات را اینچنین برمی شمارد:

1-     ورودی به سیستم:

-       هر اطلاعاتی (برای اشاعه) که بتوان آنرا به وسیله یک سلسله کارکترها توصیف و به صورت برجسته ای دوباره ایجاد کرد.

-       توصیفگرها که اطلاعات مورد نیاز استفاده کننده هستند.

-       فهرستی از آدرسهای استفاده کنندگان

-    بازخوردی از استفاده کنندگان که درجه ارتباط خروجی دریافت شده (با نیاز اطلاعاتی) و فراهم کردن مبنایی برای بهبود ارتباط خروجی را نمایان می سازد.

2-     فرایند اجرا:

-       تطبیق توصیفگرهای استفاده کننده از اطلاعات مورد نیاز با توصیفگرهای متون اطلاعاتی ورودی به سیستم.

-       گزینش اسناد توصیفی که با اطلاعات مورد نیاز استفاده کننده منطبق هستند

-       اصلاح پرونده پژوهشی بر مبنای بازخورد استفاده کنندگان

-       ارسال خروجی های گزینش شده

3-     بررسی خروجی

-       تعریف اسناد انتخاب شده و ارسال به آدرس تعیین شده.

-       آمارها، که سطح عملکرد سیستم را نشان می دهند.

کاشیاب[14] (1998: 205) علاوه بر موارد ذکر شده موارد ذیل را نیز در فرایند خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات بیان می‌کند. این مراحل بعد از مرحله اصلاح قرار می گیرند:

-       تحویل مدرک: به صورت تمام متن، که می توان این کار را از طریق ارسال به ایمیل کاربر انجام داد.

-    تسهیلات ترجمه: با توجه به وجود اطلاعات به زبان های مختلف، در صورت نیاز کاربر، بخش ترجمه می تواند از عهده این کار براید. کارکنان این بخش قابلیت ترجمه متون به زبان های مختلف را باید داشته باشند.

-    ارزیابی: ارزیابی خدمات انجام شده با اهداف اولیه ایجاد این خدمات می تواند در بهبود ارائه آن در آینده مؤثر باشد. بعد از ارزیابی مدل باید مشخص شود که کارکنان سیستم اطلاعاتی ، مدیریت، اهداف اصلی و ... ، در طول زمان در مقایسه با طرح اصلی سیستم تغییر کرده است یا خیر.

3-2. روش های مهم انتقال اطلاعات

همین که اطلاعات مهم گزینش و پیشینه ای نظام مند آماده شد، اطلاعات به روش های مناسب و از طریق شیوه های مختلفی برای استفاده کنندگان ارسال می گردد.

4-    فرستادن مداوم نشریات و دیگر اسناد (امانت خودکار) (کومار،1387: 165)؛

تشکیل پرونده پژوهشی (پروفایل) برای کاربر اولین گام در فرایند ارائه خدمات آگاهی رسانی جاری و به خصوص اشاعه اطلاعات گزیده است. خدمات اشاعه اطلاعات گزیده نوع خاص خدمات اطلاعاتی است که در آن پرونده پژوهشی از جایگاه ویژه ای برخوردار است و بر اساس علایق و نیـازهای اطلاعـاتی اسـتـفاده کنـنـدگان از ایـن خدمات تهیه می شود. به منظور هدف گیری مناسب اطلاعات، اطلاعات مناسب به افراد مناسب، سیستم های اشاعه اطلاعات گزیده بر مبنای پرونده پژوهشی استفاده کننده بنا شده اند(آلتمل[16]،2000)درست به همان اندازه که ایجاد شبکه عنصری بسیار ضروری در تحویل مدرک محسوب می شود، تشکیل پرونده، کلید هرگونه خدمات اشاعه اطلاعات گزیده است. پرونده عبارت است از توصیف فشرده ای از زمینه های موضوعی مورد علاقه و توجه کاربر . بطور متعارف، پرونده شامل فهرستی از کلید واژه هایی است که توسط عملگرهای بولی به یکدیگر ربط داده شده و بیانگر زمینه های علاقه کاربر می باشد. کلید موفقیت نظام آگاهی رسانی جاری و خدمات وابسته به آن بستگی به دقیق بودن پرونده ها دارد که آن هم تا اندازه زیاد به کار انجام شده در زمینه ساختن و ایجاد پرونده ها و بازنگری در آنها وابسته است (پائو،1378: 366).

جابرحسین (2008) کشف نیازهای کاربر را بخشی اساسی در فراهم آوری اطلاعات می داند. خدمات آگاهی رسانی جاری به دلیل طبیعت خود، باید به علایق گیرنده بسیار نزدیک باشد. یافتن این نیازها و علایق کاربر پرونده پژوهشی نامیده می شود. پرونده پژوهشی کاربر شامل اطلاعاتی درباره کاربر است که نیازهای اطلاعاتی او را مشخص می سازد. یک پرونده پژوهشی ساده شبیه یک پرس و جوی[17] آنی است که مجموعه ای از اصطلاحات کلیدی را شامل می شود. اینچنین پرونده پژوهشی برای ارائه خدمات آگاهی رسانی جاری ضروری است. درمقابل پرونده پژوهشی ساده، پرونده پژوهشی پیشرفته قرار دارد که جهت درج نیازهای اطلاعاتی پژوهشگران طراحی شده و شامل اطلاعات پیچیده تری از منابع اطلاعاتی و مشکلات مربوط به یافتن مناسب آن ها می شود.

جعفربیگلو (1376) پرونده پژوهشی را فرایند تجزیه و تحلیل بهینه موضوعات طرح پژوهشیـ با توجه به عناوین و کلیدواژه‎های اصلی و کمکی مندرج در سیاهه علاقمندی‎های پرسش‎گر ـ به واسطه منابع استاندارد و به صورت روشمند، و برای رسیدن به حداکثر پاسخ و تعریف راهبرد مناسب کاوش، ترکیب‎بندی می داند.

وی معتقد است در طراحی یک پرونده پژوهشی مراحل زیر را باید مورد توجه قرار داد:

1.    طراحی شمای کلی موضوعی[18]، با استفاده از عناوین پژوهش و فرایند مصاحبه مرجع[19]؛

2.    تعیین اصطلاح‎نامه(های) موضوعی متناسب با طرح پژوهشی؛

3.    به کارگیری منابع مرجع مرتبط با موضوع برای تکمیل شمای موضوعی؛

4.    تعیین توصیفگرهای مناسب برای پرونده پژوهشی؛

5.    ترکیب‎بندی ساختار مناسب راهبردهای کاوش با توجه به نوع، هدف و گستره موضوع؛

7.    بازبینی، و انجام اصلاحات و تغییرات لازم.

علاوه بر این موارد، این فرایند شامل تبدیل زبان طبیعی پرسشگر به زبان کنترل شده ماشین‎خوان نیز هست تعیین شاخص‎های نیاز از طریق جداسازی عناوین پژوهش به کلیدواژه‎های اصلی و کمکی از عمده‎ترین مراحل تبدیل زبان طبیعی به زبان کنترل شده می‎باشد.

پائو(1378:366) هدف از ایجاد پرونده پژوهشی را توصیف نیازهای اطلاعاتی یک کاربر به وسیله گروهی از کلیدواژه ها می داند و در تشکیل هر پرونده و تعیین دقت و درستی آن، سه جنبه مهم برمی شمارد:

1-    توانایی شخصی درخواست کننده در برقراری ارتباط مؤثر با نظام اطلاع رسانی؛

2-    تعبیر شخص مسئول تشکیل پرونده از شیوه بیان کاربر از نیاز خود؛

3-    میزان دقتی که زمینه های موضوعی شناسایی شده به واژگان و مشخصه های پایگاه داده ها و نظام های بازیابی برگردانیده می شود.

معمولاً برای اولین بار که خدمات اشاعه اطلاعات گزیده در اختیار کاربر قرار گرفت می باید مصاحبه ارزشیابی انجام شود تا کتابدار متوجه شود اطلاعاتی که او فراهم کرده است چقدر برای کاربر مفید بوده است تا بر اساس آن، استراتژی های بعدی خود را مبنی بر دنبال کردن یا دنبال نکردن استراتژی فعلی مشخص کند. به عبارت دیگر اگر کاربر در مصاحبه ارزشیابی اعلام کند که اطلاعات و منابع فراهم شده توسط کتابدار مرجع برای او مفید نبوده است، مصاحبه مرجع اولیه باید دوباره صورت گیرد تا کتابدار متوجه شود کاستی ها کجا بوده تا بر اساس آن دوباره خدمات را ارائه دهد (علیجانی، 1388: 66).

متأسفانه هیچ روال دقیق و صریحی وجود ندارد که تشکیل پرونده را به صورت بهینه تضمین کند. غالباً برای شناخت زمینه های موضوعی مورد علاقه کاربر، از 2 روش زیر استفاده می شود:

1- مصاحبه: که مصاحبه گر در مورد موضوع ها و راهبردهای مختلف به موضوع ها، انواع فعالیتهایی که نیاز به اطلاعات دارد، تعداد مقاله های مورد نیاز، این که گزارش های پژوهشی یا پروانه ثبت اختراع هم مورد نیاز است یا خیر؟ و مسائل مربوط به پوشش محتوایی و زبان را مطرح می نماید.

2-شیوه دیگر در مورد پژوهشگران آن است که به جای تشکیل پرونده بر اساس اظهارات کاربر درموردزمینه های مورد علاقه اش، نوع دیگری از پرونده پژوهشی را با توجه به انتشارات خود کاربر تشکیل داد. نوشته های هر شخص می تواند نشانه موثّق و مستدلی از زمینه های پژوهشی مورد علاقه وی باشد.این امر نیز به دو صورت می تواند در تشکیل پرونده مورد استفاده قرار گیرد. نخست آنکه، اصطلاحهای نمایه ای داده شده به نوشته های فرد را می توان برای تشکیل پرونده ای آزمایشی، اما منوط به بازنگری از سوی کاربر، به کاربرد. دوم، انتشارات خود کاربران را می توان برای بازیابی انتشاراتی که از نظر موضوعی مشابه با آنها هستند مورد استفاده قرار داد. یعنی آنکه، مقاله های استناد کننده با انتشارات استناد شده ارتباط موضوعی دارد. چنین روشی استفاده از انتشارات خود کاربر به منزله شاخصی برای زمینه های موضوعی مورد علاقه، شیوه ای پویاست بدان معنا که سابقه انتشاراتی فرد، نشانگر رشد زمینه های پژوهشی مورد علاقه اوست. با این حال، این گونه روش تشکیل پرونده ممکن است تنها در مورد پژوهشگران مؤثر و مفید باشد.

در ایجاد پرونده پژوهشی مناسب، به روش زیر عمل می‎شود:

1.در اولین مرحله، اطلاعات ارائه شده توسط استفاده‎کنندگان باید مورد آزمایش قرار گیرد. در این مرحله لازم است دانسته شود که عناوین ارائه شده وابسته به چه حوزه‎های موضوعی خاصی است؛ و نیز ارتباط آن با سایر حوزه‎های موضوعی چیست؟ این ارتباط را می‎توان از خلال توضیحات ارائه شده توسط پرسشگران در جریان فرایند مصاحبه مرجع استنتاج کرد.

2.با توجه به پرونده پژوهشی، و از طریق مطالعه و دقت در موارد زیر فهرستی از واژگان مناسب، به صورت نظام‎مند تهیه می‎شود:

ب) منابع مرجع مرتبط مانند اصطلاحنامه های تخصصی، فرانمای طبقه‎بندی‎های موجود (UDC، DDC، LC، ...)،

3.حذف واژگان غیرضروری و اضافی و افزودن واژگان مناسب جدید؛

4.بازبینی مجدد نمایة سیستمی که پرونده پژوهشی در آن وارد می‎شود؛

5.تعدیل ساختار پرونده پژوهشی؛

7.ترکیب‎بندی گروه‎های واژگان از راه تجزیه به سطوح کوچکتر با عملگرهای منطقی و برای پیدا کردن مفهوم واحد از موضوع؛

8.هماهنگ کردن زبان طبیعی با زبان کنترل شده؛

9.مقایسه ترکیب‎بندی‎های مناسب به دست آمده از بندهای 7 و 8 همچون فرمول‎بندی یک ترکیب مناسب جدید از هر دو شکل، تجزیه به سطوح کوچک‎تر و ترکیب زبان طبیعی؛

10.   بررسی و امکان‎سنجی منطقی برای رسیدن به راهکار مناسب ترکیب واژه‎ها با به کارگیری حالت مفرد، جمع، کاوش اصطلاحات خاص....(جعفربیگلو،1376)

4-1. انواع پرونده پژوهشی

پرونده پژوهشی را می توان به 2 نوع اصلی تقسیم نمود:

4-1-1. پرونده پژوهشی سازمانی (تنالگانی): پرونده ای است که برای رفع نیازهای سازمانی و تحقیقاتی یک مرکز یا سازمان تشکیل می شود. این نوع پرونده متأثر از اهداف، گستره فعالیت و نیازهای سازمان مربوطه است. از این نوع پرونده در مراکز اطلاع رسانی و کتابخانه های ارائه دهنده خدمات اشاعه اطلاعات گزیده با رویکرد کاوش گروهی (جستجو برای گروهی از پژوهشگران هم موضوع) استفاده می گردد. جعفر بیگلو(1376) این دسته ازپرونده های پژوهشی را به 3 گروه تقسیم می نماید:

- گزارمانی: شامل فهرست مندرجات جاری از عناوین پژوهشی موجود در مدارک چاپی، بانک ها، پایگاه ها و شبکه های اطلاعاتی، بر اساس شاخص های نیاز سازمان است. گستره آن ممکن است از ارائه اطلاعات کتابشناختی تا تهیه چکیده نامه، نمایه نامه، مشخص کردن توصیفگرها و سایر اطلاعات مورد لزوم تغییر کند.

- جاری: محتوای خبری یا گزارشی دارد. هدف آن اعلام خبر یا اخبار و گزارش های خاص (تازه های نشریات و کتابها و ...) به فرد یا گروهی از افراد ویژه است.

- موضوعی: این پرونده عبارت است از ترکیب بندی شاخص های نیاز ما بین عده ای از افراد که دارای خصیصه ای مشترک و نیاز موضوعی مشخص هستند.

4-1-2. پرونده پژوهشی تخصصی(حرفه ای): این نوع پرونده پژوهشی متشکل از نیازهای اطلاعاتی پژوهشگرانی است که در حال تحقیق روی موضوعی خاص هستند. از این نوع پرونده در مراکز اطلاع رسانی و کتابخانه های ارائه دهنده خدمات اشاعه اطلاعات گزیده با رویکرد کاوش خاص (جستجو برای هر فرد انجام و با هر روزآمد سازی اطلاعات جستجو تکرار می شود) استفاده می گردد. تقسیم بندی این نوع نیز مانند پرونده پژوهشی تنالگانی به 3 گروه گزارمانی، جاری و موضوعی است ولی با رویکرد فردی.

4-2. اجزای پرونده پژوهشی

طور منطقی، فرم جامع ورود اطلاعات برای تشکیل پرونده پژوهشی شامل 3 بخش است:

1.    بخش اطلاعات فردی، احتمالاً شامل نام، نام خانوادگی، سن، جنس، مدرک تحصیلی، رشته تحصیلی، مسئولیت، نشانی، شماره تلفن/ نمابر/ پست‎الکترونیکی،...

2.    بخش اطلاعات موضوعی، احتمالاً شامل عنوان طرح پژوهشی به زبان اصلی، عنوان طرح پژوهشی به یک زبان معتبر علمی دیگر، کلیدواژه‎های اعم، کلیدواژه‎های اخص، کلیدواژه‎های وابسته،...

3.   بخش اطلاعات سیستمی، احتمالاً شامل بانک(های) موضوعی مرتبط، پایگاه‎(های) موضوعی مرتبط، نرم‎افزار ارتباطی، ارتباط درون خطی⁽¹⁰⁾ ارتباط برون خطی ⁽¹¹⁾ ، ردة دسترسی ⁽¹²⁾ اعتبار، گذرواژه،... (جعفربیگلو،1376).

جابرحسین(2008) اجزای پرونده پژوهشی را اینچنین بر می شمارد:

1- اطلاعـات مـربـوط به هـویـت خـاص کـاربـر شـامل: نــام، آدرس، شـمـاره تـمـاس،

2- اطلاعات مربوط به شرایط و تجربیات کاربر شامل: رشته تحصیلی و سطح تحصیلات، شغل و حرفه و تجربیات مرتبط. اطلاعات این قسمت به طور محسوسی به گردآوری اطلاعات کیفی در زمینه دانش و مهارتهای کاربران کمک می کند؛

3- اطلاعات مربوط به پوشش موضوعی به صورت جزئی که بخش اساسی پـرونده پژوهـشی

کاربر را تشکیل می دهد و اطلاعات مرتبط با نیاز کاربر بر اساس آن بازیابی، اسکن و ارسال می گردد. بنابراین بخش موضوعی باید به دقت مـورد تفسیر قـرار گیرد. این بخش می تـوانـد

- تعیین دامنه موضوع اصلی: که برای اینکار باید با تعیین موضوع اصلی و موضوعات فرعی آن عنوان یا موضوع پژوهش و تعدادی کلیدواژه قابل تغییر که موضوع و مسئله را به خوبی تفسیر کنند را ذکر کرد؛

- هدف از پژوهش: تعیین هدف پژوهش برای تعیین حجم اطلاعات مورد نیاز برای نگارش مقاله، ارائه سخنرانی، و یا کار پژوهشی و ... ضروری است؛

- دامنه زمانی انتشار: این گزینه دلالت به زمان انتشار اطلاعات جمع آوری شده دارد؛

- زبان مورد نظر: اطلاعات ممکن است به زبان های مختلفی انتشار یافته باشند. زبان مورد نظر به صورت خاص باید تعیین گردد؛

-منابع مورد ارجاع: این اطلاعات می تواند شامل مقالات، نشریات، گزارش ها، پایگاههای کتابشناختی و... باشد که در تشخیص مرتبط بودن اطلاعات با نیاز کاربـر بسیار مفید هستند؛

4- سطح آشنایی با رایانه: این گزینه برای یافتن دانش کاربر در زمینه کار با رایانه ضروری است. و در انتخاب نوع منبع اطلاعاتی(دیجیتالی، چاپی و ...) بر اساس تجربیات کاربر مفید خواهد بود؛

5- شیوه توزیع یا تحویل اطلاعات: این گزینه مربوط به نوع اطلاعات مورد نظر کاربر (مانند فقط اطلاعات کتابشناختی یا اطلاعات کتابشناختی به همراه متن مقاله) شکل اطلاعات (چاپی، کپی برروی لوح فشرده و یا فایل الکترونیکی و ...) شیوه تحویل اطلاعات (دستی، از طریق خدمات پست و یا پست الکترونیکی و...) است؛

6-فاصله مورد نظر برای ارسال اطلاعات: این گزینه ای مهم در پروفایل است که چگونگی ارسال اطلاعات را تعیین می کند(هفتگی، دوهفتگی، ماهانه و...). پرسش اینجاست که آیا کاربران باید در مورد آخرین اطلاعات در حوزه مورد علاقه شان اطلاعات داشته باشند؟ این گزینه به طور مشخصی فاصله جستجو های تخصصی را برای افراد تعیین می کند.

پائو (1378 :369) بیان می کند که، با در اختیار داشتن پرونده ای آزمایشی که نشانگر انگاره های جستجوی کاربر است، شخص تشکیل دهنده پرونده باید آن مفاهیم و ملزومات را به واژگان[20] نظام بازیابی و نحو(ترکیب)[21] واژه ها در آن نظام برگرداند. برای افزایش دقت در نتایج بازیابی بهتر است

برای برگرداندن کلیدواژه ها و بسط آنها از اصطلاحنامه ها (تزاروس ها) استفاده شود. برخی کلیدواژه ها نیز به همان شکلی که در عنوان چکیده دیده می شود برای جستجو حفظ می شود. پس از چنین اقداماتی، درمورد تأیید واژگان یافت شده با کاربر مشورت می شود.

4-3. پرونده پژوهشی منابع اطلاعاتی

هر نظام اشاعه گزینشی اطلاعات دو ورودی عمده دارد که یکی از آنها پرونده پژوهشی و دیگری موارد اطلاعاتی و یا مدارک هستند. موارد و مدارک اطلاعاتی وارد شده به نظام ابتدا بنابر اصطلاحنامه مورد استفاده مرکز    نمایه سازی می شوند- همان اصطلاحنامه ای که کلیدواژه های موضوعی مورد نیاز هر فرد نیز از آن انتخاب می شوند- و سپس بنابر خط مشی نظام به فرمت های مورد نیاز تبدیل می شوند. ایجاد ابرداده، تبدیل به فرمت های اکس ام ال[22]، پی دی اف[23] و اچ تی ام ال[24] و یا چندتایی از آنها از جمله پردازش هایی است که در این مرحله صورت می گیرد. مدارک پردازش شده در یک پایگاه اطلاعاتی با نام "پایگاه اطلاعاتی مدارک" ذخیره می شوند. در این مرحله به هر یک از مدارک کدی داده می شود و به همراه اصطلاح های نمایه سازی شده در یک فایل مقلوب قرار می گیرند. هر بار که اطلاعات جدیدی وارد نظام می شود کلیه مراحل پردازش روی آن انجام گرفته و پایگاه اطلاعاتی مدارک به هنگام می شود. پرونده های پژوهشی نیز پس از تکمیل در پایگاه اطلاعاتی پرونده ها پس از کددهی در یک فایل ذخیره می شوند. سپس در فاصله های زمانی معین، بسته به خط مشی سیستم و دوره های ورود اطلاعات به آن، کلیدواژه های فایل پرونده ها، مورد جست و جو و مقابله با فایل مدرک قرار می گیرند و هر جا بین کلیدواژه ها اشتراکی یافت شد، کد مدارک یافت شده در پرونده پژوهشی متناسب ذخیره می شود و مشخصات مربوط به مدارک آن کد برای صاحب پرونده پژوهشی ارسال می گردد.(رادفر،1385: 167-166) اجزای پرونده پژوهشی مربوط به منابع اطلاعاتی می تواند شامل مشخصات کتابشناختی منابع به همراه کلیدواژه ها و اصطلاحات خاص استاندارد بدست آمده از اصطلاح نامه های موضوعی باشد. این پرونده ها بر اساس موضوعی مرتب می شوند. بدین صورت ممکن است یک منبع اطلاعاتی به لحاظ داشتن چند کلیدواژه در موضوعات مختلف بایگانی شود.

پایگاه های اطلاعاتی مشارکت داده شده در سیستم اشاعه اطلاعات گزیده نیز معمولاً از تکنیکهایی برای جستجو اطلاعات استفاده می کنند که به صورت زیر خلاصه ذکر می گردد.

نکته: در میان این تکنیک های جستجو، جستجوی محدودشده (جستجو در نتایج جستجوهای قبلی)، برای اجرای تطبیق اطلاعات در عملکرد اشاعه گزینشی اطلاعات پیوسته بهترین گزینه خواهد بود (جابرحسین،2008: 41).

کامینیکی[25](1977: 196) نقش هزینه ها را در اجرای جستجوها عنوان می کند و معتقد است که کاربران به خاطر مبلغی که پرداخت می کنند انتظار یک بازیابی فوق العاده را دارند و مسئولان اطلاع رسانی باید سعی کنند مناسب ترین جستجو یا جستجوها را با هزینه کمتر برای آنان انجام دهند.

پاسخگویی به نیاز اطلاعاتی کاربران هدفی است که خدمات اطلاعاتی برای آن در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی ایجاد می گردد. و یافتن این نیاز اطلاعاتی اساس اجرای این خدمات محسوب می گردد. مراکز در راستای ارائه خدمات خود کوشش زیادی در تشخیص و دریافت نیازهای اطلاعاتی کاربر مبذول داشته و از شکل های متفاوتی برای دریافت این نیازها استفاده می کنند با توجه به نوع خدماتی که در مراکز اطلاع رسانی و کتابخانه ها ارائه  می گردد، پرونده پژوهشی به صورتهای متفاوتی تهیه می گردد. برخی مراکز پرونده پژوهشی مربوط به کاربران خود را به صورت حضوری و دستی تهیه می نمایند و برخی دیگر به صورت طراحی به صورت الکترونیکی از طریق وب سایت خود در اختیار کاربر قرار می دهند البته مراکزی نیز وجود دارند که این فرم را به صورت دستی تهیه و پس از تکمیل از سوی کاربر در رایانه ورود اطلاعات می نمایند. مراکز مختلف با توجه به سیاستهای خاص مرکز علاوه بر اجزای اصلی پرونده پژوهشی موارد خاص خود را نیز در نظر می گیرند. به عنوان مثال مراکز اطلاع رسانی برای کاربران رده بالای پژوهشی (هیئت علمی دانشگاهها، متخصصان و ...) از شیوه بررسی انتشارات کاربران برای جمع آوری اطلاعات مربوط به زمینه موضوعی آنان استفاده می نمایند. گاهی متخصصان اطلاع رسانی برای روشن شدن محدوده موضوعی مورد نیاز کاربران که به صورت مبهم اعلام شده است، از منابع مرجع نظیر دایره المعارفها و فرهنگها استفاده می نمایند. گاهی نیز کاربران در اعلام نیازهای اطلاعاتی خود به موضوعات خاص اشاره می کنند به طوری که موضوعات مرتبط با آن اعلام نیاز نمی گردد و یا برعکس اعلام نیاز کاربر به صورت خیلی کلی عنوان شده و نیاز است که موضوعات خاصتر شوند. بنابراین ممکن است متخصصان اطلاع رسانی بدین جهت نیز از منابع مرجع برای مشخص شدن بهتر شـمای موضـوعی کاربـران استفاده نمایند.

مراکز اطلاع رسانی و کتابخانه ها طی اجرای فرایند خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات، اطلاعات مورد نیاز کاربران را با توجه به نشانی آنها، ارسال می نمایند. نشانی ها می توانند شامل نشانی پستی، پست الکترونیکی، تلفن، نمابر، محل خدمت و ... باشند که در پرونده پژوهشی افراد گردآوری شده اند. مراکز اطلاع رسانی ارائه دهنده خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات اغلب برای ایجاد سهولت و سرعت در کار ارسال اطلاعات، فهرستی از این نشانی ها را جدای از پرونده پژوهشی به صورت کامل در فایل جداگانه ای ذخیره سازی می نمایند.

با توجه به مطالعات انجام گرفته پیشنهاد می شود جهت طراحی پرونده پژوهشی پژوهشگران در مراکز اطلاع رسانی مراحل نکات زیر مورد توجه قرار گیرد:

2-    ایجاد پرونده پژوهشی بر اساس فرایند کاری کاربر به طوری که در طول زمان قابل تغییر باشد (پروفایل یادگیرنده)

3-    استفاده از اصطلاح نامه های موضوعی جهت تعیین کلیدواژه های مربوط به نیاز کاربر

4-    استفاده از منابع مرجع نظیر فرهنگها و دایره المعارفها جهت تکمیل شمای موضوعی کاربر

6-    تهیه پرونده پژوهشی کاربران به صورت تنالگانی و یا تخصصی (حرفه ای) با توجه به راهبرد کاوش مورد نظر

7-    پرورش ساختار فنی پرونده های پژوهشی با استفاده از متخصصان اطلاع رسانی و متخصصان موضوعی

9- ارسال اطلاعات به صورت پست الکترونیکی و یا صفحه شخصی کاربر (اولویت اول) – تلفنی و یا اتوماسیون اداری و حضوری (اولویت دوم)

10-      تهیه آمار مربوط به عملکرد سیستم به صورت ماهانه

11-      ارسال پرونده پژوهشی به همراه اطلاعات ارسالی برای کاربر به جهت سهولت دریافت میزان ارتباط اطلاعات دریافتی با نیاز اطلاعاتی

12-      ارسال اطلاعات به صورت اطلاعات کتابشناختی به همراه لینک به متن کامل در همان صفحه (موارد درخواستی سریعتر بدست کاربر می رسد)

13-      تنظیم اطلاعات کتابشناختی اطلاعات ارسالی به کاربر با استفاده از درجه ربط موضوعی و سپس تاریخ انتشار اطلاعات.

14-      ارزیابی از خدمات صورت گرفته با استفاده از آمارهای بدست آمده از عملکرد سیستم

15-      دریافت بازخورد به صورت الکترونیکی با ایجاد گزینه "نظرخواهی" در پایان فرم ارسال اطلاعات

16-      اصلاح پرونده پژوهشی کاربر با توجه به نتایج بازخورد بدست آمده

17-      ارسال اطلاعات مورد نیاز کاربران با توجه به نوع فایل مشخص شده توسط آنان در پرونده پژوهشی (سهولت دسترسی)

18-      ایجاد امکان ترجمه متون ارسالی توسط متخصصان موضوعی آشنا به دیگر زبانها درخود مرکز اطلاع رسانی یا کتابخانه ارائه دهنده خدمات و در صورت نیاز معرفی متخصصان موضوعی آشنا به دیگر زبانها درخارج از مرکز