مستند سازی شوراها، کمیته ها و کارگروه های سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسنده

کارشناس ارشد علوم کتابداری و اطلاع رسانی و رئیس اداره خدمات کتابداری سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی،

چکیده

دین مبین اسلام به مشاوره و مشورت توجه خاصی دارد و مشاوره از دیدگاه اسلام درقرآن و روایات، شرکت در اندیشة دیگران و تبادل نظر با آنان و انتخاب بهترین دیدگاههاست. در مدیریت سازمان ها نیز، یکی از ابزارها و شیوه های بسیار مفید، برگزاری جلسات و مشاوره با اهل فن و کسب نظریه های بهتر از طریق تبادل اندیشه است.
در سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی نیز با توجه به رویکرد مدیریت مشارکتی، از نظرات و دیدگاههای همکاران و مشاوران در شوراها و کمیته های مختلف، در تصمیم گیری ها و سیاستگذاریهای سازمانی استفاده می شود. این پژوهش با هدف شناسائی و مستندسازی وضعیت موجود شوراها، کمیته ها و کارگروه های سازمان، شناسائی مشخصات اعضای شوراها و شناسائی اهداف و وظایف آنها به روش پیمایشی و میدانی در مرداد و شهریور ماه 1387 انجام و اطلاعات 64 شورا، کمیته و کارگروه گردآوری و تجزیه و تحلیل گردید. در پایان براساس یافته های پژوهش، راهکارها و پیشنهادهایی برای ساماندهی اعضا و شوراهای سازمان ارائه شده است.

کلیدواژه‌ها


1- مقدمه

دین مبین اسلام به مشاوره و مشورت توجه خاصی دارد و مشاوره از دیدگاه اسلام، شرکت در اندیشة دیگران و تبادل نظر با آنان است(احمدی، 1378، ص 62). در قرآن کریم سه بار کلمات هم خانواده مشورت ذکر شده است و به معناى توافق و هم رأیى، اهتمام به جلب نظر و رأى مردم در مسائل حکومتى و عاملى از مجموعه عوامل مؤثر در تشکیل یک جامعه سالم به کار رفته است. موارد مذکور به ترتیب عبارتند از: بقره: 233، آل عمران: 159 و شورى: 38 (احمدپناهی، 1386).

علامه طباطبایى در باره آیه 38 از سوره شورا مى‏گوید: در جمله «و امر هم شورى بینهم‏» به ویژگى مهم و بنیادى ‏مومنان اهل رشد و عمل اشاره شده، بدین صورت که آنان در به دست‏آوردن اندیشه صحیح و دیدگاه جامع و متقن به صاحبان عقل واندیشه و خرد مراجعه مى‏کنند و ضمن جمع آورى کلیه دیدگاهها بهترین آنها را گزینش و تبعیت مى‏کنند و در واقع این آیه به‏نظر من (علامه طباطبایی) با آیه «والذین یستمعون القول فیتبعون احسنه‏» نزدیک‏است: و راه رسیدن به بهترین راههاى موجود در هر عرصه‏اى براى‏دستیابى به واقعیت مشورت است(حیدری خراسانی).

در احادیث و روایات هم مشاوره عمدتاً به معناى گفتگو و تبادل نظر با افراد صاحب نظر و خردمند و استفاده از رأى و نظر آنان در تصمیم گیرى هاى مهم و دشوار آمده است(احمدپناهی، 1386). حضرت علی (ع) می فرماید: من شاور الرجال شارکها فی عقولها یعنی، هر کسی با افراد باکمال و لایق مشاوره نماید، در عقل آنان شریک شده است(احمدی، 1378، ص 62).

از دیدگاه مدیریتی نیز، پیچیدگی سازمان ها و محیط های متغییر از عوامل عمده ای است که باعث شده است مدیران سازمان ها برای اداره مؤثر سازمان خود از مشاوران و کارشناسان مختلف کمک و یاری گرفته و به جای تصمیمات فردی، تصمیم های گروهی اتخاذ کنند. لازمه تصمیمات گروهی، برقراری جلسات مؤثر و مفید است. هر چه توانایی مدیریت سازمان در اداره کردن جلسات به گونه ای مؤثر بیشتر باشد، به طور یقین تصمیمات گروهی سودمندتر خواهند بود (نصر اصفهانی، 1378، ص 70).

یکی از ابزارها و شیوه های بسیار مفید در مدیریت یک سازمان، برگزاری جلسات و مشاوره با اهل فن و کسب نظریه های بهتر از طریق تبادل اندیشه است. نشست های مختلف علاوه بر آن که موجب تحریک و ترغیب افراد به اندیشیدن و یافتن راه بهتر و ارایه ایده های گوناگون می شود، خود موجی برای تقویت روحیه کاری جمعی، ارایه طرح های عملی و رهنمودهای ارزشمند و در نتیجه افزایش کارایی چه در امر تولید و چه در عرضه خدمات خواهد بود (مؤذن، 1382، ص 36 و 37). تشکیل جلسات نه تنها منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیمات مطلوب می شود بلکه تا اندازه زیادی به بهبود ارتباطات و درک متقابل واحدها از همدیگر نیز کمک می کند. البته موارد مذکور در صورتی صادق است که جلسات نیز همانند سایر فعالیتهای سازمانی از مدیریت مناسب برخوردار باشد و گرنه تشکیل جلسات نه تنها به بهبود کارآیی و کارآمدی سازمان کمک نخواهد کرد بلکه به عنوان یک غده سرطانی موجب اتلاف منابع و ایجاد تضادهای درون سازمانی خواهد شد(شهمیرزادی، 1384). هر چند که جلسات همواره به عنوان یکی از اصلی ترین عوامل اتلاف وقت و انرژی بوده اند (مؤذن، 1382، ص 36 و 37).

 
1-1 بیان مسأله

امروزه تحولات عظیم و شگرفی در اندیشه، نظریه و عملکرد مدیریت سازمانی پدید آمده که تحت تأثیر آن تغییرات اساسی و اثر بخش در سازمان ها به وقوع پیوسته است. مدیریت مشارکت جو برخاسته از همین تغییر و تحول می باشد که طی چند دهه اخیر در مراکز و مؤسسه های بزرگ صنعتی و بازرگانی به کار گرفته می شود. برگزاری نشست ها و جلسه ها به عنوان ضرورتی اجتناب ناپذیر در مدیریت مشارکتی حائز اهمیت است. بنابراین در این سیستم که همواره نشست های متعددی را ایجاب می کند، چنانچه جلسه ها به هدف های از پیش تعیین شده خود نرسند، به ناچار با هزینه های قابل توجه ای از فرصت های از دسته رفته مواجه خواهیم بود(جهانگیری، 1380، ص 32).

از سالهای گذشته با توجه به رویکرد مدیریت مشارکتی در سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، همکاران در شوراها و کمیته های مختلف، در تصمیم گیریها و سیاستگذاریهای سازمانی مشارکت داشته اند. تعدادی از این شوراها و کمیته ها از سال های گذشته وجود داشته اند. از زمان تصویب سازمان جدید کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی در سال 1380 نیز، تعدادی شورا و کمیته ایجاد شده است. برخی از آنها فعال و برخی غیرفعال بوده اند. تعدادی از بین رفته اند و برخی برحسب مقتضیات زمانی بطور موقت ایجاد و سپس منحل شده اند. با تغییر مدیریت سازمان و عنایت ویژه ریاست جدید سازمان به امر ساماندهی وضعیت شوراها و کمیته ها، تلاش شد طرح پژوهشی مستندسازی شوراها، کمیته ها و کار گروه های سازمان اجرا شود و وضعیت موجود شوراهای مختلف سازمان شناسائی گردد.

 
1-2 اهداف پژوهش
اهداف این پژوهش عبارتند از:

- شناسائی و مستندسازی وضعیت موجود شوراها، کمیته ها و کارگروه های سازمان

- شناسائی مشخصات اعضای شوراها، کمیته ها و کارگروه های سازمان

- شناسائی اهداف و وظایف شوراهای مختلف سازمان

- ارائه راهکارها و پیشنهادهایی برای ساماندهی و بهبود وضعیت شوراهای سازمان 

1-3 سوالات پژوهش



* نقش اعضای سازمان در شوراها، کمیته ها و کارگروههای سازمان چگونه است؟
* وضعیت اعضای شوراها، کمیته ها و کارگروههای سازمان از نظر نوع شغل و پست سازمانی چگونه است؟
* وضعیت عضویت همکاران سازمان در شوراها، کمیته ها و کارگروههای سازمان از نظر تعدادعضویت چگونه است؟
* وضعیت تدوین اهداف و وظایف شوراها، کمیته ها و کارگروههای سازمان چگونه است؟
* پیشنهادات و راهکارهای مربوط به ساماندهی و تقویت شوراها، کمیته ها و کارگروههای سازمان چیست؟

 
1-4 فایده پژوهش

پژوهش در زمینه مشارکت همکاران در تصمیم گیری های سازمانی و یکی از بسترهای ‌آن یعنی شوراها، اطلاعاتی را برای مسئولان و مدیران سازمان جهت درک بهتر و دقیق تر وضعیت موجود شوراها و اعضای آنها و اهداف و وظایف هر یک از شوراها فراهم می آورد بنحوی که با استفاده از نتایج این پژوهش می توانند شناخت کافی نسبت به شوراهای مختلف سازمان کسب نمایند و با علم و دانش بیشتر بتوانند به توجیه استمرار فعالیت شوراها و یا از طرف دیگر، انحلال و یا ادغام شوراها و یا ایجاد شوراهای جدید اقدام نمایند. البته ساماندهی شوراها احتیاج به ارزیابی عملکرد شوراها دارد و آنچه که در این پژوهش بدان پرداخته شده می تواند ذهنیت مسئولان سازمان را برا ی آغاز ارزیابی علمی و ساماندهی شوراها و کمیته ها روشن نماید.

 
1-5 روش پژوهش

پژوهش حاضر به روش پیمایشی و با رویکردی توصیفی صورت گرفته است. شناسائی، ضبط و تجزیه و تحلیل وضعیت موجود هدف این پژوهش است لذا، پژوهش حاضر یک پژوهش میدانی است. دو فرم که توسط کارشناس نظارت و بهره وری سازمان تدوین شده بودند برای جمع آوری اطلاعات مورد استفاده قرار گرفت و اطلاعات نهایی از طریق این فرم ها جمع آوری گردید.

 
1-6 جامعه آماری و روش گردآوری داده ها

جامعه آماری این پژوهش شامل کلیه شوراها، کمیته ها، گروه های کارشناسی و تخصصی و جلسات مختلفی است که در سازمان برگزار می شود. آخرین وضعیت موجود شوراها و کمیته های سازمان تا تاریخ 8/4/1387 با توجه به نتایج حاصل از تحقیق آقای درباغ عنبران (1387) با عنوان "بررسی وضعیت موجود کمیته ها و شوراهای سازمان در تیر ماه 1387" تعیین گردید. براساس اطلاعات این شوراها، فرم مستندسازی شرح وظایف کمیته ها و شوراها و فرم مستندسازی شرح وظایف گروه های کارشناسی زیر مجموعه کمیته ها و شوراها در مرداد ماه 1387 بین دبیران 55 شورای مختلف سازمان توزیع و تا اول شهریور ماه 1387 کلیه فرم ها جمع آوری گردید. لازم به ذکر است اطلاعات 9 شورای سازمان در سال 1386 توسط کارشناس نظارت و بهره وری سازمان در قالب دو فرم مذکور جمع آوری شده بود که روزآمد گردید. در کل اطلاعات 64 شورا، کمیته و کارگروه در سازمان گردآوری گردید.

 
1-7 روش تجزیه و تحلیل داده ها

برای تجزیه و تحلیل داده ها از آمار توصیفی استفاده شده است. اطلاعات مندرج در فرم های تکمیل شده با استفاده از امکانات نرم افزار اکسل پردازش شده است.

 
1-8 پیشینه تحقیق

در خصوص مستندسازی شوراها و کمیته های سازمان تا کنون پژوهشی انجام نشده است. البته تلاش هایی توسط کارشناس نظارت و بهره وری سازمان در سال 1386 انجام گرفت و فرم های مستندسازی وظایف و عملکرد کمیته ها و شوراها طراحی و به تصویب ریاست محترم سازمان رسید. این فرم ها در شهریور 1386 برای مستندسازی وظایف و عملکرد کمیته ها و شوراهای سازمان به 18 نفر از دبیران کمیته ها و شوراها ارائه گردید که تنها 7 دبیر فرم های مربوط به 9 کمیته و شورا را تکمیل و به واحد نظارت و بهره وری تحویل دادند(درباغ عنبران، 1387، ص 2).

 
2- کمیته ها و شوراهای سازمان

براساس یافته های این پژوهش، آخرین وضعیت موجود شوراها، کمیته ها و کارگروهای سازمان تا اول شهریور 1387 به شرح جدول شماره 1 (پیوست شماره 1) می باشد. با توجه به داده های این جدول مشخص می شود تعداد 38 شورا و کمیته در سازمان وجود دارد که در زیر مجموعه 5 شورا و کمیتة سازمان، تعداد 26 گروه کارشناسی تعیین شده است. در کل سازمان تا اول شهریور 1387 دارای 64 شورا، کمیته و گروه تخصصی و کارشناسی بوده است.

 
 
 
3- تجزیه و تحلیل یافته ها
3-1 تعداد شوراها، کمیته ها و کارگروه ها در سازمان

با توجه به داده های جدول شماره 2، در کل 64 شورا، کمیته و کارگروه در سازمان وجود دارد که بیشترین نوع با 41% مربوط به کارگروه ها است که در ابتدای عنوان آنها کلمه گروه کارشناسی و یا گروه تخصصی آمده است. سپس به ترتیب با 33% کمیته ها و بعد با 26% شوراها قرار گرفته اند.

جدول 2. تعداد شوراها، کمیته ها و کارگروه ها از نظر نوع

 

گزینه
تعداد
درصد
شوراها
17
26
کمیته ها
21
33
کارگروه ها
26
41
جمع
64
100
 


 
3-2 ساختار شوراها و کمیته ها

از نظر ساختار همانطور که داده های جدول شماره 3 نشان می دهند 5 شورا و کمیته (8%) دارای 26 گروه کارشناسی و تخصصی در زیر مجموعه خود می باشند و 33 شورا و کمیته سازمان فاقد گروه کارشناسی و تخصصی هستند. این 5 شورا عبارتند از: شورای پژوهش و انتشارات، شورای حفاظت و مرمت آثار فرهنگی، کمیته تحقیق و توسعه سازمان، کمیته گزینش مواد، جلسات داخلی معاونت ها، مدیریت ها و ادارات.

 
جدول 3. بررسی وضعیت شوراها و کمیته ها از نظر ساختار

 

گزینه
تعداد
درصد
دارای گروه کارشناسی
5
8
فاقد گروه کارشناسی
33
51
خود گروه است
26
41
جمع
64
100
 
3-3 سابقه فعالیت

همانطور که از داده های جدول شماره 4 مشخص می شود بیشتر شوراهای سازمان با رقم 25% در سال 1384 و سپس در سال 1386 با رقم 16% ایجاد شده اند. در ضمن 6 شورا و کمیته قبل از سال 1381 فعال بوده اند که تاکنون به فعالیت خود ادامه داده اند. در ضمن باید متذکر شد تاریخ شروع فعالیت 13 شورا و کمیته مشخص نشده است.

جدول 4. سابقه فعالیت شوراها، کمیته ها و کارگروه ها

 

شوراها، کمیته ها، کارگروه ها
تاریخ شروع فعالیت
تا 1380
1381
1382
1383
1384
1385
1386
1387
نا مشخص
تعداد
6
4
4
3
16
6
10
2
13
درصد
5/9
6
6
5
25
5/9
16
3
20
 


 
3-4 حوزه فعالیت

با توجه به داده های جدول شماره 5، مشخص می شود فعالیت 42% شوراها و کمیته ها، کل سازمان را تحت پوشش قرار می دهد. در ضمن 19% دیگر نیز بصورت مشترک در چند حوزه سازمان فعالیت می نمایند. بعد از این دو حوزه، بیشترین شوراها، کمیته ها و کارگروه ها در حوزه معاونت هماهنگی بکار گرفته شده اند.

 
 
 
 
جدول 5. وضعیت شوراها، کمیته ها و کارگروه ها براساس حوزه فعالیت

 

واحدهای سازمانی
شوراها،کمیته ها و کارگروه ها
تعداد
درصد
تمام سازمان
27
42
معاونت هماهنگی
10
16
معاونت امور موزه ها
5
8
معاونت امور کتابخانه های وابسته
2
3
مدیریت امور اسناد و مطبوعات
6
9
اداره امور عمومی
0
0
روابط عمومی
2
3
حوزه ریاست سازمان
0
0
مشترک در چند حوزه
12
19
جمع
64
100
 
 
3-5 جنسیت

با توجه به داده های جدول شماره 6، مشخص می شود میزان مشارکت آقایان با 76% نسبت به خانم ها با 24% در شوراهای سازمان بسیار بیشتر است. البته با توجه به توزیع جنسیت افراد از نظر تعدد عضویت در شوراها و بعبارتی عضویت 177 نفر در شوراها و قبول 523 نقش در شوراهای سازمان همانگونه که از داده های جدول شماره 7، مشخص می شود 84% افراد مشارکت کننده در شوراهای سازمان آقا و 16% خانم هستند. به این ترتیب میزان مشارکت خانم ها نسبت به درصد جنسیت خانم ها، کمتر می باشد.

جدول 6. جنسیت افراد در شوراها، کمیته ها و کارگروه ها

 

جنسیت
تعداد
درصد
مرد
135
76
زن
42
24
جمع
177
100
 
جدول 7. میزان مشارکت افراد در شوراها، کمیته ها و کارگروه ها از نظر جنسیت

 

جنسیت
تعداد
درصد
مرد
440
84
زن
83
16
جمع
523
100
 
 
3-6 سن

با توجه به داده های جدول شماره 8، مشخص می شود اکثر اعضا در سنین 31 تا 40 سال (39%) و 41 تا 50 سال (33%) قرار دارند.

جدول 8. سن افراد در شوراها، کمیته ها و کارگروه ها

 

گزینه
سن
20-30
31-40
41-50
51-60
61-70
71-80
تعداد
54
203
170
85
8
3
درصد
10
39
33
16
5/1
5/0
جمع
523
 
 
3-7 نقش ها در شوراها، کمیته ها و کارگروه ها

اعضا ، 86% نقش و سهم را در شوراها برعهده دارند و در رتبه بعدی 10% متعلق به نقش دبیر می باشد. در کل همانطور که داده های جدول شماره 9 نشان می دهد 177 نفر از مدیران و کارکنان سازمان در نقش 523 عضو، دبیر و رئیس در شوراها، کمیته ها و کارگروه های سازمان ایفای وظیفه می نمایند. با توجه به داده های جدول شماره 10، از 450 نقش عضو، 58% افراد عضو شوراها و کمیته های سازمان و 42% عضو گروه های کارشناسی و تخصصی هستند.

جدول 9. بررسی نقش ها در شوراها، کمیته ها و کارگروه ها

 

نقش ها
تعداد
درصد
رئیس
20
4
دبیر
53
10
عضو
450
86
جمع
523
100
 
جدول 10. بررسی تعداد اعضای شوراها، کمیته ها و کارگروه ها

 

اعضا
تعداد
درصد
شوراها و کمیته ها
260
58
کارگروه ها
190
42
جمع
450
100
 

همانطور که داده های جدول های شماره 11 و 12 نشان می دهد تنها برای 34% شوراهای سازمان، رئیس تعیین شده است. البته این کمبود با تعیین نقش دبیر برای 94% شوراهای سازمان سعی شده برطرف شود.

 
 
 
جدول 11. آمار نقش رئیس در شوراها، کمیته ها و کارگروه ها

 

رئیس
تعداد
درصد
دارد
22
34
ندارد
42
66
جمع
64
100
 
جدول 12. آمار نقش دبیر در شوراها، کمیته ها و کارگروه ها

 

دبیر
تعداد
درصد
دارد
60
94
ندارد
4
6
جمع
64
100
 
 
3-8 نوع شغل و سمت اعضای شوراها، کمیته ها و کارگروه ها

همانطور که داده های جدول شماره 13 نشان می دهد نزدیک به 50% اعضای شوراهای سازمان را کارکنان تشکیل می دهند. در رتبه های بعد کارشناسان مسئول و روسای بخش ها با 28% و روسای ادارات و معاون های ادارات تقریباً با 10% قرار دارند. 5% اعضای شوراهای سازمان را مشاوران تشکیل می دهند که از بیرون سازمان انتخاب شده اند.

جدول 13. وضعیت اعضای شوراها، کمیته ها و کار گروه های سازمان از نظر نوع شغل

 

نوع شغل
تعداد
درصد

رئیس سازمان و اعضای هیأت مدیره سازمان

4
26/2

مشاوران خارج از سازمان

9
09/5

معاون ها و مدیران سازمان

4
26/2

روسای ادارات و معاون های ادارات

17
60/9

کارشناسان مسئول و روسای بخشها

50
25/28
کارشناسان سازمان
6
39/3
کارکنان
87
15/49
جمع
177
100
 
 

3-9 بررسی تطبیقی اعضا از نظر نوع شغل و نقش

با توجه به داده های جدول شماره 14، میانگین عضویت افراد بر حسب سمت شغلی و به تفکیک نقشی که در جلسات ایفا می نمایند مشخص شده است. به طور کلی و به تریب بیشترین میانگین مشخص می شود که معاون ها و مدیران سازمان به طور میانگین در 11 شورای سازمان عضو هستند. در رتبه بعدی روسای ادارات و معاون های ادارات تقریباً به طور میانگین در 8 شورا عضو هستند. در رتبه های بعدی رئیس سازمان و اعضای هیأت مدیره سازمان در 5 شورا، کارشناسان مسئول و روسای بخشها و کارشناسان سازمان در 5/3 شورا عضو هستند و در نهایت کارکنان (5/1) و مشاوران خارج از سازمان (33/1) قرار دارند.

 
جدول 14. مقایسه آماری اعضا از نظر نوع شغل و نقش

 

نوع شغل
عضویت در شوراها و
کمیته ها
عضویت در کارگروه ها
رئیس
دبیر
جمع

رئیس سازمان و اعضای هیأت مدیره سازمان

جمع
10
0
10
0
20
میانگین
5/2
0
5/2
0
5

مشاوران خارج از سازمان

جمع
8
4
0
0
12
میانگین
89/0
45/0
0
0
33/1

معاون ها و مدیران سازمان

جمع
32
6
5
1
44
میانگین
8
5/1
25/1
25/0
11

روسای ادارات و معاون های ادارات

جمع
64
41
3
25
133
میانگین
75/3
42/2
18/0
47/1
82/7

کارشناسان مسئول و روسای بخشها

جمع
95
64
0
12
171
میانگین
9/1
28/1
0
24/0
42/3
کارشناسان سازمان
جمع
15
2
1
3
21
میانگین
5/2
33/0
17/0
5/0
5/3
کارکنان
جمع
36
73
1
18
128
میانگین
41/0
84/0
01/0
21/0
47/1
 
 

3-10 وضعیت عضویت همکاران در شوراها، کمیته ها و کارگروه ها

با توجه به داده های جدول شماره 15، مشخص می شود 10% اعضای شوراها در بیش از 8 تا 15 شوراعضو هستند و 17% در 4 تا 7 شورا عضو هستند. در حالی که 71% در 1 تا 3 شوراعضو هستند که اکثر آنها یعنی 47% تنها در یک شورا عضو هستند. بعبارت دیگر تعداد افراد مشخصی در چندین شورا و کمیته عضو هستند. با مقایسه تطبیقی داده های جداول شماره (14 و 15) مشخص می شود معاونان و مدیران سازمان و سپس روسای ادارات و معاون های آنها جزء آن 10% افرادی هستند که در بیش از 8 تا 15 شورا و کمیته عضو هستند.

 
 
 
 
 
 
جدول 15. آمار عضویت همکاران در شوراها، کمیته ها و کارگروه ها

 

وضعیت عضویت

عضو

1 شورا

عضو

2 شورا

عضو

3 شورا

عضو

4 شورا

عضو

5 شورا

عضو
6 شورا
عضو

7 شورا

تعداد
83
27
19
11
10
7
2
درصد
47
15
11
6
6
4
1

وضعیت عضویت

عضو

8 شورا

عضو

9 شورا

عضو

10 شورا

عضو

11 شورا

عضو

12 شورا

عضو
13 شورا
عضو

14 و 15 شورا

تعداد
4
5
3
1
1
2
2
درصد
2
3
2
5/0
5/0
1
1
جمع
تعداد
177
درصد
100
 
 
4- اهداف و وظایف شوراها، کمیته ها و کارگروه ها

با توجه به داده های جدول شماره 16، مشخص می شود تنها برای 9 (14%) شورا، کمیته و کارگروه سازمان اهدف و وظایف تدوین نشده است. البته 10 شورای دیگر نیز احتیاج به بازنگری اهداف و وظایف دارند (5/15%). در کل 5/62% شوراهای سازمان دارای اهداف و وظایف تدوین شده بصورت ادغام شده می باشند و 8% دیگر بطور دقیق دارای اهداف و وظایف جداگانه و تفکیک شده می باشند.

 
جدول 16. وضعیت تدوین اهداف و وظایف شوراها، کمیته ها و کارگروه ها

 

وضعیت
تعداد
درصد
اهداف و وظایف بصورت جداگانه تدوین شده است
5
8
اهداف و وظایف باهم ادغام و تدوین شده است
40
5/62
اهداف و وظایف تدوین نشده است
9
14
اهداف و وظایف احتیاج به بازنگری دارد
10
5/15
جمع
64
100
 
 
6- راهکارها و پیشنهادات

با توجه به داده های بدست آمده از این پژوهش مشخص می شود اکثر اعضای شوراهای سازمان را مدیران میانی و عملیاتی سازمان تشکیل می دهند. از نظر موسویک و نلسون (1382) به طور میانگین بیش از بیست درصد زمان مفید کاری مدیران در جلسه ها سپری می شود و قهراً بیشتر آن نیز اتلاف وقت می باشد. این دو متخصص به مواردی برای اعمال تغییراتی در برگزاری جلسه ها و افزایش اثر بخشی و بازدهی آنها اشاره کرده اند که عبارتند از:

-اجتناب از بی برنامه گی و سوء مدیریت در برنامه ریزی جهت برگزاری جلسه ها مطابق با اهداف مورد نظر

-تنظیم دستور کار و هدایت مباحث گروهی پیرامون اهداف تعیین شده

-ارائه نمودن تسهیلات به گروه تصمیم گیری پس از مشخص نمودن اهداف و معیارهای تصمیم گیری

-ارائه روشهای انگیزشی برای نیل به اهداف مطرح شده

-ایفای نقش رهبری گروه در راستای هدف یا اهداف تعیین شده (موسویک، 1382، ص 3) .

 
6-1 راهکارها

- ضروری است ساختار شوراها از نظر داشتن گروه کارشناسی و تخصصی بررسی و روشن شود آیا عملکرد اینگونه شوراها و گروه های زیرمجموعه اشان نسبت به شوراهای مستقل بهتر بوده یا خیر؟

- ضروری است تاریخ شروع فعالیت آندسته از شوراهایی که گزینه مربوط در فرم های مستندسازی شرح وظایف شوراها را تکمیل نکرده اند بنحو مقتضی بررسی و مشخص شود.

- ضروری است درصورت قبول وضع موجود، برای 42 شورا رئیس و برای 4 شورا دبیر تعیین و اعلام شود.

- ضروری است اهداف و وظایف تعدادی از شوراها تدوین و یا بازنگری شود.

- ضروری است از مشاوران بیرون از سازمان در شوراها بیشتر کمک گرفته شود و درصد مشارکت موجود (5%) افزایش یابد.

 

6-2 پیشنهاداتی برای اعضای شوراها

- توصیه می شود عضویت افراد در شوراها از میانگین عضویت براساس سمت افراد بیشتر نشود و به افرادی که میزان عضویت آنها از میانگین های بدست آمده بیشتر هست فراغ بال بیشتری داد تا به وظایف اداری محوله بپردازند.

- پیشنهاد می شود با مشاوران خارج از سازمان برای مشارکت در شوراها، قرارداد همکاری منعقد نمود. از طرف دیگر پیشنهاد می شود برای سایر شوراها حسب مورد، از مشاوران برجسته دعوت به همکاری نمود.

- پیشنهاد می شود معاون ها و مدیران سازمان تا حد ممکن در کارگروه ها عضو نباشند. نقش دبیر را برعهده نگیرند و بالعکس نقش رئیس را برعهده بگیرند. در مجموع توصیه می شود میانگین عضویت این گروه از 11 به عددی کمتر تبدیل شود. در این خصوص پیشنهاد می شود راهکارهای کاهش عضویت معاون ها و مدیران سازمان در شوراها با همکاری خودشان بررسی، مشخص و اجرایی شود.

- در مورد روسای ادارات و معاون های آنها پیشنهاد می شود میانگین عضویت از 8 به عددی کمتر تبدیل شود. در این خصوص پیشنهاد می شود راهکارهای کاهش عضویت این گروه در شوراها با همکاری خودشان بررسی، مشخص و اجرایی شود.

- پیشنهاد می شود آمار عضویت کارشناسان مسئول و روسای بخش هایی که از میانگین بدست آمده بیشتر است کاهش پیدا کند و به توانمندیهای سایر کارشناسان مسئول و روسای بخش ها توجه بیشتری مبذول شود.

- توصیه می شود با رعایت میانگین عضویت از توانمندیهای کارشناسان سازمان در شوراها بیشتر استفاده شود.

- توصیه می شود از توانمندیهای کارکنان سازمان در شوراها بیشتر استفاده شود و حتی رعایت عددی کمتر از میانگین عضویت در شوراها یعنی رعایت عضویت هر یک از کارکنان در حداقل 1 شورا یا کارگروه می تواند کمک مفیدی در تصمیم سازی های سازمان باشد.

 

6-3 پیشنهاداتی برای ساماندهی شوراهای سازمان

روشهای مختلفی برای ارزیابی موفقیت یک جلسه وجود دارد. می توان با توجه به نتایجی که از جلسه ها بدست آمده، مسائلی که حل شده، تصمیمات اتخاذ شده و ابتکاری بودن راه حل ها، اهمیت واقعی شوراها را ارزیابی نمود. روش دیگر این که ملاحظه شود فرایند جلسه به چه صورت بوده است؟ چگونه مشکلات حل شدند؟ چگونه تصمیم گیری صورت گرفته؟ چگونه گروه با هم کار کردند؟ افراد در مورد جلسه چه احساسی داشتند؟ آیا همه افراد فرصت مشارکت در جلسه را داشتند و یا فقط یک فرد بر جلسه حاکمیت داشته است؟ (سلطانی تیرانی، 1375، ص 70).

از آنجا که هدف اصلی پژوهش حاضر شناسائی وضعیت موجود شوراها، اعضا و اهداف و ظایف آنها بوده است؛ انجام چنین ارزیابی های و ارائه راهکارهایی برای ساماندهی شوراها در حد اطلاعات جمع آوری شده از این پژوهش نمی باشد. لیکن با توجه به شرح اهداف و وظایف شوراهای سازمان و در نظر گرفتن نقاط مشترک شوراها می توان راهکارها و پیشنهادهایی را برای استمرار فعالیت شوراها، ادغام یا انحلال آنها و یا بررسی ضرورت وجود آنها بیان نمود. این راهکارها و پیشنهادها در جدول شماره 17 ذکر شده است. با نگاهی گذرا به اطلاعات این جدول و بررسی آماری مشخص می شود برای 1 شورا و 10 گروه کارشناسی و تخصصی پیشنهاد انحلال ارائه شده است و توصیه شده است ضرورت فعالیت 7 شورا بررسی شود. پیشنهاد شده است 23 شورا و گروه در هم ادغام شوند و فعالیت بقیه شوراها استمرار یابد.

 
جدول 17. ساماندهی شوراها، کمیته ها و کارگروه های سازمان

 

ردیف
عنوان

راهکارها و پیشنهادها

1

کمیته فنی

ضرورت وجود این کمیته بررسی شود

2

کمیته فرهنگی

این کمیته با شورای روابط عمومی ادغام شود

3

کمیته جذب اشیاء موزه‌ای

فعالیت این کمیته استمرار یابد

4

کمیته رفاه

فعالیت این کمیته استمرار یابد. شرح وظایف بطور دقیق تدوین شود

5

کمیته گزینش مواد

با ادغام کمیته امحا در این کمیته و تغییر عنوان آن به کمیته مجموعه سازی، فعالیت آن استمرار یابد. شرح وظایف مجدد تدوین شود

5-1

گروه کارشناسی انتخاب مطبوعات

فعالیت این گروه زیر نظر کمیته استمرار یابد

5-2

گروه کارشناسی انتخاب منابع چاپی عربی

فعالیت این گروه زیر نظر کمیته استمرار یابد

5-3

گروه کارشناسی انتخاب و وجین منابع چاپی لاتین

فعالیت این گروه زیر نظر کمیته استمرار یابد

5-4

گروه کارشناسی انتخاب و وجین منابع دیداری- شنیداری و الکترونیکی

فعالیت این گروه زیر نظر کمیته استمرار یابد

5-5

گروه کارشناسی وجین منابع چاپی فارسی – عربی

فعالیت این گروه زیر نظر کمیته استمرار یابد. وجین منابع عربی با 5-2 ادغام شود

5-6

گروه کارشناسی وجین منابع چاپی لاتین

در عمل با 5-3 ادغام شده است. از سیاهه شوراها حذف شود

5-7

گروه کارشناسی وجین منابع دیداری- شنیداری و الکترونیکی

در عمل با 5-4 ادغام شده است. از سیاهه شوراها حذف شود

6

کمیته امحاء مواد

با کمیته گزینش مواد ادغام شود

7

کمیته تبلیغات

با شورای روابط عمومی ادغام شود

8

کمیته ارزشیابی

با کمیته تشویقات ادغام و عنوان به کمیته ارزشیابی و تشویقات تغییر یابد. شرح وظایف مجدد تدوین شود

9

شورای فناوری اطلاعات

فعالیت این شورا استمرار یابد. وظیفه تعیین حق کاربری سیستم به شرح وظایف این شورا افزوده شود.

10

کمیته کتابخانه دیجیتالی

فعالیت این کمیته استمرار یابد

11

کمیته انضباطی

ضرورت وجود آن بررسی شود. وظایف کمیته را می توان به مسئولان کتابخانه ها محول نمود

12

کمیته قیمت‌گذاری خدمات

با کمیته اقتصادی ادغام شود و نام مناسبی برای آن انتخاب شود. شرح وظایف مجدد تدوین شود

13

کمیته تحقیق و توسعه سازمان

فعالیت این کمیته استمرار یابد

13-1

گروه کارشناسی امانت و عضویت

منحل شود

13-2

گروه کارشناسی خدمات عمومی

منحل شود

13-3

گروه کارشناسی خدمات تخصصی اسناد

از کمیته تحقیق و توسعه استقلال یابد و با تعریف دقیق اهداف و وظایف به فعالیت ادامه دهد

13-4

گروه کارشناسی خدمات تخصصی مطبوعات

از کمیته تحقیق و توسعه استقلال یابد و به فعالیت ادامه دهد

13-5

گروه کارشناسی حفاظت و مرمت منابع چاپی و غیرچاپی

منحل شود

14

کمیته تربیت‌بدنی و ورزش

فعالیت این کمیته استمرار یابد

15

کمیته تخصصی سازماندهی اطلاعات

فعالیت این کمیته استمرار یابد

16

کمیته تعیین کاربری سیستم

با شورای فناوری اطلاعات ادغام شود

17

شورای هماهنگی سازمان

فعالیت این شورا استمرار یابد. شرح وظایف بطور دقیق تدوین شود

18

شورای اداری رؤسای بخش‌های معاونت هماهنگی و کتابخانه های وابسته

با هم ادغام شوند و حداقل در سال دو بار جلسه برگزار شود

19

شورای اداری رؤسای بخش‌های موزه ها، اسناد و امور عمومی

20

کمیته برنامه ریزی آموزش

فعالیت این کمیته استمرار یابد

21

شورای نشر نفایس و تصحیح متون

با شورای پژوهش و انتشارات ادغام شود

22

شورای ارزیابی و بررسی درخواستهای تصویر از نسخ خطی

فعالیت این شورا استمرار یابد

23

شورای آمار و اطلاعات

با شورای روابط عمومی ادغام شود

24

شورای بازبینی نسخ خطی

با تغییر عنوان به شورای بازبینی منابع سازمان توسعه یابد و بازبینی، رف خوانی و امور ابوبجمعی کلیه منابع سازمان را برعهده گیرد. شرح وظایف مجدد تدوین شود

25

شورای حفاظت و مرمت آثار فرهنگی

فعالیت این کمیته استمرار یابد

25-1

گروه کارشناسی آسیب‌شناسی منابع چاپی، دیداری و شنیداری

منحل شود

25-2

گروه کارشناسی اسناد و کتب خطی

منحل شود

25-3

گروه کارشناسی اشیاء موزه‌ای

منحل شود

26

شورای پژوهش و انتشارات

فعالیت این کمیته استمرار یابد البته شورای نشر نفایس و تصحیح متون در آن ادغام شود و وظایف مربوط به انتشارات در شرح وظایف این شورا و گروه های تخصصی زیر مجموعة آن لحاظ گردد

26-1

انجمن علمی پژوهشگران سازمان

فعالیت این انجمن زیر نظر شورای پژوهش و انتشارات استمرار یابد

26-2

سرگروه‌های تخصصی پژوهش

فعالیت این گروه زیر نظر شورای پژوهش و انتشارات استمرار یابد

26-3

گروه تخصصی پژوهش اداره کتابخانه عمومی

گروه تخصصی پژوهش معاونت هماهنگی ایجاد شود و فعالیت این گروه زیر نظر شورای پژوهش و انتشارات استمرار یابد. شرح وظایف مجدد تدوین شود

26-4

گروه تخصصی پژوهش اداره خدمات کتابداری

26-5

گروه تخصصی پژوهش اداره مخطوطات

26-6

گروه تخصصی پژوهش اداره پژوهش و معرفی آثار

گروه تخصصی پژوهش معاونت امور موزه ها ایجاد شود و فعالیت این گروه زیر نظر شورای پژوهش و انتشارات استمرار یابد. شرح وظایف مجدد تدوین شود

26-7

گروه تخصصی پژوهش اداره حفاظت و مرمت

26-8

گروه تخصصی پژوهش اداره اسناد

گروه تخصصی پژوهش مدیریت امور اسناد و مطبوعات ایجاد شود و فعالیت این گروه زیر نظر شورای پژوهش و انتشارات استمرار یابد. شرح وظایف مجدد تدوین شود

26-9

گروه تخصصی پژوهش اداره مطبوعات

26-10

گروه تخصصی پژوهش اداره امور عمومی

در عمل تشکیل جسله نداده، منحل شود

26-11

گروه تخصصی پژوهش روابط عمومی

در عمل تشکیل جسله نداده، منحل شود

26-12

گروه تخصصی پژوهش معاونت امور کتابخانه های وابسته

فعالیت این گروه زیر نظر شورای پژوهش و انتشارات استمرار یابد. شرح وظایف مجدد تدوین شود

27

شورای قیمت‌گذاری اسناد

فعالیت این شورا استمرار یابد

28

شورای ارزشیابی فنی اشیای فرهنگی

از زمان ایجاد تشکیل جلسه نداده است. منحل شود

29

کمیته پذیرش و بررسی پیشنهادها

فعالیت این کمیته استمرار یابد و از اختیارات بیشتری برای تصمیم گیری نهائی برخوردار شود.

30

کمیته تشویقات

با کمیته ارزشیابی ادغام و عنوان به کمیته ارزشیابی و تشویقات تغییر یابد. شرح وظایف مجدد تدوین شود

31

کمیته اقتصادی

با کمیته قیمت گذاری خدمات ادغام شود و نام مناسبی برای آن انتخاب شود

32

هیأت تحریریه نشریه الکترونیکی سازمان (شمسه)

فعالیت این شورا استمرار یابد

33

کمیته انتخاب کتاب

بعنوان یکی از گروه های کارشناسی زیر نظر کمیته مجموعه سازی قرار گیرد و فعالیت آن استمرار یابد. شرح وظایف بطور دقیق تدوین شود

34

هیأت مدیره صندوق قرض الحسنه کارکنان سازمان

در عمل تعداد جلسات اندکی برگزار نموده است. درصورت صلاحدید ریاست محترم سازمان، وضعیت این شورا از حیطه وظایف دبیر شوراها و کمیته های سازمان خارج شود

35

هیأت مدیره شرکت تعاونی مسکن کارکنان سازمان

با توجه به ماهیت انتخابی بودن اعضای هیأت مدیره این شورا، درصورت صلاحدید ریاست محترم سازمان، وضعیت این شورا از حیطه وظایف دبیر شوراها و کمیته های سازمان خارج شود

36

جلسات داخلی

36-1

شورای روابط عمومی

با کمیته فرهنگی، کمیته تبلیغات و شورای آمار و اطلاعات ادغام شود. شرح وظایف مجدد تدوین شود

36-2

شورای روسای کتابخانه های وابسته

در هر سال جلسات اندکی برگزار می نماید. درصورت صلاحدید ریاست محترم سازمان، وضعیت این شورا از حیطه وظایف دبیر شوراها و کمیته های سازمان خارج شود

36-3

شورای معاونت هماهنگی

ضرورت وجود این شورا بررسی شود

37

هیئت مدیره سازمان

فعالیت این شورا استمرار خواهد داشت

38

تیم حفاظت و امنیت

ضرورت وجود این گروه بررسی شود. با فعال شدن شورای حفاظت و مرمت آثار فرهنگی این تیم منحل شود.

 
 
__________________________________________
. نهج البلاغه، فیض الاسلام، حکمت 161 .
. احمدپناهی، علی (1386). "اهمیتمشاورهو ویژگى هاى مشاوراز منظر دینى". در سایت باشگاه اندیشه. تاریخ مشاهده (2/12/1386) قابل بازیابی در:

2. احمدی، احمد (1378). "مشاوره و فرایند آن در اسلام". فصلنامه تعلیم و تربیت. س 15، ش 60 (زمستان) ص 74-61 .

3. جهانگیری، عباس (1380). "چگونه جلسات را باور کنیم". صنعت شیر. س1، ش 2 (بهار) ص 34-32 .

4. حیدری خراسانی، محمد جواد. "مشورت در سیره پیامبر (ص)". تاریخ مشاهده (اسفند 1386) قابل بازیابی در: http://www.porsojoo.com/fa/node/11410

5. درباغ عنبران، جعفر (1387). "بررسی وضعیت موجود کمیته ها و شوراهای سازمان در تیر ماه 1387".
6. سلطانی تیرانی، فلورا (1375). "چرا جلسات اهمیت دارند". پیام ایران خودرو. س 2، ش 22 (مرداد) ص 71-70
7. شهمیرزادی، شبنم(1384). "مدیریت اثر بخش جلسات". تعاون. ش 257 (شهریور)

8. مؤذن، سیامک(1382). "بررسی عوامل اتلاف وقت مدیران در جلسات". فولاد. ش 100 (تیر) ص 43-36 .

9. موسویک، راجر کی. و نلسون، رابرت (1382). "جلسه هایمان را باید اینگونه برگزار نمائیم (قسمت اول) رهنمودی برای برگزاری موفقیت آمیز جلسات مدیران". ترجمه کریم گرشاسبی. خبرنامه صنعت لاستیک. ش 40 (بهمن) ص 6-3 .

10. نصر اصفهانی، علی (1378). "برقراری جلسات مؤثر در سازمان". مدیریت و توسعه. س 1، ش 3 (زمستان) ص 78-70 .