مباحثی پیرامون ضرورت، راهبرد ایجاد و راهکارهای عملی توسعه کتابخانه های دیجیتالی

در طول چند دهه گذشته، به علت پیشرفت تکنولوژی و تغییرنگرش و رویکردهای کاربران، الگوهای جستجوی اطلاعات، تغییرات بسیاری کرده است. در قرن 21 کتابخانه دیجیتال به روشی جدید در زندگی حرفه ای کتابداران و سایر کاربران کتابخانه ها در سراسر جهان مطرح شده است. تعداد زیادی از کتابخانه های دیجیتال در اینترنت و شبکه های خصوصی وجود دارند ( 2003,(Pomerantzکه ممکن است شما آن را کتابخانه دیجیتالی یا یک کتابخانه الکترونیکی یا پیوسته و یا کتابخانه مجازی بنامید (2006, Linde). اصطلاح کتابخانه دیجیتال در طول دهه گذشته تبدیل به نوعی اصطلاح فراگیر برای ردیف های مختلفی از پروژه های اطلاعات شده است. مجموعه های دیجیتالی از منابعی که ممکن است در یکی از کتابخانه های سنتی یافت شود و یا از مجموعه ای که به تنهایی اطلاعات دیجیتالی، همراه با خدماتی که اطلاعات مفید را برای کاربران ممکن می سازد، ارائه می کند (1998, Leinder).امااز آنجایی که هزینه های ذخیره دیجیتالی نسبت به هزینه فضای قفسه کتابخانه ها رو به کاهش است و نظر به اینکه خدمات الکترونیکی دارای قابلیت استفاده آسان تر، به صرفه تر و دسترس پذیر تراست، نوعی گرایش چشمگیر به سوی نظام کتابخانه ای دیجیتال کاملا مشهود است. (گوپال، 1382، ص1).   

کتابخانه های دیجیتال به شکلی ناهنجار و به تعداد بسیار بیشتر از کتابخانه های سنتی که تاکنون با مجموعه ها، اشیاء و قالب های خود کاربران خود را پشتیبانی می کنند، ظاهر شده اند. متخصصان علوم کتابداری و اطلاع رسانی از نقش حیاتی که فناوری اطلاعات و ارتباطات در جذب کاربران کتابخانه های امروزی بازی می کنند آگاه هستند. بنابراین فناوریبه عنوان ابزاری جهت تسهیل استفاده از کتابخانه های مدرن و خدمات اطلاع رسانی، در خدمت کتابخانه های دیجیتالی در آمده است.

 اخیرا در سراسر جهان هزاران کتابخانه خدمات کتابخانه دیجیتالی ارائه می نمایند و همچنان روندی رو به رشد را دارا می باشد (2002, Kovacs, Solvberg , Borgman). از این رو تعبیر ممکن از وضعیت فعلی این است که کتابخانه های دیجیتال در پایان فاز اول خود و در آغاز دوره ای جدید قرار دارند. فاز اول را می توان به صورت حرکتی از کتابداری سنتی به دیجیتال تعبیر کرد. روزنامه های پیوسته، نشریات علمی الکترونیکی و تبدیل نسخه های تاریخی هم جزء این طبقه بندی قرار می گیرند. اساسا این به معنی استفاده از تکنولوژی جدید برای بهتر کردن وضعیت موجود است. اگر این تصور درست باشد مرحله بعدی شامل مجموعه ها و خدماتی است که شباهتی با  آنچه در حال حاضر ارائه می شود، ندارند (آرمز، 1381، ص 352-353).

اصطلاح کتابخانه دیجیتال به انواع منابع الکترونیکی و خدمات در سطح شبکه جهانی وب، پایگاه داده اشتراکی و نظامهای کتابشناختی اشاره دارد (1999, Covi). اتحادیه کتابخانه دیجیتال تعریفی دیگری از کتابخانه دیجیتال ارائه داده است: سازمانهایی که با کارکنان متخصص، منابع را برای انتخاب، سازماندهی، پیشنهاد دسترسی منطقی، تفسیر، توزیع، حفظ یکپارچگی و تامین ثبات مجموعه ای از آثار دیجیتالی فراهم می کنند؛ به طوری که این آثار برای استفاده یک یا گروهی از اجتماعات تعریف شده، به سهولت و از نظر اقتصادی مقرون به صرفه در دسترس باشد (Kesavan, 2009)

در واقع کتابخانه دیجیتال به عنوان نسخه الکترونیکی یک کتابخانه درنظر گرفته می شود. از این رو، دلیل بنیادی برای ساخت کتابخانه دیجیتال، اعتقاد بر این باور است که آنها انتقال اطلاعات را نسبت به نوع پیش از خود به نحو شایسته تری انجام می دهند.

از این رو کتابخانه دیجیتال، کتابخانه آنلاین، کتابخانه مجازی یا کتابخانه الکترونیکی دسترسی به مجموعه ای از منابع اطلاعاتی را فراهم می کنند؛ اما درک ناصحیح مسئولان سازمانها از مفهوم کتابخانه دیجیتال باعث می شود تا آنها در تامین اعتبار و بودجه لازم برای مطالعه و ساخت دچار تردید شوند. بخش اعظم این ناآگاهی، به ماهیت کتابخانه‌های دیجیتال بر می گردد که همانند کتابخانه‌های سنتی، فیزیکی نیست و کارکردها و فعالیتهای مرتبط به آن، فنی‌تر و نامحسوس‌تر می باشد (سالاری، 1389، ص101).

کتابخانه دیجیتال اجازه می دهد تا یک کاربر برای جستجو، بازیابی، چاپ، ذخیره، اشتراک و نیز استفاده مجدد؛ اطلاعات را به سرعت بیابد.

 برای ایجاد کتابخانه دیجیتال موارد ذیل ضروری می باشند:

·        محتوا (منابع اطلاعات)؛

·        فراداده؛

·        نظامهای ذخیره و بازیابی اطلاعات؛

·        زیرساخت های فناوری های اطلاعات و ارتباطات؛

·        نیروی انسانی کتابدار؛

·        کاربران (Kesavan, 2009)

بنابراین کتابخانه دیجیتال حوزه ای است که دائما در حال پیشرفت است و حوزه های مختلفی را از بانک اطلاعات تا تحقیق و فناوری در بر می گیرد. کتابخانه های جدید، خدمات جدیدی را ارائه می دهند و با کاربران، ارتباطی متفاوت – که نیازمند یادگیری مهارتهای جدید است- برقرار می سازند (عاملی، 1388، ص182).

2.  چرا به کتابخانه دیجیتال نیاز داریم؟

فناوری دیجیتالی به طور وسیعی امکان ارائه متن به صورت پیوسته یا بر محمل های چند رسانه ای را فراهم می آورد و به همین دلیل ابزار کارآمد و خارق العاده ای در نشر و همگانی کردن آثار است. چنین عملکردی ممکن است محلی صورت گیرد و این زمانی است که اثر آنچنان شکننده و آسیب پذیر است که نمی توان خود آن را به نمایش گذاشت ولی بازنمایی دیجیتالی آن ممکن است و در هر حال تصویر اثر خود اثر نیست (رود؛ پیژو؛ پلاس، 1384، ص72).

کتابخانه های دیجیتالی دسترسی به مجموعه های اطلاعات دیجیتالی را فراهم می کنند. محتوی اطلاعات در کتابخانه های دیجیتالی ترکیبی از داده های عددی/ متنی؛ ساختار یافته/ فاقد ساختار؛ تصاویر گرافیکی پویش شده نوارهای دیداری و شنیداری است.کتابداران دیجیتالی باید توانایی انتخاب، گردآوری، سازماندهی، دسترس پذیری و محافظت از مجموعه های دیجیتالی را داشته باشند. موسسات فرهنگی نیز به دو دلیل برای دیجیتال سازی هزینه می کنند. اول آنها از چنین منابعی برای آموزش، فراگیری، پژوهش، دانش پژوهی، مستند سازی و پاسخگویی عمومی اطمینان حاصل نموده اند؛ دوم، آنها دریافته اند که تغییر رفتار کاربران، این منابع و اداره آنها را به خطر خواهد انداخت. از این رو کتابخانه ها نیز مانند سایر مراکز فرهنگی در دریای منابع دیجیتالی مجموعه های خود فرو رفته اند. اقدام به انجام طرح های دیجیتالی می تواند پر زحمت و هزینه بر باشد لذا کتابخانه ها باید پیش از شروع، از همه الزامات چنین تلاشی آگاهی داشته باشند. هر چند جذب بودجه برای طرح های منفرد نسبتا ساده است، اما تامین آن برای فعالیتهای در دست اقدام دشوارتر  می باشد. همچنین عقد قرارداد برای ایجاد محتوای دیجیتالی در دراز مدت، علاوه بر هزینه پایه برای تبدیل منابع، به برنامه ریزی و سرمایه گذاری نیاز دارد. به هر حال کتابخانه ها با تعریف طرح های مناسب دیجیتال سازی می توانند خدمات، مهارتها و اعتبار خود را افزایش دهند (دیگان؛ تانر، 1382، ص49-50).

بنابراین توسعه کتابخانه های دیجیتال عمدتا به دلایل ذیل می باشد:

·        افزایش دسترسی به منابع و تسهیل تحقیقات جدید؛

·        کمک به حفظ منابع و افزایش ارزش مجموعه های سازمان مادر؛

·    ارائه دسترسی مداوم، انعطاف پذیری، فراهم کردن قابلیتهای افزایش تجزیهو تحلیل و بکارگیری اطلاعات و صرفه جویی در وقت کاربران؛

·        پشتیبانی از یادگیری الکترونیکی و پژوهش پیوسته؛

·        مکملی برای منابع چاپی (سنتی) و یکپارچه سازی خدمات کتابخانه چند رسانه ای روی شبکه  مشترک؛

·        افزایش بهره وری و ارائه خدمات بهتر به کاربران؛

·        ایجاد مجموعه های قابل دسترس به طور همزمان به کاربران؛

·    ارائه مجموعه ای کامل و پیچیده از خدمات اطلاع رسانی به کاربران و صرف نظر از موقعیت آنها (24 ساعته در سراسر طول هفته) (Kesavan, 2009)

موزه ها، کتابخانه ها، مراکز اسناد، مراکز علمی و موسسات فرهنگی تا کنون به درجات متفاوت رهسپار مسیر حفظ بلند مدت منابع در قالبهای دیجیتالی شده اند. بعضی دیگر از موسسات هم در برنامه های پژوهشی و تجربی شرکت کرده اند. همه آنها در لزوم توجه به اهداف حفظ دائمی از زمان تولید مدرک دیجیتالی (حفاظت پیشگیرانه) تا همه مراحل حیات آن به توافق رسیده اند (رود؛ پیژو؛ پلاس، 1384، ص86-87).

موفقیت کتابخانه های دیجیتال تا حد زیادی به ماهیت، محتوا و کیفیت مجموعه های دیجیتالی وابسته است. شرط اصلی ایجاد یک کتابخانه دیجیتال، ایجاد مجموعه های دیجیتالی خواهد بود؛ متخصصان کتابداری و کاربران، مزایای مجموعه های اطلاعاتی دیجیتالی برای محافظت، دسترسی و سازماندهی حجم بسیار زیاد اطلاعات را به خوبی درک کرده اند (گوپال، 1382، ص26).

کتابخانه دیجیتالی می تواند هر نوع از منابع را در قالب دیجیتال همچون منابع علمی، منابع اطلاعاتی تجاری، و مجموعه هایی از آرشیو و موزه را در بر بگیرد. طیف وسیعی از منابع فیزیکی و جند رسانه ای را می توان به منابع الکترونیکی تبدیل کرد و به مجموعه ی کتابخانه دیجیتال اضافه کرد؛ به عنوان مثال: فهرست منابع (کتابشناسی ها)؛ فهرست ها (کاتالوگ ها)؛ مقالات تمام متن؛ بریده جراید؛ مجلات؛ کتابها؛ پایان نامه ها؛ گزارشات؛ تصاویر (عکس، نقاشی، پوستر و ...)؛ طرح ها (نمودارها،  طرح حای هندسی یا جغرافیایی، کارتون، کاریکاتور)؛ نوارهای صوتی؛ نوارهای تصویری و منابع اطلاعاتی چند رسانه ای (Kesavan, 2009). اما برخی از منابع از جمله مجموعه های خودِ کتابخانه که دیجیتالی شده اند، پایگاههای خریداری شده بر روی دیسکت نوری، پایگاههای خریداری شده درون خطی، انتشارات الکترونیکی که نمونه چاپی ندارند، آثار مرجع الکترونیکی که بیش از پیش نمونه چاپی دارند و کتابهای الکترونیکی؛ اگرچه دیجیتالی هستند اما ضرورتا الگوی تحویل مدرک از مالک به دریافت کننده را تغییر نمی دهند. همه اینها باید به صورت کامل در تملک کتابخانه قرار داشته باشند و متاسفانه بایدبه همان روش مجموعه های آنالوگی، کتابخانه آنها را به فراگبران امانت دهد. حتی اگر این گفته صحیح باشد، بهره گیران کتابخانه ای در استفاده از این منابع روشی متفاوت را تجربه می کنند که اگر چه هنوز بهره گیران نسبت به استفاده از فن آوری آنها که ممکن است مضراتی در پی داشته باشد مردد هستند اما فواید فراوانی نیز در پی خواهد داشت. داده های دیجیتالی دیگری نیز وجود دارند که این الگو را تغییر داده اند، از جمله این منابع می توان به موارد زیر اشاره کرد:

·        مجموعه های دیجیتالی سایر کتابخانه ها و سازمانهای غیر انتفاعی؛

·        اینترنت و هزاران منبع موجود در آن (دیگان؛ تانر، 1382، ص99-100).

واضح است که یکی از مهمترین وظایف کتابخانه ها (سنتی یا دیجیتالی) توسعه مجموعه است . توسعه مجموعه، معمولا فرآیندی مستمر برای رسیدن به اهداف کتابخانه است. حال چنانچه کتابخانه، منابع لازم را نداشته باشد قادر نخواهد بود فورا به درخواست های استفاده کننده پاسخ دهد. به عبارت دیگر، گرایش توسعه مجموعه در کتابخانه های دیجیتالی به "عنداللزوم بودن" تمایل دارند. از طرف دیگر، در بازیابی پیوسته اطلاعات ( دسترسی در هر مکان و در هر زمان) گرایش آینده توسعه مجموعه به " درست به موقع بودن" متمایل است. این گرایش بر پاسخ فوری و رضایت مندانه به درخواستهای استفاده کننده تاکید دارد. در هر حال چه "عنداللزوم بودن" و "درست به موقع بودن" هر دو به طورمساوی مهم هستند، ولی کتابخانه باید تصمیم بگیرد برای توسعه بهتر مجموعه برایاستفاده کنندگان، میان آن ها توازن برقرار کند(غفاری؛ علی پور، 1387).

طبق تعریفی غیر رسمی، خط مشی قاعده ای است که بوسیله مدیران اطلاعاتی بیان می شود مبنی بر اینکه چه کسی تایید صلاحیت شده و اجازه انجام چه کاری را با کدام نوع از اطلاعات دارد (آرمز، 1381، ص182). خط مشی توسعه مجموعه برای منابع دیجیتالی ابزاری جهت برنامه ریزی ضروری و مشابه آنچه است که در خط مشی مجموعه سازی منابع چاپی آمده است (Kennedy, 2006).

نمونه هایی از خط مشی هایی که در کتابخانه های دیجیتالی بکار می روند عبارتند از:

·    انتشاراتی که خط مشی دسترسی آزاد دارند؛ در این رابطه هر کسی ممکن است منابع را مطالعه کند؛ اما تنها ویراستاران امکان ویرایش آن را دارند.

·    خط مشی ناشر یک مجله پیوسته این است که تنها اعضاء بتوانند به تمام منابع دستیابی داشته باشند. سایر افراد تنها می توانند فهرست مندرجات و چکیده ها را بخوانند.

·    سازمان های دولتی که اسناد را طبقه بندی می کنند خط مشی هایی انحصاری در رابطه با اینکه چه کسی و تحت چه شرایطی می تواند به منابع دسترسی داشته باشد، را دارد.

خط مشی ها به ندرت به سادگی نمونه های ذکر شده هستند. برای مثال مجله D- Lib Magazine خط مشی دسترسی آزاد دارد، اما نویسندگان مقالات خاص برای مقالاتشان دارای حق مولف هستند. سیاست دسترسی بر این اساس است که افراد را تشویق به مطالعه مقالات می کند و هر فردی می تواند به منظور استفاده های شخصی کپی تهیه کند، اما برای استفاده هایی چون آثار اقتباسی یا فروش نسخه هایی برای کسب درآمد، نیاز به کسب اجازه از دارنده حق مولف دارد (آرمز، 1381، ص182).

در واقع از زمانی که اطلاعات دیجیتالی خلق، روزآمد و فراهم می گردد باید با توجه به نیازهای پشتیبانی مستمر که به لحاظ امنیت اطلاعات بسیار حائز اهمیت است، راهبرد فراگیر و بلند مدتی تدوین کرد. با تدوین این برنامه است که تمامی نقاط ضعف و قوت، راهکارها و اقدامها در حوزه های مختلف، از تغییر نگرش تا ارائه خدمات به کاربران، پیش بینی و عملیاتی می شود (سالاری، 1389، ص109) تهیه چنین راهبردی عمدتا به این دلایل است:

·    انواع و اقسام منابع و ادوات سخت افزاری و نرم افزاری را باید حفظ نمود تا دسترسی به محتوا میسر گردد. محتوا ممکن است مدتها پس از پایان کارایی معمول خود، دوباره مورد استفاده قرار گیرد (مثلا به دلایل قانونی یا تاریخی)؛

·    صرف نظر از این که داده ها از لحاظ مادی به چه طریقی پردازش می شوند، وسایل و دستگاه های حفظ، باید طوری باشند که داده ها قابل خواندن باقی بمانند؛

·        استفاده از اطلاعات یا روزآمد کردن آنها ممکن است توسط اشخاصی، غیر از کسانی که آنها را پدید آورده اند انجام شود؛

·    استفاده متنوع از اطلاعات و ایجاد ارتباط با سایر منابع اطلاعاتی باید امکان پذبر باشد. همه دست اندر کاران مرتبط به این امر باید در تدوین چنین راهبردی شرکت داشته باشند (رود؛ پیژو؛ پلاس، 1384، ص87-88).

همانطور که پیشتر گفته شد خط مشی توسعه مجموعه کتابخانه دیجیتالی بایستی با نیازهای مجموعه کتابخانه منطبق و جایی در اساسنامه رسمی سازمان داشته باشد. در تدوین راهبرد باید به عناصر زیر توجه داشت:

·        رسالت؛

·        چارچوب استراتژیک؛

·        اهداف؛

·        گروه های کاربر؛

·        اولویت حوزه های موضوعی برای مجموعه سازی؛

·        فراهم آوری مجموعه؛

·        منابع مجموعه؛

·        چارچوب راهبردهای قانونی و اخلاقی؛

·        تصمیم گیری؛

·        مدیریت مجموعه؛

·        قالب های ابرداده ها؛

·        رویه سازماندهی و نمایه سازی؛

·        نظامهای ذخیره و بازیابی اطلاعات دیجیتالی؛

·        دسترس پذیر کردن اطلاعات(2009, Kesavan)؛

·        تعریف و تبیین استانداردها و ویژگیهایی که برای اطمینان از استقلال داده از محمل و تضمین پایداری و دوام به کار می روند؛

·        شناسایی و انتساب مسئولیتها در هر مرحله؛

·        تهیه طرح ارزیابی به منظور کنترل و تصحیح برنامه؛

·        ایجاد مرکز بازرسی و مراقبت فنی و پی گیری و کنترل امور سیستم ها؛

·        تبیین خط مشی آموزش مهارت ها و اطلاع رسانی داخلی؛

·        مبادله اطلاعات، کنترل و پیگیری مطلوب موسسات مرتبط(رود؛ پیژو؛ پلاس، 1384، ص88).

مراحل گام به گام زیر پیشنهاداتی در جهت ایجاد مدیریت کتابخانه دیجیتالی هستند که به آنها اشاره می شود:

1-5 ایجاد هدفی مناسب

2-5 شناسایی کاربر- نیازهای سازمانی

3-5 شناسایی، ارزیابی و انتخاب منابع

4-5 برآورد بودجه

5-5 شناسایی تیم مدیریت پروژه

6-5ثبت قرارداد- توافق نامه به منظور دیجیتالی شدن منابع

7-5 تامین ابزارهای آی.سی.تی (ICT) و گسترش آنها

8-5 دیجیتالی کردن، پردازش و حفظ منابع انتخاب شده

9-5 آموزش کارکنان کتابخانه ها و کاربران محیط کتابخانه دیجیتالی

برای ایجاد منبع یا کتابخانه دیجیتال در وهله اول بایستی هدفی روشن داشته باشیم. کتابخانه دیجیتال باید به منظور حمایت از سازمان در خدمت نیازهای اطلاعاتی کاربران باشد (به عنوان مثال نیازهای پژوهشی، آموزشی یا اهداف تجاری برا ی حفظ نسل های آینده). تعداد زیادی از کاربران (مراجعان، مربیان، کتابداران و...) نیز در کتابخانه دیجیتال دارای حق هستند که باید مورد توجه واقع شوند. در یک نظام کتابخانه دیجیتال بایستی درخواستهای پیچیده و احتمالا متناقص نیز در نظر گرفته شوند (2006, Butterworth). کتابخانه دیجیتال باید علاوه بر تعداد منابع دیجیتالی شده سازمان با روزآمدسازی و تکمیل وسائل و تجهیزات، زمینه افزایش بهره وری و ارائه خدمات بهتر به کاربران را فراهم آورد. فراهم کردن منابع دیجیتالی هم خیلی گران تمام می شود، بنابراین هدف پروژه های این چنینی باید اهداف سازمان مادر را تامین، منابع دیجیتالی شده را پشتیبانی و دسترس پذیری به اطلاعات و اشتراک دانش را - حتی اگر لازم شد به وسیله سازمانهای دیگر- تامین کند. (Kesavan, 2009)

2-5 شناسایی کاربر/ نیازهای سازمانی

 پس از اینکه هدف از ایجاد کتابخانه دیجیتالی مشخص و خط مشی آن تدوین گردید گام بعدی شناسایی کاربران و نیازهای اطلاعاتی آنها است. ارزیابی کاربران مولفه مهمی در توسعه کتابخانه دیجیتالی می باشد، چرا که نظرات آنها در مورد تجزیه و تحلیل الگوهای استفاده شده می تواند کمک مهمی باشد. در طول این قسمت ما با پرسشهای متعددی روبرو هستیم از جمله: کاربران چه کسانی هستند؟ گروه های کاربری بالفعل و بالقوه چه کسانی هستند؟ کاربران داخلی هستند یا خارجی؟ آنها چه اطلاعاتی نیاز دارند؟ پروژه کتابخانه دیجیتال چه نیازهایی را در حال، آینده و یا هر دو در نظر دارد برآورده سازد؟ کاربران چه انتظاراتی از کتابخانه دیجیتال دارند؟ نحوه دسترسی چیست، و چه خواهد بود؟ آیا این دسترسی از طریق سی دی، دی وی دی، شیکه، اینترنت و یا اینترانت خواهد بود؟ نقاط دسترسی کدامند؟ ( از طریق شبکه کتابخانه، در داخل محوطه سازمان، در داخل محوطه کتابخانه، دسترسی محدود بر اساس درخواست، دسترسی 24 ساعته در هفت روز هفته، دسترسی رایگان، یا دسترسی با پرداخت وجه و غیره) اینها و انواع سوالاتی از این دست، سوالاتی هستند که بایستی برای آن پاسخی قابل قبول و منطقی داشت. نیازهای کاربر باید به وضوح و با استفاده از روشهای علمی مانند نظر سنجی، مصاحبه، تبادل نظر در گروه های بحث و آمارهای گذشته کاربران کتابخانه مشخص شود (2008, Wilson). چنین مطالعات متمرکزی ما را به درک بهتر از نیازهای مطالعاتی کاربران و چگونگی طراحی کتابخانه دیجیتال قادر می سازد (2006, Blandford).

با کمک سیاست توسعه مجموعه کتابخانه دیجیتالی، منابع موجود به دقت انتخاب و ارزیابی می شوند. معیار ارزیابی می تواند مواردی چون حق مولف منابع، ربط، اعتبار، انتشار، بودجه، تمامیت و چشم اندازهای حال و آینده سازمان باشد. پیش از این خدمات کتابداران تنها به وسیله کتابهای محدود در محیط کتابخانه محدود می شد. با این حال، با پیاده سازی کتابخانه دیجیتال و تغییر نقش کتابداران منابع اطلاعاتی در همه جا قابل دسترس می باشند (2006, AdamsandBlandford).

از این رو در فرایند توسعه کتابخانه دیجیتال، الگویی برای مجموعه سازی مورد نیاز است. براساس ویژگیهای منابع اطلاعاتی و نحوه استفاده از این منابع، دماس[2] پنج الگو را تعریف کرده و آنها را انواع اطلاعات نامگذاری نموده است که عبارتند از:

1-نرم افزارهای کاربردی؛

2-فایل های کتابشناختی؛

3- متن کامل؛

4- فایل های عددی؛

5- چند رسانه ای ها (گوپال، 1382، ص4).

 متخصصان کتابداری بایستی با دانش موضوعی خاص یا عنوان ویژه از سازمان مادر و یا ترکیبی از هر دو، در انتخاب منابع نقش داشته باشند. با توجه به حجم کار و اولویتهای در نظر گرفته شده، یک تیم از افراد مختلف می توانند در انتخاب و ارزیابی منابع مشارکت داده شوند. محتوای اطلاعات، ساختار پایگاه اطلاعاتی کتابخانه دیجیتالی و منابع قابل بازیابی؛ نباید بدون مشورت کامل با متخصصان و کارشناسان این حوزه موضوعی ایجاد شود و نیز در شناسایی مهارت های رفتار اطلاع یابی و سابقه استفاده از ارائه اطلاعات کتابخانه دیجیتال بسیار محطاطانه عمل کند (2002, Bates).

4-5 برآورد بودجه

با بررسی حجم کار، تهیه برآورد بودجه برای کل طرح بسیار مهم و ضروری می باشد. بودجه باید هزینه هایی شامل نیروی انسانی، ابزار های فناوری اطلاعات و ارتباطات، فرایند دیجیتال سازی، ضبط داده ها روی یک فرم، توسعه نظامهای ذخیره و بازیابی اطلاعات، توسعه بازاریابی و غیره را دربر گیرد. موسساتی که علاقمند به توسعه مجموعه های دیجیتالی و خدمات هستند، امتیاز بالایی در طراحی گسترده مجموعه هایشان، دیجیتال سازی منابع و هزینه های پیاده سازی دارند (1998, Kuny; Cleveland). علاوه بر این همیشه باید هزینه های احتمالی را برای دیجیتالی کردن منابع در نظر بگیریم.

5-5شناسایی تیم مدیریت پروژه

موفقیت پروژه ایجاد کتابخانه دیجیتال بستگی به تخصص تیم مدیریت در این طرح دارد. به منظور رسیدن به اهداف در نظر گرفته شده برای ایجاد کتابخانه دیجیتال نیاز به تخصص تیمی در هر دو جبهه تخصص موضوعی و مهارت فنی داریم. معمولا تیم پروژه دیجیتالی کردن منابع شامل این افراد است:

·        کارشناسان علوم کتابداری و اطلاع رسانی؛

·        کارشناسان فناوری اطلاعات؛

·        متخصصان موضوعی؛

·        وکلای حقوقی.

6-5 ثبت قرارداد/ توافق نامه به منظور دیجیتالی شدن منابع

اگر پروژه کتابخانه دیجیتالی به هر دلیلی برای سازمان مشکل و سنگین تمام می شود، می توان این فرایند را از طریق برون سپاری دنبال کرد و کمیسیون خدمات را از طریق URD[3] راه اندازی کرد. بدیهی است قرارداد فیمابین باید حمایت از حق مولف را به امضا برساند. درواقع حمایت از تیم تجاری- حقوقی از نیازهای ضروری سازمان مادر می باشد. از سوی دیگر اگر از پتانسیل های داخلی سازمان استفاده شود باید از توافق نامه ای در سطح داخلی بهره جست، تا منجر به نگرانیهایی در آینده نشود. در هر صورت مشخصات فنی برای کیفیت داده های دیجیتالی و غیره باید به وضوح در قرارداد مشخص باشد. علاوه بر این دستورالعمل های مناسب را به منظور نحوه استفاده از منابع نباید فراموش کرد.

7-5تامین ابزارهای ICT و گسترش آنها

موفقیت در پروژه کتابخانه دیجیتالی تا اندازه زیادی بستگی به ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات دارد. برخی از ابزار های مهم کامپیوتری که می تواند در پروژه دیجیتالی منابع مورد استفاده قرار بگیرند عبارتند از:

·        رایانه های شخصی، لپ تاپ و سرور کامپیوتر (بومی و البته به خوبی سرور جهانی)؛

·        تجهیزات دیجیتال سازی ( اسکنر، دوربین های دیجیتالی، دستگاه های تبدیل فایل های صوتی و تصویری به دیجیتال)؛

·        اتصال به شبکه (برای اینترنت، اینترانت و تسهیلات شبکه)؛

·        تجهیزات دیگر (لوح فشرده (سی دی) و انواع آن،  قلم نوری(PENdrives[4]) و تجهیزات پشتیبانی[5])؛

·        نرم افزارهای مورد نیاز به منظور استفاده از سخت افزارها.

8-5دیجیتالی کردن، پردازش و حفظ منابع انتخاب شده

فرایند دیجیتالی کردن فعالیت اصلی کتابخانه دیجیتال محسوب می شود. برای انتقال یک سند با محمل کاغذی به قالب دیجیتالی معمولا دو راه عمده وجود دارد:

·    نخست روش تصویری است یعنی از سند اسکن گرفته می شود تا تصویری با وضوح بالا از آن به دست آید. اسکنر های فعلی قادرند تصاویری با وضوح بین 300 تا 600 نقطه در اینچ (بی.پی.آی.) bit per inch تولید کنند؛

·    روش دوم الفبای عددی است که در آن از رمز گذاری منبعی که قبلا اسکن شده در قالب الکترونیکی با کمک یک دستگاه بازخوان نوری کارکتر رمزگذاری می شود. همچنین دستگاههای آرایه سازی[6] نیز وجود دارند که بیشتر برای پردازش گرافیکی به کار می روند.

در روش تصویری، اندازه فایلی که قرار است حفظ شود بزرگتر است،  (حدود500 کیلو بایت در صفحه). برعکس در روش الفبای عددی اندازه فیل تنها چند کیلو بایت است. راه حل دیگر نیز ترکیب این دو روش است. بدین ترتیب می توان تصاویر را با روش تصویری و متون را در سیستم بازشناسی نوری کاراکتر[7] حفظ نمود. در روش اخیر باید فرایند کار را با کمک نرم افزار غلط گیر و توسط یک اپراتور مرتبا کنترل کرد. تصاویر ثابت را نیز می توان با اسکن پردازش کرد و این کار با گزینش استانداردهای وضوح که بر حسب کیفیت بهره برداری متفاوت هستند، انجام می شود. تصویر اسکن شده سپس فشرده می شود تا از اندازه فایل کاسته شود و بتوان آن را به سهولت ذخیره کرد یا در شبکه منتشر نمود (رود؛ پیژو؛ پلاس، 1384، ص87).

خصوصیات فنی منابع دیجیتالی

( وضوح فرمت فایل خروجی)

به نوع منابع بستگی دارد (جدول1). بدیهی است که کارکنان متخصص و کارآمد باید شناسایی شده و مسئولیتهای تعریف شده ای به آنها واگذار شود. این وظایف شامل تنظیم تجهیزات، جایابی و بررسی منابع، اسکن، ضبط و پردازش تصاویر، کنترل کیفیت و ایجاد ابر داده، مدیریت محتوا و غیره است. کنترل کیفیت باید در تمامی مراحل، دیجیتالی سازی منابع را پشتیبانی کند. همه منابع دیجیتالی باید در فایلی و با استفاده از روش علمی نگهداری شوند و علاوه بر آن نسخه پشتیبان نیز از آن تهیه شود(Kesavan, 2009)).

جدول1: انواع منابع و فرمت های خروجی فایل دیجیتالی(Kesavan, 2009)

9-5 آموزش کارکنان کتابخانه ها و کاربران محیط کتابخانه دیجیتالی

در هنگام افزایش مهارتها برای سازماندهی، تهیه و تامین خدمات در محیط دیجیتالی، آموزش اهمیتی بیشتر تر همیشه پیدا می کند.آموزش مراجعان درباره واقعیت های تازه و مهارت های جدیدی که در محیط دیجیتالی به آن نیاز پیدا خواهند داشت، در مراکز اطلاع رسانی ضرورت فزاینده ای دارد.

آموزش تنها روش عملی است که با آن می توان گرایشات مثبت کارکنان کتابخانه را به سوی ارائه خدمات دیجیتالی کاملا با ارزش و قابل قبول از سوی بهره گیران هدایت خواهد کرد. کارکنان متخصص و غیر متخصص، بر تجربه بهره گیران از فناوری های کتابخانه ای، تاثیری دائمی دارند (دیگان؛ تانر، 1382، ص320). مسئله دیگر، در نظر گرفتن توانایی کاربران است. در طراحی کتابخانه دیجیتالی نباید تنها به نوع فن آوری به کار گرفته شده توجه کرد، بلکه باید به این مسئله توجه کرد که چه کسانی قادر هستند از آنها استفاده کنند تا به طور دقیق جامعه استفاده کننده تعریف شود و مشکل خاصی در مجموعه سازی و نحوه ارائه خدمات ایجاد نشود (حسن زاده، 1382). از این رو برنامه های آموزشی باید کارکنان وکاربران – هر دو را- پوشش دهد:

·    کارکنان علوم کتابداری و اطلاع رسانی: این آموزشها شامل فراهم آوری خدمات اطلاع رسانی، ایجاد فرا داده، روزآمد سازی پایگاه داده، مدیریت محتوا و نگهداری از نسخه پشتیبان و غیره است. همچنین کارکنان علوم کتابداری و اطلاع رسانی باید آموزش های لازم را درمورددسترس پذیر ساختن منابع دیجیتالی برای کاربران کسب کنند.

·    کاربران: کاربران باید در حوزه هایی چون دانشِ استفاده از منابع الکترونیکی، دسترسی به نظامهای کتابخانه دیجیتالی، قابلیتهای جستجو، ذخیره و بازیابی، تکثیر، استفاده منصفانه از منابع و غیره برای بهره گیری بهتر از کتابخانه های دیجیتالی آموزش ببینند.                (Kesavan, 2009)

از این رو، معرفی برنامه های دیجیتال شده ای که بر روی دیسکت فشرده نوری ذخیره و در همه شبکه ها قرار می گیرد باعث می شود تا در سازمانها نوعی توانمندی ایجاد شود که از طریق بازگرداندن کارکنان به آموزش درون خطی، در وقت آنان صرفه جویی شود. این امکانات باعث می شود تا چندین کاربر به طور اشتراکی و به شکلی موثر از نشریات و کتاب های موجود بر روی دیسکت فشرده نوری بهره مند شوند (گوپال، 1382، ص128).

6.  مسائل پیش رو (در حال ظهور)

کتابخانه دیجیتال با چالشهای بسیاری از جهات مختلف فنی، سازمانی، حقوقی و برخی دیگر مواجه  هستند. اما یکی  از چالشهای مهم، درک مشکلات کاربران در استفاده از اطلاعات کتابخانه های دیجیتالی است. از این رو ارزیابی دوره ای از خدمات، کمک شایانی  به توسعه کتابخانه دیجیتال می نماید. از مسائل پیش رو می توان به بودجه، شکل فرا داده ها، نیروی انسانی، ابزارهای مدیریت محتوا، مسائل قانونی و مسائل مربوط به فناوری اشاره کرد. (Kesavan, 2009)

با توجه به تب رو به رشد ایجاد و راه اندازی کتابخانه هایدیجیتالی توسط کتابداران و مدیران سازمان ها، شایسته است که نسبت به ماهیت،کارکردها، مزایا و معایب این نوع کتابخانه ها آگاهی لازم فراهم آید تا از هدر رفتنبودجه، وقت و نیروی انسانی جلوگیری به عمل آید. امروزه این تفکر حاکم است که ایجاد کتابخانهدیجیتالی سخت و گران است و تلاش و همت بسیاری را می طلبد . باید توجه داشت که ایجاد کتابخانهدیجیتالی کارآمد چالش های بسیاری را در پی دارد. افزودن محمل های دیجیتالی به مجموعهسنتی به سادگی افزدون منابع جدید (مانند انواع کتابها، منابع دیداری و شنیداری) به کتابخانه سنتینخواهد بود. اطلاعات دیجیتالی ماهیتی منحصر به فرد دارند که با توجه به در نظر گرفتنهمه شرایط موجود سازمان و کتابخانه خود نسبت به آن باید تصمیم گیری کرد. دیجیتال سازی منابع تلاشی نسبتا نوین است که بر عهده دولت ها و دست اندر کاران جامعه اطلاعاتی گذاشته شده است. از این رو تکیه بر تجربه کسب شده در حفظ میراث جهانی و نیز تعریف اهداف مشخص، از ملزومات راه اندازی کتابخانه دیجیتال می باشد.

گذشته از این، تشویق برنامه های آموزشی و کارآموزی، توافق در موضوع اشتراک منابع، انتشار نتایج پژوهشها و تقویت همکاری و همبستگی بین المللی به منظور فراهم آوردن امکان ایجاد، اشاعه و حفظ میراث ملی دیجیتالی و دسترس پذیری دائمی آن،کمک شایانی  به توسعه کتابخانه دیجیتالی و غنی سازی منابع می نماید.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------