خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات و پیشنهاد الگوی مناسب جهت ارائه آن

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسنده

کارشناس ارشد علوم کتابداری و اطلاع رسانی

چکیده

خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات خدمات ویژه ای است که نیاز کاربران به آن جهت می دهد. کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی طبیعتاً دارای منابع اطلاعاتی مختلف و متنوعی هستند و این منابع به صورت مرتب روزآمد شده و منابع جدید وارد مجموعه می شوند. از طرفی کاربران و پژوهشگران نیازهای اطلاعاتی دارند که آنها را به سمت کتابخانه ها و منابع داخل آنها می کشاند. پاسخگویی به این نیاز برای مراجعان و پژوهشگران زمان بر و هزینه ساز است؛ چرا که نیاز به کاوش و جستجو است. خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات پلی است برای ارتباط سریعتر مراجعان با منابع اطلاعاتی؛ و در این میان نقش متخصصان اطلاع رسانی واضح و آشکار است. هر کتابخانه و مرکز اطلاعاتی با توجه به سطح امکانات و مراجعان خود اقدام به ارائه خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات می نمایند به همین جهت است که در روش و نوع ارائه تفاوت به وجود می آید.
در این مقاله سعی شده  با مطالعه متون موجود فرآیند اجرای این خدمات مشخص و معرفی شده و با تعیین معیارها و ملاک های مورد نیاز این خدمات در  پایان الگویی مناسب برای ارائه این خدمات پیشنهاد گردد.

کلیدواژه‌ها


 
1. مقدمه

امروزه دانش به عنوان یک منبع ارزشمند و استراتژیک و به عنوان یک دارایی مطرح است و ارائه خدمات و امکانات با کیفیت بدون مدیریت و استفاده صحیح از این منبع ارزشمند امری سخت و بعضاً غیر ممکن است (افرازه،1382).

به دلیل درک اهمیت اطلاعات و انتقال آن، مراکز اطلاعاتی در حال حاضر در خصوص فرایند انتقال اطلاعات از منابع به استفاده کنندگان بسیار فعالانه عمل می کنند. دو دلیل عمده برای توجه فراوان  به خدمات اطلاع رسانی در زمان حاضر را می توان افزایش بی حد و حصر اطلاعات چاپی و الکترونیکی و افزایش تخصص گرایی اندیشمندان در همه شاخه های دانش (که بیشتر و بیشتر در حال تخصصی تر شدن است) دانست. این دلایل با توجه به محدودیت زمانی استفاده کنندگان و همجنین منابع فراوان قابل دسترس می تواند بسیار با اهمیت تر به نظر آید(اونیل[4]، 2001).

نیاز به حمایت فکری قوی از دانشمندان و متخصصان همواره مورد توجه مدیران تحقیقاتی است، کسانی که می دانند فقدان اطلاعات چگونه می تواند خطر جدی برای برنامه های پیشرفت تحقیقاتی باشد. زمانی که تحقیقات و پژوهشها شروع می شود، زمانی است که وجود دانش جدید و به روز ضروری است. در سیلاب مقالات مجلات و گزارش ها و اطلاعات فراوان، راه حل مشکل خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات[5] است که با تعیین و تشخیص و پاک سازی، نوع خاصی از اطلاعات را ایجاد می کند. اشاعه گزینشی اطلاعات نوعی از خدمات آگاهی رسانی جاری[6] فردی است که تحت مناسب ترین شرایط تعداد زیادی از مدارک را غربال می کند و اطلاعات انتخاب شده با اطلاعات درخواستی افراد سازگار است. سیستم های اشاعه گزینشی اطلاعات نه تنها نیاز به تصویربرداری و جستجو در میان کتابها و مجلات را از بین نمی برد بلکه از حجم عملیات علمی و یا ارتباطات نیز نمی کاهد. این خدمات با تطبیق نیازهای اطلاعاتی کاربران با منابع اطلاعاتی جدید، نیازهای اطلاعاتی آنها را برطرف و به آنها اطمینان می دهد که اسناد انتخابی مستقیماً با تحقیقات جاری مرتبط بوده و موردی نادیده گرفته نشده است و فهرستی که نمایش داده می شود، بالاترین درصد اطلاعات مفید را داراست که تا کنون محقق از آن مطلع نبوده است (اشنایدر[7]، 1971).

 
2. اشاعه گزینشی اطلاعات[8]

در طی حرکت شتابان علوم و پویایی و زایایی روزافزون دانش، هر لحظه از کارایی فرایندهای سنتی موجود در کتابخانه ها کاسته می شود و با گسترش بیش از اندازه عوامل مؤثر در تولید، مصرف و نشر اطلاعات و جامعه اطلاعاتی، رویکرد پژوهشگران از مقولات موضوعی(تحقیقات کلی و عمومی) به سمت پرسش ها و مسائل و پروژه های موضوعی(تحقیقات خاص) تغییرمی کند. این پدیده، به ایجاد خدمات جدید، ویژه و تخصصی نوین با عنوان "اشاعه گزینشی اطلاعات" انجامیده است.

لوهن[9] از پیشگامان این زمینه است بنا به نظر او اشاعه گزینشی اطلاعات، خدمتی در سازمان است که وظیفه اش هدایت اقلام جدید اطلاعات از منابع مختلف به آن نقاطی در سازمان است که آن جا می توانند به طور سودمندی به علایق و نیازهای شخصی افراد خدمت کند. این خدمات تلاش می کند تا از توزیع نامتعادل[10] اطلاعات جدید جلوگیری و خطر ناشی از عدم برقراری ارتباط دفع کند (کومار[11]،1387: 173).

جابرحسین[12](2008) اشاعه گزینشی اطلاعات را از گروه خدمات آگاهی رسانی جاری می داند که نه تنها خدمات آگاهی رسانی جاری را ارائه می دهد بلکه کلاً به کاربر اختصاص داشته و در حوزه خاص خواسته های او ارائه و یا عرضه می شود. زمانی که خدمات آگاهی جاری به کاربران در حوزه خاص خواسته های او ارائه و عرضه شود، خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات شکل می گیرد. وی جریان تغییر مراحل آگاهی رسانی جاری به اشاعه گزینشی اطلاعات را به صورت زیر نمایش می دهد.

 

شکل 1: مراحل تغییر خدمات آگاهی رسانی جاری به خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات

 

اگرچه تاریخ دقیقی نمی توان برای شروع خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات ذکر کرد اما بررسی متون در این زمینه مشخص می سازد که این اصطلاح، اولین بار در سال 1958 برای نظام رقومی به کار رفت. شروع آن به زمانی برمی گردد که شخصی به نام هانس پیترلوهن[13] از شرکت آی. بی. ام در سال 1961 اولین نمایه درون بافتی (کوئیک)[14] را ایجاد کرد. این امر زمینه ایجاد نظام های اشاعه گزینشی اطلاعات را در همان سال برای او فراهم آورد (صیادی فر، 1385؛ یوسفی،1381).  

 

اوّلین کاربرد تجاری و در سطح گستردة خدمات اشاعة گزینشی اطلاعات، توسط مؤسسة اطلاعات علمی[15] امریکا صورت پذیرفت. این سیستم خودکار، با نام تجاری آسکا[16] در سال 1965 شروع به کار نمود و به سرعت با اقبال گستردة پژوهشگرانِ مراکز مختلف پژوهشی امریکا روبه­رو شد سال مذکور، نقطة آغازین بهره­گیری از نظام­های ماشینی در ارائة خدمات اشاعة گزینشی اطلاعات در مراکز پژوهشی است. پس از آن و با گذر زمان، کاربرد نظام های خودکار اشاعة گزینشی اطلاعات از اهمّیت فزاینده­ای برخوردار شد و تعداد کاربران این گونه خدمات خودکار  رو به فزونی گذاشت (نصرتی، 1386: 29).

 
1-2.  هدف­ها

هدف اصلی اشاعه گزینشی اطلاعات در دسترس قرار دادن مناسب ترین اطلاعات منطبق با حوزه پژوهشی پژوهشگر و صرفه جویی در زمان و نیروی انسانی در پروسه یافتن اطلاعات است. 

از عمده ترین اهداف خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1- روزآمد سازی اطلاعات پژوهشگران؛
2- جلوگیری از اجرای پژوهش های موازی و تکراری؛

3- صرفه جویی در هزینه ها و نیروی انسانی در مرحله گردآوری اطلاعات؛

4- کمک به پژوهشگران در امر تحقیقات علمی.
 

2-2.  فرایند خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات

پائو[17](1387: 366) معتقد است طرح تمام نظامهای اشاعه گزینشی اطلاعات در چندین جزء مشترک است. این فعالیت ها شامل تطبیق دادن پرونده های پژوهشی کاربران با مدارک مربوط، آگاه کردن، بازخورد و بازنگری پرونده های کاربران با پرونده های نمایه است.

به طور کلی این خدمات به ترتیب شامل مراحل زیر می شود:

نیازسنجی: (فرایند شاخص) از طریق پرسشنامه این امر صورت می گیرد. کاربر می تواند نیازهای ارائه شده در موقعیت های دیگر را حذف یا اضافه کند این خصیصه می تواند پشتیبانی اطلاعاتی را تضمین کند (موسوی چلک، 1380)؛

1.تشکیل پرونده پژوهشی؛

2.مطالعه منابع و مدارک جدید شامل نشریات ادواری، کتاب ها، خلاصه سمینارها، گزارش ها و پروانه ثبت اختراعات، پایگاه های اطلاعات (جعفربیگلو، 1381)؛

3.انتخاب و گزینش مطالب مرتبط با پرونده های پژوهشی (فرایند تطبیق شاخص نیاز با محتوای مدارک روزآمد)؛

4.انتخاب توصیفگرها: برای جلوگیری از ریزش کاذب از اصطلاحنامه های موجود و متناسب با محتوای موضوع هر پروفایل (پرونده پژوهشی)؛

5. انتخاب و گزینش مطالب مرتبط؛
6.ارسال منابع به روش مقتضی (کارنمای جستجوی اطلاعات)؛
الف: اطلاع دهی حضوری؛
ب: اطلاع دهی تلفنی؛
ج: آگاهی رسانی با پست؛
د: آگاهی رسانی با پست الکترونیکی؛
ه: تهیه بولتن های آگاهی رسانی و
و: تهیه نمایه ها و چکیده ها (موسوی چلک، 1380)

7.ارزیابی خدمات ارائه شده و نظرسنجی از پژوهشگران استفاده کننده برای ارائه مناسب این خدمات.

کونور[18](1967) در مقاله خود فرایند اجرای اشاعه گزینشی اطلاعات را اینچنین برمی شمارد:

1-    ورودی به سیستم:

-هر اطلاعاتی (برای اشاعه) که بتوان آنرا به وسیله یک سلسله کارکترها توصیف و به صورت      برجسته ای دوباره ایجاد کرد؛

-توصیفگرها که اطلاعات مورد نیاز استفاده کننده هستند؛
-فهرستی از آدرسهای استفاده کنندگان و

-بازخوردی از استفاده کنندگان که درجه ارتباط خروجی دریافت شده (با نیاز اطلاعاتی) و فراهم کردن مبنایی برای بهبود ارتباط خروجی را نمایان می سازد.

2-    فرایند اجرا:

-تطبیق توصیفگرهای استفاده کننده از اطلاعات مورد نیاز با توصیفگرهای متون اطلاعاتی ورودی به سیستم؛

-گزینش اسناد توصیفی که با اطلاعات مورد نیاز استفاده کننده منطبق هستند؛

-اصلاح پرونده پژوهشی بر مبنای بازخورد استفاده کنندگان و

-ارسال خروجی های گزینش شده.

3-    بررسی خروجی

-تعریف اسناد انتخاب شده و ارسال به آدرس تعیین شده؛

-آمارها، که سطح عملکرد سیستم را نشان می دهند.

کاشیاپ[19] (1998: 205) علاوه بر موارد ذکر شده موارد ذیل را نیز در فرایند خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات بیان می کند. این مراحل بعد از مرحله اصلاح قرار می گیرند:

-تحویل مدرک: به صورت تمام متن، که می توان این کار را از طریق ارسال به ایمیل کاربر انجام داد؛

-تسهیلات ترجمه: با توجه به وجود اطلاعات به زبان های مختلف، در صورت نیاز کاربر، بخش ترجمه         می تواند از عهده این کار براید. کارکنان این بخش قابلیّت ترجمه متون به زبان های مختلف را باید داشته باشند؛

-ارزیابی: ارزیابی خدمات انجام شده با اهداف اولیه ایجاد این خدمات می تواند در بهبود ارائه آن در آینده مؤثر باشد. بعد از ارزیابی مدل باید مشخص شود که کارکنان سیستم اطلاعاتی ، مدیریت، اهداف اصلی و ... ، در طول زمان در مقایسه با طرح اصلی سیستم تغییر کرده است یا خیر.

3-2. اجرای خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات
1-3-2. ایجاد پرونده پژوهشی[20]

تشکیل پرونده پژوهشی (پروفایل) برای کاربر اولین گام در فرایند ارائه خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات است. که بر اساس علایق و نیـازهای اطلاعـاتی اسـتـفاده کنـنـدگان از ایـن خدمات تهیه می شود.

جابرحسین (2008) کشف نیازهای کاربر را بخشی اساسی در فراهم آوری اطلاعات می داند. خدمات                آگاهی رسانی جاری به دلیل طبیعت خود، باید به علایق گیرنده بسیار نزدیک باشد. یافتن این نیازها و علایق کاربر  پرونده پژوهشی نامیده می شود. پرونده پژوهشی کاربر شامل اطلاعاتی درباره کاربر است که نیازهای اطلاعاتی او را مشخص می سازد. یک پرونده پژوهشی ساده شبیه یک پرس و جوی[21] آنی است که مجموعه ای از اصطلاحات کلیدی را شامل می شود. اینچنین پرونده پژوهشی برای ارائه خدمات آگاهی رسانی جاری ضروری است. درمقابل پرونده پژوهشی ساده، پرونده پژوهشی پیشرفته قرار دارد که جهت درج نیازهای اطلاعاتی پژوهشگران طراحی شده و شامل اطلاعات پیچیده تری از منابع اطلاعاتی و مشکلات مربوط به یافتن مناسب آن ها می شود.

جعفربیگلو (1376) پرونده پژوهشی را فرایند تجزیه و تحلیل بهینه موضوعات طرح پژوهشیـ با توجه به عناوین و کلیدواژههای اصلی و کمکی مندرج در سیاهه علاقمندیهای پرسشگر ـ به واسطه منابع استاندارد و به صورت روشمند، و برای رسیدن به حداکثر پاسخ و تعریف راهبرد مناسب کاوش، می داند.  

وی معتقد است در طراحی یک پرونده پژوهشی مراحل زیر را باید مورد توجه قرار داد:

1.   طراحی شمای کلی موضوعی[22]، با استفاده از عناوین پژوهش و فرایند مصاحبه مرجع[23]؛

2.   تعیین اصطلاحنامه(های) موضوعی متناسب با طرح پژوهشی؛

3.   به کارگیری منابع مرجع مرتبط با موضوع برای تکمیل شمای موضوعی؛

4.   تعیین توصیفگرهای مناسب برای پرونده پژوهشی؛

5.   ترکیببندی ساختار مناسب راهبردهای کاوش با توجه به نوع، هدف و گستره موضوع؛

6.   بازخورد و

7.   بازبینی، و انجام اصلاحات و تغییرات لازم.

علاوه بر موارد فوق، این فرایند شامل تبدیل زبان طبیعی پرسشگر به زبان کنترل شده ماشینخوان  و تعیین شاخصهای نیاز از طریق جداسازی عناوین پژوهش به کلیدواژههای اصلی و کمکی از عمدهترین مراحل تبدیل زبان طبیعی به زبان کنترل شده میباشد.

پائو(1378:366) هدف از ایجاد پرونده پژوهشی را توصیف نیازهای اطلاعاتی یک کاربر به وسیله گروهی از کلیدواژه ها می داند و در تشکیل هر پرونده و تعیین دقت و درستی آن، سه جنبه مهم برمی شمارد:

1-    توانایی شخصی درخواست کننده در برقراری ارتباط مؤثر با نظام اطلاع رسانی؛

2-    تعبیر شخص مسئول تشکیل پرونده از شیوه بیان کاربر از نیاز خود؛

3-    میزان دقتی که زمینه های موضوعی شناسایی شده به واژگان و مشخصه های پایگاه داده ها و نظام های بازیابی برگردانیده می شود.

معمولاً برای اولین بار که خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات در اختیار کاربر قرار گرفت می باید مصاحبه ارزشیابی انجام شود تا کتابدار متوجه شود اطلاعاتی که او فراهم کرده است چقدر برای کاربر مفید بوده است یا خیر. تا بر اساس آن، استراتژی های بعدی خود را مبنی بر دنبال کردن یا دنبال نکردن استراتژی فعلی مشخص کند. به عبارت دیگر اگر کاربر در مصاحبه ارزشیابی اعلام کند که اطلاعات و منابع فراهم شده توسط کتابدار مرجع برای او مفید نبوده است، مصاحبه مرجع اولیه باید دوباره صورت گیرد تا کتابدار متوجه شود کاستی ها کجا بوده تا بر اساس آن دوباره خدمات را ارائه دهد (علیجانی، 1388: 66).

غالباً برای شناخت زمینه های موضوعی مورد علاقه کاربر، از 2 روش زیر استفاده می شود:

1- مصاحبه: در این روش، مصاحبه گر در مورد موضوع ها و راهبردهای مختلف به موضوع ها، انواع فعالیتهایی که نیاز به اطلاعات دارد، تعداد مقاله های مورد نیاز، این که گزارش های پژوهشی یا پروانه ثبت اختراع هم مورد نیاز است یا خیر؟ و مسائل مربوط به پوشش محتوایی و زبان را مطرح می نماید.

2-در این روش به جای تشکیل پرونده بر اساس اظهارات کاربر درموردزمینه های مورد علاقه اش، نوع دیگری از پرونده پژوهشی را با توجه به انتشارات خود کاربر تشکیل می گردد. نوشته های هر شخص می تواند نشانه موثق و مستدلی از زمینه های پژوهشی مورد علاقه وی باشد. این امر نیز به دو صورت می تواند در تشکیل پرونده مورد استفاده قرار گیرد. نخست آنکه، اصطلاحهای نمایه ای داده شده به نوشته های فرد را می توان برای تشکیل پرونده ای آزمایشی، اما منوط به بازنگری از سوی کاربر، به کاربرد. دوم، انتشارات خود کاربران را   می توان برای بازیابی انتشاراتی که از نظر موضوعی مشابه با آنها هستند مورد استفاده قرار داد. یعنی آنکه، مقاله های استناد کننده با انتشارات استناد شده ارتباط موضوعی دارد. چنین روشی استفاده از انتشارات خود کاربر به منزله شاخصی برای زمینه های موضوعی مورد علاقه، شیوه ای پویاست بدان معنا که سابقه انتشاراتی فرد، نشانگر رشد زمینه های پژوهشی مورد علاقه اوست. با این حال، این گونه روش تشکیل پرونده ممکن است تنها در مورد پژوهشگران مؤثر و مفید باشد.

پرونده پژوهشی را می توان به 2 نوع اصلی تقسیم نمود:

1- پرونده پژوهشی سازمانی (تنالگانی): پرونده ای است که برای رفع نیازهای سازمانی و تحقیقاتی یک مرکز    یا سازمان تشکیل می شود. از این نوع پرونده در مراکز اطلاع رسانی ارائه دهنده خدمات                            اشاعه گزینشی اطلاعات با رویکرد کاوش گروهی (جستجو برای گروهی از پژوهشگران هم موضوع) استفاده   می گردد. جعفر بیگلو(1376) این دسته از  پرونده های پژوهشی را به 3 گروه گزارمانی، جاری و موضوعیتقسیم می نماید.

2- پرونده پژوهشی تخصصی(حرفه ای): این نوع پرونده پژوهشی متشکل از نیازهای اطلاعاتی پژوهشگرانی است که در حال تحقیق روی موضوعی خاص هستند. از این نوع پرونده در مراکز اطلاع رسانی و کتابخانه های ارائه دهنده خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات با رویکرد کاوش خاص (جستجو برای هر فرد انجام و با هر روزآمد سازی اطلاعات جستجو تکرار می شود) استفاده می گردد. تقسیم بندی این نوع نیز مانند پرونده پژوهشی تنالگانی است ولی با رویکرد فردی.

 
1-1-3-2. اجزای پرونده پژوهشی

1- اطلاعات فردی: شامل نام، نام خانوادگی، سن، جنس، مدرک تحصیلی، رشته تحصیلی و...

2- بخش اطلاعات موضوعی: شامل کلیدواژه های موضوعی مورد علاقه

3- بخش اطلاعات نظامی شامل بانک های موضوعی و پایگاههای موضوعی مرتبط.(جعفربیگلو،1376)

جابرحسین(2008) اجزای پرونده پژوهشی را اینچنین بر می شمارد:

1- اطلاعـات مـربـوط به هـویـت خـاص کـاربـر شـامل: نــام، آدرس، شـمـاره تـمـاس،  پست الکترونیکی؛

2- اطلاعات مربوط به شرایط و تجربیات کاربر شامل: رشته تحصیلی و سطح تحصیلات، شغل و حرفه و تجربیات مرتبط. اطلاعات این قسمت به طور محسوسی به گردآوری اطلاعات کیفی در زمینه دانش و مهارتهای کاربران کمک می کند؛

3- اطلاعات مربوط به پوشش موضوعی به صورت جزئی که بخش اساسی پـرونده پژوهـشی کاربر را تشکیل می دهد و اطلاعات مرتبط با نیاز کاربر بر اساس آن بازیابی، اسکن و ارسال می گردد.  این بخش می تـوانـد شـامل قسمت های ذیل باشد:

- تعیین دامنه موضوع اصلی: که برای این کار باید با تعیین موضوع اصلی و موضوعات فرعی آن عنوان یا موضوع پژوهش و تعدادی کلیدواژه قابل تغییر که موضوع و مسئله را به خوبی تفسیر کنند را ذکر کرد.

- هدف از پژوهش, دامنه زمانی انتشار, زبان مورد نظر و منابع مورد ارجاع

4- سطح آشنایی با رایانه: این گزینه برای یافتن دانش کاربر در زمینه کار با رایانه و نوع ارسال اطلاعات ضروری است.

5- شیوه توزیع یا تحویل اطلاعات: این گزینه مربوط به نوع اطلاعات مورد نظر کاربر، شکل اطلاعات و شیوه تحویل اطلاعات مورد نظر کاربر می باشد.

6- فاصله مورد نظر برای ارسال اطلاعات: این گزینه ای مهم در پرونده پژوهشی است که چگونگی ارسال اطلاعات را تعیین می کند(هفتگی، دوهفتگی، ماهانه و...). پرسش اینجاست که آیا کاربران باید در مورد آخرین اطلاعات در حوزه مورد علاقه شان اطلاعات داشته باشند؟ این گزینه به طور مشخصی فاصله جستجو های تخصصی را برای افراد تعیین می کند.

2-3-2. تطبیق دادن[24]

پائو (1378 :369) بیـان می کند که، بـا  در اختیـار داشتـن  پرونده ای  آزمـایشی  که  نشانـگر انگاره های  

جستجوی کاربر است، شخص تشکیل دهنده پرونده باید آن مفاهیم و ملزومات را به واژگان[25] نظام بازیابی و نحو(ترکیب)[26] واژه ها در آن نظام برگرداند. برای افزایش دقت در نتایج بازیابی بهتر است برای برگرداندن    کلیدواژه ها و بسط آنها از اصطلاحنامه ها (تزاروس ها) استفاده شود. برخی کلیدواژه ها نیز به همان شکلی که در عنوان چکیده دیده می شود برای جستجو حفظ می شود. پس از چنین اقداماتی، درمورد تأیید واژگان یافت شده با کاربر مشورت می شود.

هر نظام اشاعه گزینشی اطلاعات دو ورودی عمده دارد که یکی از آنها پرونده پژوهشی و دیگری موارد اطلاعاتی و یا مدارک هستند موارد و مدارک اطلاعاتی وارد شده به نظام ابتدا بنابر اصطلاحنامه مورد استفاده مرکز نمایه سازی می شوند- همان اصطلاحنامه ای که کلیدواژه های موضوعی مورد نیاز هر فرد نیز از آن انتخاب می شوند- و سپس بنابر خط مشی نظام به فرمت های مورد نیاز تبدیل می شوند. ایجاد ابرداده، تبدیل به فرمت های اکس ام ال[27]،  پی دی اف[28] و اچ تی ام ال[29] و یا چندتایی از آنها از جمله پردازش هایی است که در این مرحله صورت می گیرد. مدارک پردازش شده در یک پایگاه اطلاعاتی با نام "پایگاه اطلاعاتی مدارک" ذخیره می شوند. در این مرحله به هر یک از مدارک، کدی داده می شود و به همراه اصطلاح های نمایه سازی شده در یک فایل مقلوب قرار می گیرند. هر بار که اطلاعات جدیدی وارد نظام می شود کلیه مراحل پردازش روی آن انجام گرفته و پایگاه اطلاعاتی مدارک به هنگام می شود. پرونده های پژوهشی نیز پس از تکمیل در پایگاه اطلاعاتی پرونده ها پس از کددهی در یک فایل ذخیره می شوند. سپس در فاصله های زمانی معین، بسته به خط مشی نظام و دوره های ورود اطلاعات به آن، کلیدواژه های فایل پرونده ها، مورد جست و جو و مقابله با فایل مدرک قرار می گیرند و هر جا بین کلیدواژه ها اشتراکی یافت شد، کد مدارک یافت شده در پرونده پژوهشی متناسب ذخیره می شود و مشخصات مربوط به مدارک آن کد برای صاحب پرونده پژوهشی ارسال می گردد (رادفر،1385: 167-166).

3-3-2. اطلاع دهی

استنادها، مدارک، یا چکیده هایی که برمبنای پرونده آزمایشی بازیابی شده، به کاربر تحویل داده می شود. این مطالب ممکن است به شکل نسخه چاپی و یا صفحه عنوان مقاله ها باشد. تحویل مدرک می تواند از طریق نظام پیام رسانی الکترونیکی[30] نیز انجام گیرد. متن الکترونیکی را می توان ملاحظه و از آن نسخه های چاپی تهیه کرد. ضروری است خود پرونده نیز تحویل شود تا کاربر بتواند میزان ارتباط آن را با انواع منابع ضمیمه شده در مجموعه اطلاعات تحویلی  بررسی کند. ارسال اطلاعات و یا اگاهی رسانی به کاربر از طریق پست الکترونیکی، تلفن همراه، صفحه شخصی کاربر و اتوماسیون اداری نیز انجام می گیرد. در این میان پست الکترونیکی در میان کاربران مقبولیّت فراوانی یافته است. سهولت استفاده، سرعت انتقال، هزینه کم، کیفیت و توان انتقال حجم بالای اطلاعات ازطریق این فن‌آوری آن‌ را به وسیله‌ای کارآمد در تبادل اطلاعات مبدل کرده است.

مسئله دیگر در ارسال نتایج جست و جو، شکل آن هاست. برخی نظام ها تنها مشخصات کتابشناسی مدارک بازیابی شده را برای کاربر می فرستند و اگر کاربر از بین آنها انتخاب کند دوباره برای نظام ارسال می کند تا اصل مدرک دریافت شود. گروهی دیگر میان اطلاعات کتابشناسی به اصل مدرک در پایگاه خود پیوند مستقیمی ایجاد می کنند.  در بعضی از صفحات و یا فضاهای شخصی و یا جعبه های پستی این امکان وجود دارد که مدارک رسیده بنا به طبقه بندی های شکل گرفته در پرونده پژوهشی دسته بندی شوند تا مدیریت آنها برای کاربر آسان تر باشد. هر مدرکی که برای کاربر ارسال  می شود در طبقه بندی موضوعی خود قرار می گیرد و در صورتی که مدرکی با چند طبقه بندی ارتباط موضوعی داشته باشد در همه آنها جا می گیرد (آماتی[31]، 1999: 637).

نکته دیگر در بخش اطلاع دهی، رتبه بندی نتایج ارسالی است. مرتب کردن نتایج بازیابی شده از راه های مختلفی صورت می گیرد، ولی سه راه آن که در بازیابی های الکترونیکی بیشتر مطرح هستند عبارتند از:

1- الفبایی عنوان؛
2- درجه ربط و
3- تاریخ انتشار.

نکته اساسی آن است که در نظام های اشاعه گزینشی اطلاعات، که جزئی از خدمات آگاهی رسانی جاری محسوب می شوند، تنها اطلاعات جدید و تازه رسیده به مرکز برای کاربر ارسال می شود. پس رتبه بندی زمانی برای این مسئله مناسب نخواهد بود. به هرحال انتخاب نوع رتبه بندی نتایج می تواند بر اساس خط مشی نظام و یا درخواست کاربر تعیین شود (رادفر،1385: 168-167).

1-3-3-2. شیوه های ارسال اطلاعات و آگاهی رسانی کاربر در خدمات اشاعه گزینشی

1- حضوری؛
2- تلفنی؛
3- پست؛

4-    پست الکترونیک: ارزان بودن و دردسترس بودن پست الکترونیکی این شیوه را به غالب ترین شیوه ارسال در خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات چه به صورت نیمه الکترونیکی و چه الکترونیکی تبدیل نموده است.

5-   شیوه ارسال به صفحه شخصی کاربر: این شیوه نیز بسیار مورد توجه قرار دارد. صفحات و یا فضایی مشخص، امکانی است که برخی نظام های اطلاع رسانی در اختیار کاربرانشان می گذارند. این فضاها رابط های گرافیکی هستند که کاربر می تواند اطلاعات خاصی از نظام ، به خصوص آنهایی که از طریق خدمت اشاعه گزینشی اطلاعات برای وی ارسال می شود، در آن ذخیره، نگهداری ویا حذف کند. این فضا ها همچنین دارای توان جستجو در کل مجموعه نظام اطلاع رسانی هستند. در این صفحات یک نمونه از پرونده پژوهشی کاربر نیز باید باشد تا او بتواند نتایج ارسالی را با آن مقایسه و در صورت نیاز برای اصلاح آن اقدام کند (همان، 167).

6-   اتوماسیون اداری: در سیستم های اداری و با وجود نرم افزارهای مخصوص اتوماسیون اداری هر کاربر دارای صفحه شخصی مخصوص خود است که می توان اطلاعات مورد نیاز وی را بدین وسیله ارسال نمود. خصوصی بودن و آسان بودن استفاده از این شیوه را می توان از مزایای آن برشمرد.

7-   استفاده از خدمات تلفن همراه:  نوعی از شیوه ارسال استفاده از امکانات تلفن همراه است. در این شیوه می توان کاربر را از وجود اطلاعات مورد علاقه وی مطلع کرد. تا در صورت نیاز با مراجعه حضوری و یا با استفاده از دو شیوه ذکر شده متن اطلاعات را در دسترس وی قرار داد. از این شیوه بیشتر برای آگاهی رسانی جمعی کاربران در خصوص اطلاعات موجود و خدمات آگاهی رسانی جاری استفاده می گردد. سرعت و سهولت استفاده از این شیوه از جمله مزایای آن به شمار می رود.

 
4-3-2. بازخورد

این جزء از نظام اشاعه گزینشی اطلاعات، کارایی نظام های بازیابی را از نظر مواد بازیابی شده ارزشیابی     می کند. برپایه این گونه ارزشیابی، پرونده زمینه های مورد علاقه افراد را می توان بازنگری و برای بازیابی های بعدی اصلاح کرد. این کار همچنین راهکار مفیدی در بهنگام کردن پرونده ها نسبت به زمینه های جاری و احتمالاً متغیر کاربر است. بازخورد ممکن است شکلهای متفاوتی داشته باشد. واکنش متغیر نسبت به هر آگاهی رسانی می تواند به صورت کتبی یا شفاهی باشد. در مرحله ابتدایی تشکیل پرونده، برگزاری جلسه ای شخصی با فرد تشکیل دهنده پرونده و پس از تحویل نخستین مواد بازیابی شده بسیار سودمند خواهد بود، این جلسه به ویژه چنانچه حاصل نخستین بازیابی ها نتیجه ای ضعیف در برداشته باشد، بسیار ضروری است. این امر عامل مهمی در موفقیت هر خدمت اشاعه گزینشی اطلاعات بوده و همکاری کامل شخص درخواست کننده را می طلبد. ساز و کار بازخورد می بایست به حداقل زمان و تلاش از سوی کاربر نیازمند باشد. بسیاری از سازمان ها همراه مواد تحویلی یک کارت پستی برگشت دادنی[32] برای دریافت اطلاعات بازخوردی ضمیمه می کنند تا حداقل زمان کاربر را بگیرد. در وضعیت ارتباط الکترونیکی، بیش از به پایان رسیدن ارتباط، خواستن آراء می تواند موجب یادآوری به کاربر شده و او را تشویق به اظهار نظر کند (پائو،1387: 370).

وود[33] و سیدس[34] (1974: 381) معتقدند نوع خدمات و میزان رضایت از آن بستگی به شرایط خاص هر مرکز اطلاعاتی یا کتابخانه و همچنین جامعه استفاده کننده دارد. لذا برای هرگونه تغییر یا تصمیم گیری تازه در ارائه خدمات باید مطالعات و تحقیقات خاص آن انجام و از استفاده کنندگان نظرخواهی به عمل آید.

 
5-3-2. پیش بینی نیازها

یک نظام قدرتمند اشاعه گزینشی اطلاعات تا حدی توان پیش بینی نیازهای کاربران خود را دارد. یک راه برای پیش بینی نیازهای مطالعاتی، بهره گیری از نتایج بازخوردهاست. معمولاً کاربران درتغییر و اصلاح پرونده پژوهشی خویش تبحر ندارند واین وظیفه نظام است که با بهره گیری از نظرات آنها مبنی بر عدم بهره گیری درست از نتایج ارسالی و میزان نمراتی که در مرحله آزمایش پرونده به مدارک می دهند، سعی در پیش بینی موضوعات مورد نظر بکند. راه دیگر بهره گیری از کلیدواژه هایی است که پژوهشگران نوشته های قبلی خود را با آنها نمایه کرده اند و راه دیگر بررسی منابع مورد استفاده در نوشته های آنها جهت یافتن ارتباط موضوعی است. البته قبل از   قرار دادن موضوعات پیش بینی شده توسط نظام در پرونده های پژوهشی باید ابتدا با خود کاربر مشورت کرد (رادفر،1385: 168).

 
6-3-2. بازنگری و بهنگام کردن پرونده (اصلاح)

کاشیاپ[35] (1998: 88) از قول شفلر[36] نقل می کند: مصاحبه با شرکت کنندگان در خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات نشان می دهد که تقریباً همه استفاده کنندگان از این خدمات تمایل به اصلاح پرونده پژوهشی خود دارند. مصاحبه های انجام شده نشان می دهد که بیشتر چکیده های ارسالی پذیرفته شده اند اما باز هم درخواست اصلاح وجود دارد. از جمله دلایل این درخواست می توان به ضرورت ارجاع به مبحث کلی تر از مبحث مورد نظر و یا مبحث خاص تر اشاره کرد. همچنین تغییر یا اصلاح موضوع پژوهش و یا تفاوت در جنبه های مورد تحقیق می تواند از دلایل درخواست اصلاح پرونده پژوهشی از سوی استفاده کنندگان این خدمات باشد.

بعد از دریافت بازخوردها از کاربران و تجزیه و تحلیل دقیق آنها و مشخص کردن موارد اشکال، با توجه به  دلایلی ممکن است که پرونده پژوهشی نیاز به اصلاح و یا تعدیل داشته باشد؛ از آن جمله می توان به مشکلات نوشتاری، اشکالات منطقی، صحت داده­های موجود در فیلدها[37] ، اختصاص کد مناسب به هر     پروفایل (رکورد)[38]، مسائل عملگرها در بازیابی، پیچیدگی بیش از حد عبارات و شکل نامناسب جمع و مفرد واژگاناشاره نمود. جعفربیگلو معتقد است این مسائل از متداول­ترین خطاها در فرایند ایجاد پروفایل پژوهشی است علاوه بر اصلاح ساختار و محتوای پرونده های پژوهشی پس از دریافت بازخورد از سوی کاربران و سیستم، جرح و تعدیل مستمر و پیوستة پروفایل­های پژوهشی در طول زمان و در خلال ارائة خدمات نیز بسیار مهم و ضروری است.

رویداد هرگونه تغییر در سیاهة علاقه­مندی­های پژوهشی کاربران در طول زمان، بروز ریزش کاذب[39] در فرایند بازیابی اطلاعات مندرج در پرونده پژوهشی، پاسخ­یابی اندک در اثر کاهش میزان جامعیت پایگاه اطلاعاتی و عملکرد نامناسب عملگرهای منطقی در فرایند بازیابی اطلاعات، از مهم­ترین عواملی است که بر ضرورت و اهمّیت جرح و تعدیل محتوا و ساختار پرونده پژوهشی کاربر می­افزاید (جعفربیگلو، 1376).

سرانجام آنکه احتمال دارد بسیاری از پرونده های کاربران نسبتاً بدون تغییر باقی بماند. در مورد شخصی که  دست اندرکار پژوهش در یک حوزه است، پرونده به حداقل تغییر نیاز دارد. با این حال، آگاهی رسانی و اصلاح مداوم می تواند نسبت به هرگونه تغییر در زمینه موضوعی فرد اطمینان ایجاد کرده و آن را مشخص کند. به موازات آنکه کاربران نسبت به توانمندی ها و محدودیت های نظام بیشتر آگاه می شوند، تقاضاهای آنها نیز در طول زمان تغییر می کند. به پیشنهادهای کاربران هم باید توجه کرد.

 
7-3-2. اجرا

پیش از استفاده از شبکه های مخابراتی، خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات بیشتر در محدوده داخلی کتابخانه ها اجرا می شد. کتابخانه ها نوارهایی را از تولیدکنندگان پایگاههای داده ها مشترک می شدند و مطابقت دادن پرونده های کاربران با اطلاعات توصیفی مدارک توسط رایانه کتابخانه انجام می گرفت. از آن هنگام به بعد، همانگونه که رایانه ها و تحویل الکترونیکی اطلاعات رایج تر شده است، انجام خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات نیز ساده تر و ارزان تر گشته است. تمام فروشندگان خدمات جستجوی پایگاههای اطلاعاتی پیوسته تسهیلاتی را برای بهنگام کردن جستجو در خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات به امکانات خود افزوده اند.به عنوان مثال می توان به ذخیره پرونده پژوهشی کاربر در رایانه شرکت فروشنده با استفاده از عملگرهای بولی اشاره کرد که می توان به محض دریافت اطلاعات جدید در پایگاه مربوطه با استفاده از همان کلیدواژه ها جستجو را انجام داد (پائو،1387: 371).

 

4-2. شیوه های ارائه خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات

1-    شیوه سنتی (دستی): این شیوه حتی قبل از رواج اصطلاح "خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات" توسط کتابخانه ها و کتابداران آنها برای یاری کاربران خاص و پژوهشگران مورد استفاده قرار می گرفته است. ارسال فهرست مندرجات نشریات جدید، فهرست تازه ها، گردش کتابها و منابع اطلاعاتی روزآمد و مرتبط با زمینه موضوعی و پژوهشی محققان عضو کتابخانه ها از جمله خدماتی است که از مدتها قبل در کتابخانه ها انجام می شده و در حال حاضر شاید با اندکی تفاوت در برخی مراکز و کتابخانه ها، در حال انجام باشد. مشخصه این شیوه اجرای آن به وسیله متخصصان اطلاع رسانی و کتابداران مرجع می باشد به شیوه سنتی. اطلاعات و  شاخص های نیاز کاربران از آنها دریافت و با اطلاعات و منابع تازه کتابخانه که به صورت چاپی هستند، تطبیق و نتیجه کار به صورت منابع مرتبط با نیاز پژوهشی کاربران برای آنها ارسال می گردد. این شیوه نیاز به دقت و تخصص در شناخت و تشخیص نیازهای اطلاعاتی و انطباق آنها با منابع اطلاعاتی موجود دارد. سرعت پایین کار به لحاظ انجام سنتی آن موجب شده تا این شیوه بتواند جوابگوی تعداد کمی از کاربران باشد.

2-    شیوه نیمه الکترونیکی: در این شیوه نیز فرایند ارائه خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات مانند شیوه سنتی طی می شود منتهی با این تفاوت که برخی از مراحل اجرای این فرایند با وارد ساختن امکانات ماشینی در روند کار، به وسیله رایانه انجام می گیرد. برخی مراکز در این روش دارای نرم افزارهای خاص، ماژول طراحی شده و یا از پیش طراحی شده و حتی پایگاه های اطلاعاتی هستند و انجام مراحل را به صورت مکانیزه امّا با نظارت متخصصان اطلاع رسانی طی می نمایند. در این شیوه معمولاً نیازهای اطلاعاتی کاربران به صورت دستی و یا فرم الکترونیکی طراحی شده دریافت، سپس نیازها شاخص گذاری شده و اصطلاحات و کلیدواژه های استاندارد با استفاده از اصطلاح نامه ها انتخاب می گردد سپس این نیازهای مدون با کلیدواژه های مربوط به منابع اطلاعاتی روزآمد شده تطبیق داده می شود و نتیجه کار جهت بهره برداری به پژوهشگر ارسال می گردد. در این میان بازخورد و ارزیابی خدمات نیز جایگاه خود را حفظ می نماید.

3-     شیوه الکترونیکی: در زمانی که سرعت تولید علم درجهان از سرعت بازیابی و استفاده از آن بالاتر است و اینترنت و پایگاه های اطلاعاتی مختلف در زمینه های متنوع علمی و فنی به صورت مداوم و توفنده به ارائه اطلاعات جدید می پردازند و کاربران این استفاده کنندگان از اطلاعات، مدت زیادی از وقت خود را صرف ارتباط با شبکه های جهانی و دریافت اطلاعات می نمایند، نقش فن آوری های ارتباطی و اطلاعاتی بسیار خیره کننده است. پایگاه های اطلاعاتی در این گردونه رقابت هر کدام به ارائه خدمات جدید و متفاوتی دست می زنند تا کاربران بیشتری را جذب نمایند. یکی از این امکانات و خدمات ارائه خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات است که کاربر می تواند با اولین استفاده خود از اطلاعات موجود در پایگاه و اعلام علاقه به استفاده از اطلاعات مرتبط با اطلاعات دریافت شده، از این خدمات و ارائه اطلاعات جدید تا هنگامی که خود بخواهد استفاده نماید. این شیوه از سهولت و گستردگی بیشتری نسبت به دو شیوه ذکر شده برخوردار است ولی به لحاظ بازیابی مدارک و تشخیص دقیق نیازهای اطلاعاتی و تطبیق اطلاعات جدید مشکلات سیستم های ماشینی را داراست.

با استناد به سه شیوه ذکر شده و براساس مطالعات صورت گرفته در این پژوهش فرایند ارائه خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات به صورت خلاصه عنوان می گردد. لازم به ذکر است؛ اصول این فرایند در سه شیوه یاد شده مشترک بوده و فقط طریقه ارائه آن بر اساس میزان استفاده از فن آوری های رایانه ای تفاوت را ایجاد    می نماید.

الف: تعیین نوع منابع اطلاعاتی

 منابع چاپی که عمده ترین آنرا می توان اینچنین نام برد: کتاب، نشریه، فهرست تازه ها و فهرست مندرجات؛

منابع الکترونیکی شامل پایگاه های اطلاعاتی، نشریات الکترونیکی، منابع دیجیتالی شده و... و

تعیین توصیفگرهای مربوط به منابع اطلاعاتی با استفاده از اصطلاح نامه های موضوعی خاص.

ب: تشکیل پرونده پژوهشی

گردآوری اطلاعات مربوط به شاخص نیازهای اطلاعاتی کاربران از طریق مصاحبه، فرم الکترونیکی و یا تشخیص زمینه موضوعی پژوهشگران از راه بررسی اظهارات وانتشارات آنان؛

گردآوری اطلاعات شخصی کاربران؛

تنظیم و مستندسازی اطلاعات مورد نیاز کاربران و تبدیل آنها به کلیدواژه ها و اصطلاحات قابل بازیابی با استفاده از اصطلاح نامه های موضوعی خاص؛

تکمیل شمای موضوعی کاربران با استفاده از منابع مرجع نظیر دایره المعارفها و فرهنگها؛

تهیه فهرستی از نشانی های کاربران و
ثبت و نگهداری پرونده پژوهشی مربوط به هر کاربر.
ج: فرایند اجرا

انتخاب راهبردهای کاوش مناسب برای جستجوی منابع اطلاعاتی جدید؛

گردآوری بازخورد کاربران از نتایج جستجوی انجام گرفته؛

اصلاح و یا تغییر راهبرد کاوش مورد استفاده بر اساس نتایج بازخورد کاربران؛

تطبیق کلیدواژه های مربوط به اسناد و منابع اطلاعاتی با نیاز پژوهشگران در پرونده پژوهشی آنان و

گزینش اسناد و منابعی که با نیاز کاربر مطابقت دارد؛

شایان توجه است به لحاظ اهمیت انتخاب راهبرد کاوش مناسب جهت جستجوی اطلاعات مورد نیاز، بازخورد و نظر کاربران در خصوص جستجوی انجام شده باید گردآوری گردد تا در صورت عدم انتخاب راهبرد مناسب شیوه به کارگرفته شده اصلاح و جستجو مجدداً انجام گیرد. این بازخورد می تواند به نسبت امکانات و شرایط مراکز اطلاع رسانی به صورت کلی از کل فرایند و یا به صورت خاص در خصوص جستجوی انجام شده صورت پذیرد.

مرتب نمودن اطلاعات آماده ارسال برای کاربر بر اساس، درجه ربط موضوعی، الفبایی عنوان و یا تاریخ انتشار؛

تعیین شیوه ارسال اطلاعات (حضوری، تلفنی، پست، پست الکترونیکی، صفحه شخصی کاربر، اتوماسیون اداری، تهیه بولتن های اطلاع رسانی و چکیده ها و نمایه های منابع جدید)؛

ارسال اطلاعات به شکل اطلاعات کتابشناختی یا متن کامل و یا هردو نوع و

تهیه آمار از سطح عملکرد سیستم به صورت ماهانه یا سالانه.
د: ارزیابی
تهیه بازخورد کاربر پس از دریافت اطلاعات مورد نیاز؛
ارزیابی سیستم با استفاده از نتایج بازخوردها؛

تصحیح و تغییر پرونده پژوهشی کاربر بر اساس نتایج بازخوردها؛

ارزیابی عملکرد سیستم با استفاده از آمارهای تهیه شده و
انجام فرایند ارزیابی به صورت دوره ای و مداوم.
 
3. الگوی پیشنهادی:

با بررسی و تعیین اصول و معیارهای تعیین شده در اجرای این خدمات، 7 معیار اساسی وکلی جهت تعیین شیوه اجرای این خدمات در نظر گرفته شده است که شامل مدیریت، منابع اطلاعاتی، پرونده پژوهشی، فرایند اجرا، ارزیابی، تسهیلات و مسائل نرم افزاری می باشد.  با تکیه بر مطالعات و یافته های این پژوهش، الگویی جهت ارائه خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات مناسب برای  استفاده مراکز اطلاع رسانی و کتابخانه های علاقه مند به ارائه این خدمات، پیشنهاد می گردد:

 

نام مرحله

پیشنهاد
1- مدیریت

ü      مدیریت آشنا به حوزه علوم کتابداری و اطلاع رسانی

ü   امکانسنجی دقیق ارائه خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات با توجه به نیازها و اهداف و سیاستهای مرکز اطلاع رسانی و یا کتابخانه مورد نظر

ü      استفاده از نیروی انسانی متخصص اطلاع رسانی

مدون ساختن ارائه خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات
 
2- منابع اطلاعاتی

ü      تعیین دقیق نوع منابع اطلاعاتی

تعیین توصیفگرهای مربوط به منابع اطلاعاتی با استفاده از اصطلاح نامه های موضوعی توسط متخصصان اطلاع رسانی به ویژه در نوع منابع اطلاعاتی چاپی

 
3- پرونده پژوهشی

ü      تهیه فرم الکترونیکی جهت دریافت اطلاعات کاربر

ü   ایجاد پرونده پژوهشی بر اساس فرایند کاری کاربر به طوری که در طول زمان قابل تغییر باشد (پروفایل یادگیرنده)

ü      استفاده از اصطلاح نامه های موضوعی جهت تعیین کلیدواژه های مربوط به نیاز کاربر

ü   استفاده از منابع مرجع نظیر فرهنگها و دایره المعارفها جهت تکمیل شمای موضوعی کاربر

ü      تهیه فهرستی از نشانی های کاربران به صورت الکترونیکی

ü   تهیه پرونده پژوهشی کاربران به صورت تنالگانی و یا تخصصی (حرفه ای) با توجه به راهبرد کاوش مورد نظر

ü   پرورش ساختار فنی پرونده های پژوهشی با استفاده از متخصصان اطلاع رسانی و متخصصان موضوعی

ü      تهیه پرونده پژوهشی کاربر به صورت الکترونیکی 

 

4- فرایند اجرا

ü   انتخاب راهبرد مناسب کاوش با توجه به سیاستها و اهداف مراکز اطلاع رسانی به صورت جستجوی گروهی و یا جستجوی خاص

ü   انجام بازخورد پس از ارسال اطلاعات به کاربر درخصوص دریافت میزان صحت کاوش صورت گرفته

ü      اصلاح و تغییر راهبرد کاوش با استفاده از نتایج بازخورد

ü   تطبیق کلیدواژه های منابع اطلاعاتی و کلیدواژه های درخواستی کاربر توسط رایانه با نظارت متخصصان

ü      گزینش اسناد منطبق با نیاز اطلاعاتیکاربر توسط رایانه با نظارت متخصصان

 

5- خروجی و ارزیابی

ü   ارسال اطلاعات به صورت پست الکترونیکی و یا صفحه شخصی کاربر (اولویت اول) تلفنی و یا اتوماسیون اداری و حضوری (اولویت دوم)

ü      تهیه آمار مربوط به عملکرد سیستم به صورت ماهانه

ü   ارسال پرونده پژوهشی به همراه اطلاعات ارسالی برای کاربر به جهت سهولت دریافت میزان ارتباط اطلاعات دریافتی با نیاز اطلاعاتی

ü   ارسال اطلاعات به صورت اطلاعات کتابشناختی به همراه لینک به متن کامل در همان صفحه (موارد درخواستی سریعتر بدست کاربر می رسد)

ü   تنظیم اطلاعات کتابشناختی اطلاعات ارسالی به کاربر با استفاده از درجه ربط موضوعی و سپس تاریخ انتشار اطلاعات.

ü      ارزیابی از خدمات صورت گرفته با استفاده از آمارهای بدست آمده از عملکرد سیستم

ü   دریافت بازخورد به صورت الکترونیکی با ایجاد گزینه "نظرخواهی" در پایان فرم ارسال اطلاعات

ü      اصلاح پرونده پژوهشی کاربر با توجه به نتایج بازخورد بدست آمده

6- تسهیلات

ü   ارسال اطلاعات مورد نیاز کاربران با توجه به نوع فایل مشخص شده توسط آنان در پرونده پژوهشی (سهولت دسترسی)

ü   ایجاد امکان ترجمه متون ارسالی توسط متخصصان موضوعی آشنا به دیگر زبانها درخود مرکز اطلاع رسانی یا کتابخانه ارائه دهنده خدمات و در صورت نیاز معرفی متخصصان موضوعی آشنا به دیگر زبانها درخارج از مرکز

7- مسائل نرم افزاری

ü   استفاده از نرم افزار خاص تحت وب جهت ارائه خدمات (امکان استفاده به صورت درون سازمانی و برون سازمانی)

ü   در صورت عدم استفاده از نرم افزار خاص؛ طراحی ماژول خاص با توجه به نیازهای مرکز و یا کتابخانه مورد نظر

ü    استفاده از زبان های برنامه نویسی روزآمد دنیا نظیر ASP.NET, PHP جهت طراحی ماژول

ü      استفاده از پایگاه اطلاعاتی مناسب (متناسب با نوع زبان برنامه نویسی)
ü      استفاده از تکنیک های داده کاوی و هوش مصنوعی در طراحی نرم افزار

ü      استفاده از شیوه Clustering جهت دسته بندی داده ها در پایگاه اطلاعاتی مورد نظر

ü   استفاده از سیستم های درون سازمانی جهت هماهنگی بیشتر با سایر بخشهای وب سایت مرکز اطلاع رسانی و یا کتابخانه

ü      طراحی وب سایت مرکز و یا کتابخانه با استفاده از سیستم مدیریت محتوا

ü   در صورت استفاده از سیستم مدیریت محتوا، زبان برنامه نویسی و نوع پایگاه اطلاعاتی مورد استفاده از ماژول خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات باید با تکنولوژی مورد استفاده در سیستم مدیریت محتوا همخوانی داشته باشد.

 



[1]Selection dissemination of information (SDI)

[2]این مقاله برگرفته از پایان نامه کارشناسی ارشد:

زبردست، مریم (1389). بررسی روش های ارائه خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی ایران و چند کشور منتخب. به راهنمایی: حسن شکوهیان (پایان نامه کارشناسی ارشد). دانشگاه پیام نور مرکز مشهد، دانشکده هنر و رسانه.

[3]کارشناس ارشد علوم کتابداری و اطلاع رسانی

[4]O'Neil

[5]Selective Dissemination of Information (SDI)

[6]Current awareness system (CAS)

[7]Schnioder

[8]Selective Dissemination of Information

[9] Luhn
[10]Indiscriminate
[11]Kumar
[12]Jaber Hossain

[13]Hans Peter Luhn

[14]KWIC (Keyword In Context)

[15] Institute for Scientific Information (ISI)

[16] Automatic Subject Citation Alert (ASCA)
[17]Pao
[18]Connor
[19]Kashyap
[20]Profile
[21]Query
[22]Concept map
[23]Reference interview

[24]بخش هایی از این مطلب که در ادامه می آید از کتاب ذیل اقتباس شده است:

 پائو، میرندا لی. (1378). مفاهیم بازیابی اطلاعات. ترجمه اسدا... آزاد و رحمت ا... فتاحی. مشهد: دانشگاه فردوسی مشهد.

 
[25]Vocabulary
[26]Syntax
[27]Extensible Markup language) XML)

[28]Portable Document Format (PDF)

[29]Hypertext Markup Language (HTML)

[30]Electronic Message System
[31]Amati
[32]Return- Requested Postcard
[33]Wood
[34]Seeds
[35]Kashyap
[36]Shifler
[37] Field
[38] Record
[39]False drop
 

- افرازه، عباس(1382). مدیریت کیفیت اطلاعات جامع در مدیریت دانش.چهارمین کنفرانس بین المللی مدیران کیفیت.

- پائو، میرندا لی (1378). مفاهیم بازیابی اطلاعات. ترجمه اسدا... آزاد و رحمت ا... فتاحی. مشهد: دانشگاه فردوسی مشهد.

- جعفربیگلو، موسی (1376الف). ساختوارة پروندة پژوهشیاطلاع­رسانی، 12(4)، 22-29.

- جعفربیگلو، موسی (1380الف). اطلاع رسانی گزینشی رویکرد ویژه سال 2000. رهیافت : ش.25.

- جعفر بیگلو، موسی (1381). اطلاع رسانی گزینشی رویکرد هزاره سوم. فصلنامه اطلاع رسانی:17(3و4).ص.

- رادفر، حمیدرضا.(1385). قابلیت وب در اشاعه گزینشی اطلاعات. فصلنامه کتاب:66.ص.170-161.

- علیجانی، رحیم (1388). خدمات مرجع و اطلاع یابی: از نظریه تا عمل. نورا... کرمی (نویسنده همکار)، زاهد بیگدلی (ویراستار). تهران: چاپار.

- صیادی فر، سمیه (1385). جایگاه اجتماعی کتابداران: چالش ها و راهکارها. نویسنده همکار: محبوبه فراشباشی آستانه. فصلنامه کتاب، شماره 65.

- کومار، کریشان (1387). خدمات مرجع. ترجمه زاهد بیگدلی. اهواز: دانشگاه شهید چمران.

- موسوی چلک، افشین (1380). طرح پیشنهادی ارائه خدمات اشاعه اطلاعات گزینشیSDI  به نمایندگان مجلس شورای اسلامی. پیام بهارستان، شماره 6.

- نصرتی اردکانی، علی (1386). طراحی پایگاه اطلاعاتی خدمات اشاعة گزینشی اطلاعات (SDI) برای اعضای هیأت علمی دانشگاه شهید چمران بر اساس نظرات آن­ها. به راهنمایی: زاهد بیگدلی (پایان نامه کارشناسی ارشد). دانشگاه شهید چمران اهواز، دانشکده علوم تربیتی و روانشناسی.

- یوسفی، احمد (1381). اشاعه اطلاعات گزیده. در دایرة المعارف کتابداری و اطلاع رسانی(ج.1). تهران: کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.

- Amati, Gianni & Crestani, Fabio (1999). Probabilistic Learning for Selective Dissemination of Information. Information Processing and Management, vol.35: 633-654

- Connor, Judith Holt (1967). Selective Dissemination of Information: A Review of the Litrature And The Issues. The Library Quarterly. Vol 37, No. 4. pp 373-391

- Jaber Hossain, M. &. Shiful Islam. (2008). Selective Dissemination of Information service: A Conceptual Paradigm. International Journal of Information science & Technology: vol6.No.1.p.27-44

- Kashyap, Radhakrishna(1998). Selective Dissemination of Information services. New Dehli: Anmal

- O' Neil,Edware k.(2001). Selective disseminaton of Information in the Dynamic web Environment. Thesis advisor: James C. French .( thesis for the degree of Master of Science, Computer Science). University of Verginia: Faculty of the School of Engineering and Applied Science.

- Schnioder,John H.(1971). Selective Dissemination and Indexing of Scientific Information: Improved indexing will increase the precision of matching scientists with useful published document.Science,vol:173.no.: 3994

- Wood, Sandra & Seeds, Robert S.(1974). Development Of SDI Services from a Manual Current Awareness Services to SDILINE. Bull. Med. Libr. Assoc. :62(4).p. 374-384.