مدیریت آرشیوهای خاص

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 مسئول کتابخانه امام صادق(ع) وابسته به آستان قدس رضوی

2 کارشناس ارشد مدیریت گرایش تحول

چکیده

مدیریت، فرایند طراحی و حفظ شرایط به منظور انجام مؤثر اهداف انتخاب‌شده می‌باشد. مدیریت انجام وظایف برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، نیروی انسانی، پیشرفت، کنترل و مدیریت فعالیت‌های ضروری سازمان در تمامی سطوح می‌باشد. با این حال مهارت‌های مدیریتی و فنون اداری موردنیاز برای مدیریت آرشیوهای خاص، ممکن است با سطح سازمانی متفاوت باشد. به هر حال هدف همه مدیران رسیدن به تولید مازاد و ایجاد خروجی مطلوب و باکیفیت در یک دوره زمانی خاص است. آرشیو به هر مجموعه سازمان‌یافته از اسناد معین از رسانه اشاره می‌کند. در این مقاله انواع آرشیوهای تخصصی و کارکرد هر کدام از آن‌ها موردبررسی قرارگرفته علاوه بر آن کاربرد هریک از اصول عملکردهای مدیریتی (مانند برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، هماهنگی، کنترل، هدایت) در مدیریت آرشیوهای خاص موردمطالعه قرارگرفته و راهبردهای استراتژیک برای مدیریت آرشیو و اسناد ارائه‌شده است.

کلیدواژه‌ها


آرشیوهای خاص[1]

نهاد آرشیو ملی یک نهاد ضروری برای جامعه‌ای پیشرفته است و علاوه بر آن برای مدیریت کلی اسناد و اطلاعات ایجادشده به وسیله دولت، نقش کلیدی و مهمی دارد (ماسون[2]، 2002)؛ بنابراین مدیریت آرشیوهای خاص زمینه مدیریت مرتبط با حفاظت و استفاده از آرشیوهاست. آرشیوهای خاص از طریق حفاظت اسناد عمومی و قابل‌دسترس ساختن آن‌ها برای استفاده به دولت خدمت می‌کنند و در مقابل به وسیله اطمینان دادن از اینکه حقوق شهروندان و مسئولیت‌ها به‌طور شفاف و دقیق مستند می‌شوند به مردم خدمت‌رسانی می‌کند؛ بنابراین آرشیوها یکی از نقاط موردتوجه در جوامع دموکراتیک می‌باشند (کاتر و کوهن[3]، 2002). همچنین آرشیو یکی از نهادهای مرکزی فرهنگی در جامعه می‌باشد که به عنوان مرکزی برای تحقیق و بررسی از حافظه یک ملت و جامعه عمل می‌نماید (ریچارد و تورتون[4]، 2006). مدیریت آرشیوهای خاص برای تصمیم‌گیری سازمانی بروز و حتی برای بقای سازمان‌ها ضروری می‌باشد؛ بنابراین در مدیریت برنامه آرشیوهای خاص، مجموعه‌های آرشیوهای خاصی که در دسترس محققان و پژوهشگران باشند ضروری می‌باشد. چنین برنامه‌هایی مشخص می‌کند که اسناد به دنبال یک چرخه زندگی بوده و ادامه یک توجه حرفه‌ای را مورد تأکید قرار می‌دهد. ازاین‌رو اولاً اسناد در زمان ایجاد آن‌ها باید مطابق با آژانس، سازمان یا فرد مسئول برای ایجاد یا تجمع آن‌ها در ترتیب اولیه (اصل منشأ) در نظر گرفته شود. این روش، ماهیت آشکار آن‌ها را ارائه کرده و آن‌ها را از دیگر انواع اطلاعات متمایز می‌کند و این درواقع مبنایی برای بازیابی اطلاعات از اسناد می‌باشد. دانستن آنکه چه کسی سند را ایجاد کرده یا استفاده می‌کند، کجا، کی و چرا؟ کلیدی برای بازیابی ساختار، موضوع و محتوای آن‌ها می‌باشد.

دوم، اسناد به دنبال یک چرخه زندگی که در آن ایجادشده‌اند، استفاده می‌شوند. برای زمانی که آن‌ها ارزش مستمر دارند و سپس از طریق تخریب یا انتقال به یک نهاد آرشیوی که ممکن است خصوصی یا عمومی باشد تجزیه می‌شوند. آن‌ها از 3 مرحله اصلی می‌گذرند، در بخش جاری (بخش یا فاز اول)؛ آن‌ها به‌طور منظم در هدایت ابقا و فعالیت‌های اخیر استفاده می‌شوند و در محل مبدأ خود یا در ذخیره فایل یک اداره در ارتباط با رکوردهای اصلی و مرتبط نگهداری می‌شوند. در مرحله نیمه فاز دوم آن‌ها به‌ندرت در انجام (هدایت، مسیر) تجارت اخیر و محافظت‌شده در یک مرکز اسناد استفاده می‌شوند. در بخش غیر جاری (سوم) آن‌ها بلااستفاده‌اند، مگر آنکه ارزش مستمر داشته باشند که در این صورت حفظ آن‌ها به عنوان آرشیوها در یک موسسه آرشیوی ارزش‌گذاری می‌شود (ریچارد و تورتون، 2006).

مدیریت اسناد اثرگذار از طریق این چرخه یک موضوع کلیدی در مدیریت آرشیوهای خاص می‌باشد. اصل سوم حاکم بر توجه بر اسناد و آرشیوهای ویژه آن است که؛ مراقبت از آن‌ها باید از طریق یک مدیریت منسجم و سازگار از فعالیت‌هایی برای توسعه سامانه نگهداری اسناد دنبال شود تا استفاده از آن‌ها به عنوان آرشیوها مدیریت شود. مدیریت اسناد آرشیوی شامل 4 مرحله عملیاتی است که معمولاً در طول عمر یک سند رخ می‌دهد:

 تشخیص اسناد، کنترل فکری، تدارک دسترسی و کنترل فیزیکی. مدیریت این زنجیره از فعالیت‌ها، مبنایی برای یک راهکار استراتژیک برای مدیریت اسناد ارائه می‌کند. این راهکار استراتژیک باید یک عنصر اساسی برای مدیریت آرشیوهای خاص باشد در غیر این صورت حجم عظیم پرونده‌های متنی بر روی کاغذ، فضای اداری پرهزینه را مسدود خواهد کرد و درنهایت بازیابی آن‌ها غیرممکن می‌سازد و این همان‌جایی است که رکوردهای الکترونیک از دست خواهد رفت (ماسون، 2002). از طرفی اهداف اصلی مدیریت برنامه آرشیوهای خاص عبارت‌اند ا ز (کوک[5]، 2005):

  • محافظت از اسناد و آرشیوها در یک‌شکل قابل‌دسترس، قابل‌فهم و قابل‌استفاده برای مدت زمانی که آن‌ها منفعت و ارزش مستمر دارند.
  • ساختن اطلاعات از اسناد و آرشیوهای موجود در فرمت مناسب برای افراد مناسب، در زمان مناسب

از سوی دیگر اهداف مدیریت آرشیوهای خاص شامل: (پرس موسز[6]، 2005)

  • ایجاد و حفظ اسناد معتبر قابل‌اعتماد به صورت در دسترس قابل‌فهم و قابل‌استفاده تا زمانی که آن‌ها برای حمایت ملزومات تجاری و پاسخگویی سازمان موردنیاز هستند.
  • اطمینان از مدیریت بهره‌وری و اقتصادی در اسناد از طریق حذف تلاش‌های مضاعف ایجاد و حفظ تنها آن رکوردهایی که موردنیاز هستند سامانه سازی، نگهداری، تجزیه و غیره
  • بهبود دسترسی به سوابق و آرشیوها برای افزایش تصمیم‌گیری‌های مناسب و بهبود برنامه حمایت و ارائه خدمات پاسخگویی، شفافیت و حقوق شهروندان
  • امحا اسناد غیرقابل استفاده.
  • شناسایی و حفظ اسنادی که مبنای آرشیوهای خاص دارای ارزش فرهنگی و تاریخی پایدار را تشکیل می‌دهند.

در این راستا موارد زیر به منظور دسترسی به این اهداف ضروری می­باشند: (جلتیگ[7]، 1990)

  • تصویب و اجرای قانون جامع برای تنظیم چرخه زندگی مدیریت اسناد و آرشیوها صرف‌نظر از نوع رسانه، طراحی یک مرجع واحد برای نظارت فرایند و تخصیص مسئولیت واضح برای اجرا در هر مرحله.
  • توسعه استراتژی‌ها، رویه‌ها، سامانه‌ها و ساختارهایی برای اطمینان از حفظ برنامه مدیریت یکپارچه اسناد و آرشیوها.
  • فراهم کردن منابع کافی، شامل نیروی انسانی متخصص، ساختمان‌ها، تجهیزات و تأمین منابع مالی برای اجرای برنامه‌های استراتژیک آن‌ها و نیز ثبات برنامه‌ها.
  • نظارت و ارزیابی برنامه برای ارزیابی کارایی و اثربخشی آن (ارزش برای سرمایه‌گذاری)

به علاوه چنانچه نیاز به ایجاد هر نوع تنظیمات مجدد و ضروری ساختاری، درنتیجه اولویت‌های مدیریت آرشیوهای خاص احساس گردد بایستی نسبت به حذف خدمات تکراری؛ ارتقای قابلیت دسترسی و استفاده از اسناد و اطلاعات؛ کاهش هزینه‌ها برای خدمات مدیریت اسناد و حفظ اسناد تاریخی دارای ارزش پژوهشی، از طریق یک فرایند مدیریت اسناد برنامه‌ریزی‌شده اقدام کرد؛ اما ایجاد و راه‌اندازی یک خدمت همیشه پایان کار نیست بلکه پویایی آن نیاز به بازنگری، بررسی و مراقبت دارد. لذا حفظ آرشیوهای خاص از طریق سه عنصر کلیدی مقرر می‌شود (ریچارد و تورتون، 2006) و (کاتر و کوهن، 2002)؛ این عناصر عبارت‌اند از: کارمند آرشیوی که نیروی انسانی کارشناس و مرتبط با اداره اسناد آرشیوی (یا غیر آرشیوی)، (در محدوده آرشیویست اصلی تا حاضران سرمایه‌گذار) می‌باشد؛ نیروی انسانی متخصص و حرفه‌ای برای کار نگهداری، مرمت و کار عکاسی و کارکنانی برای مدیریت مالی و اجرایی و برای کار منشیگری.

بنابراین تمرکز اصلی این مقاله نقش مدیریت در آرشیوهای تخصصی است. این نقش‌ها شامل: برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، کنترل، هدایت و هماهنگی در اداره آرشیوها می‌باشد. این از به‌کارگیری اصول مدیریت برای کارایی و کارآمدی اداره یک آرشیو خاص حکایت دارد. به علاوه نکته‌ای که از ملزومات ضروری یک مدیر هست این است که شخصیت و صداقت همراه با احترام واقعی را برای کارکنان همکار داشته و نیز تعهد به عدالت و توازن در تمام روابط پایین، بالا و در طول خط ارتباطی همکاران را حفظ نماید. همچنین در این مقاله برخی مفاهیم دیگر در مدیریت که نمی‌تواند به‌تنهایی مورد عمل قرار گیرد یا منحصربه‌فرد از فعالیت‌ها یا اصول نمی‌تواند عمل گردد به‌طور خلاصه بحث خواهند گردید. مفاهیمی مثل انگیزش حیطه کنترل و وحدت فرماندهی. همچنین در این مقاله برخی مفاهیم دیگر در مدیریت که نمی‌تواند به‌تنهایی مورد عمل قرار گیرد یا منحصربه‌فرد از فعالیت‌ها یا اصول نمی‌تواند عمل گردد به‌طور خلاصه بحث خواهد شد. مفاهیمی مثل انگیزش، حیطه کنترل و وحدت فرماندهی. (ورثی، 1979). مدیریت در همه فعالیت‌های سازمانی و تجاری شامل ایجاد هماهنگی بین افراد برای دستیابی به اهداف مطلوب و اهداف استفاده کارا و مؤثر از منابع موجود می‌باشد (الوم[8]، 2004).

مدیریت شامل برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، راهنمایی یا هدایت و کنترل یک سازمان یا اشخاص باهدف دستیابی به یک هدف معین می‌باشد. مدیریت همیشه یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های انسانی بوده است. از زمانی که انسان سازمان‌های اجتماعی را برای دستیابی به اهداف و مقاصدی که آن‌ها نمی‌توانستند بدان دست یابند، ایجاد کرد به عنوان افراد (فردی)، تلاش‌های ضروری برای اطمینان از هماهنگی تلاش‌های فردی صورت گرفته است.

مدیریت شامل: برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، کارمند یابی، رهبری و هدایت و کنترل سازمان یا مؤسسات به منظور دستیابی به هدف است. هر شخصی در یک موقعیت مدیریتی در دستیابی به اهداف سازمانی از طریق برنامه‌ریزی، هماهنگی، سرپرستی و تصمیم‌گیری در مورد سرمایه‌گذاری و استفاده از منابع انسانی مشارکت می‌نماید.

 یک مدیر شخصی است که فعالیت‌ها را از طریق افراد دیگر انجام می‌دهد، نتیجه فعالیت‌های مدیر می‌تواند مرتبط با عملکرد یک واحد سازمانی باشد. مدیران عملکردهای مدیریتی، برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، رهبری، هدایت و کنترل کردن را انجام می‌دهند (مک کارتی، 1988). مدیر، فعالیت‌های مدیریت، برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، کارمند یابی، راهنمایی، هدایت و کنترل را به عهده می‌گیرد (کانتز و ویهریچ[9]، 1990). باید اشاره کرد که مدیریت یا عملکردهای مدیریتی یا اصول آن به‌طور جایگزین در طول این مقاله استفاده خواهد شد.

 

کاربرد اصول عملکردهای مدیریتی در مدیریت آرشیوهای خاص

برنامه‌ریزی: شامل تعیین اهداف سازمانی و چگونگی تصمیم‌گیری است. برنامه‌ریزی شامل بهترین روش‌های دستیابی به آن‌هاست. برنامه‌ریزی شامل وظایفی است که بسته به اینکه چگونه و چه زمانی وظایف انجام خواهد گرفت، لازم‌الاجراست. برنامه‌ریزی تشریح چگونگی رسیدن به موفقیت است. در برنامه‌ریزی مؤثر تلاش‌ها و توانایی‌های زیادی برای گرفتن یک دیدگاه هدف گسترده به کار می‌رود. همچنین تصمیم‌گیری شامل برنامه‌ریزی است به دلیل اینکه آن شامل انتخاب بهترین مسیر هدف برای رسیدن به موفقیت است (ایلز و لامن[10]، 2003). ابعاد برنامه‌ریزی باید آشکار و بدیهی باشد. چراکه موفقیت بدون برنامه‌ریزی دقیق نمی‌تواند به دست آید. برنامه‌ریزی موفقیت‌آمیز، یک فرایند است. آن اولین اصل مدیریتی است که باید توسعه یابد و دیگر اصول، مرتبط به آن هستند. می‌توان گفت برنامه‌ریزی مؤلفه‌ای اساسی برای موفقیت است.

(استونر، اداوار و جیلبرت[11]، 2003) پیشنهاد می‌کنند که 6 گام در فرایند برنامه‌ریزی وجود دارد که شامل موارد ذیل است:

  1. تعیین اهداف سازمانی؛ اهداف باید برای برنامه‌ریزی مناسب شفاف باشند.
  2. لیست کردن راه‌های جایگزین دررسیدن به اهداف؛ یک مدیر باید چندین جایگزین موجود را فهرست‌وار داشته باشد.
  3. توسعه مفروضاتی برای هر جایگزین مبتنی بر آن؛ این پیش‌فرض‌ها مفروضات هستند و این مفروضات برای کار از طریق جایگزین‌ها به شما کمک خواهند کرد.
  4. انتخاب بهترین جایگزین برای رسیدن به اهداف؛ ارزیابی جایگزین‌ها بر مبنای انتخاب و مفروضات شما.
  5. توسعه طرح‌ها برای تعقیب (دنبال کردن) جایگزین‌ها؛ یک مدیر باید برنامه‌های استراتژیک و تاکتیکی را توسعه دهد.
  6. قرار دادن برنامه‌ها درون فعالیت‌ها؛ سازمان نمی‌تواند سودآور باشد مگر اینکه برنامه‌ها در فعالیت‌ها قرار گیرند هم برنامه‌های کوتاه مدت و هم بلندمدت.

برنامه‌ریزی در مدیریت آرشیوهای خاص شامل طراحی برنامه‌ای است که مجموعه‌ای از اهداف، مسئولیت‌ها، قدرت‌ها و اختیارات اداره‌کننده آرشیو است (در صورت عدم وجود یک قانون توانمند تأسیس آرشیو) (ایلز و لامن، 2003). برنامه‌ریزی همچنین شامل فرایند انتقال اسناد آرشیوی از آژانس‌های تولیدی به آرشیوها از طریق ارزیابی، آزمایش، بررسی و قضاوت است. زمانی که این مراحل انجام شد گام بعدی که سازمان‌دهی است شروع می‌شود (استونر، اداوار و جیلبرت، 2003). برنامه‌ریزی به‌طور متعادل شامل تصمیم‌گیری است. یک تصمیم اساساً انتخاب بین تعداد زیادی متغیر می‌باشد. تصمیم باید بعد از اندیشه دقیق اتخاذ شود. استفاده از یک فرایند مشابه فرایند فوق به یک مدیر در تصمیم‌گیری خوب کمک خواهد کرد و تصمیم خوب برای سازمان خیلی مهم است.

 

سازمان‌دهی و هماهنگی[12]: این‌ها با واگذاری وظایف به افراد متفاوت یا گروه‌ها و قرار دادن طرح در فعالیت انجام می‌شود. مثلاً وظایف دررسیدن به اهداف به مردم (افراد) واگذار می‌شود. سازمان‌دهی شامل استفاده مناسب از منابع شما برای رسیدن به اهداف سازمانی است. سازمان‌دهی و هماهنگی راه‌های اصلی هستند که از طریق آن مدیران طرح‌هایشان را انجام می‌دهند (به کار می‌بندند). سازمان‌دهی و هدایت مستلزم شناخت مردم و سازمانتان است. طبق گفته (استونر، اداوار و جیلبرت، 2003) باید پنج مرحله در فرایند هدایت و سازمان‌دهی وجود داشته باشد:

1. بازتاب (انعکاس) مقاصد و طرح‌ها، شما باید این طرح و نقشه‌ها را در همه زمان در ذهن نگه‌دارید. آن‌ها در سراسر فرایند مدیریت شما را راهنمایی می‌کنند.

2. تعیین وظایف اصلی؛ تعیین آنچه هستند، وظایف یا مسئولیت‌های اصلی.

3. تقسیم وظایف اصلی (بزرگ) به وظایف فرعی؛ این یک گام مهمی است برای کمک به شما تا وظایف جزئی‌تر شود.

4. تخصیص منابع؛ تعیین اینکه چگونه به تعداد زیاد افراد و سایر منابع در هر زمینه باید تخصیص داده شوند، شما ممکن است شکل کار گروهی، کمیته‌ای یا گروهی برای به انجام رساندن وظایف داشته باشید، اطمینان از اینکه آن‌ها منابع مناسب را برای موفقیت دارند به این بخش مربوط می‌شود.

5. ارزیابی نتایج و یک نگاه حیاتی و هدفمند به نتایج.

سازمان‌دهی شامل هماهنگی است (سازمان‌دهی هماهنگی را در برمی‌گیرد) تلاش‌ها و فعالیت‌های هماهنگی برای کارایی و اثربخشی یک مجری (اداره‌کننده) آرشیوی به عنوان یک مدیر حیاتی است. این به سازمان‌دهی و مدیریت بهتر منابع، کمک می‌کند (ایلز و لامن، 2003). کاربرد سازمان‌دهی و اصول هدایت یا عملکردهای درون سازمان آرشیوی در تنظیم و توصیف منابع آرشیوی جایی که اصول خاصی مشاهده می‌شوند منعکس می‌شود. چنین اصولی شامل اصل منشأ اصل ترتیب اولیه اصل نگهداری اصل ترتیب زمانی و غیره است (بلاردو و بلاردو[13]، 1992). استفاده از کدهای آرشیوی، یا رمزهای گروهی، آماده سازی، کمک‌های جستجو و غیره همه قسمتی از فرایندهای سازمان‌دهی و هدایت به عنوان اصول مدیریتی یا عملکردهای به‌کاررفته در اداره آرشیو می‌باشند.

کنترل[14]: در مدیریت، کنترل کردن، ساختن کارها همان‌طور که طراحی‌شده است می‌باشد. کنترل کردن یک فرایند مداوم از مدیریت پیشرفت در حال انجام کار توسط کارکنان شماست. مدیران باید مطمئن شوند که سازمان در حال اجرای همان برنامه‌هایی است که طراحی‌شده بودند و به اهداف خود دسترسی پیداکرده‌اند. کنترل کردن شامل جمع‌آوری اطلاعات و محاسبه عملکرد است. عملکرد باید در برابر برخی استانداردها محاسبه‌شده و سپس مدیران باید برای انجام عملیات اصلاحی آماده شوند و آن را به عنوان یک ضرورت جهت برگشت به مسیر اتخاذ کنند. هنگام تفکر درباره کنترل، مدیران باید بدانند که بسیاری از فعالیت‌های متفاوت در مسئولیت‌هایشان وجود دارد. یک مدیر نه‌تنها کارمندانی دارد، بلکه همچنین یک کارگاه یا ساختمان فیزیکی، موجودی و دارایی برای رسیدگی و کنترل در اختیار دارد. علاوه بر این تعداد زیادی متغیر درگیر با کنترل وجود دارد و البته کنترل مطمئناً یک فرایند مستمر است.

 

هدایت[15]: از سوی دیگر هدایت با رهبری فعالیت‌های اعضای سازمانی انجام می‌گیرد در طول سال‌ها، رهبری به عناوین انگیزش، تأثیرگذاری، یا هدایت اشاره دارد. به نظر می‌رسد هدایت اصطلاحی است که این روزها خیلی از آن استفاده می‌شود، اما این مقاله نمی‌خواهد آن را با مفهوم مدیر یکی بداند (اشتباه کند) صرف‌نظر از اصطلاح استفاده‌شده، آن‌ها همه دارای یک معنی یکسان هستند و آن به‌کارگیری راه‌های یکسان برای هدایت افراد جهت رسیدن به اهداف سازمانی است. اگرچه آن اهداف برای افزایش بهره‌وری یا ایجاد پول بیشتر یا زندگی ایمن باشد یک مدیر باید کارمندان را دررسیدن به اهداف و مأموریت‌های سازمانی هدایت کند.

 یک راه برای هدایت افراد، از طریق ارتباط مؤثر می‌باشد. مدیران آرشیوی باید از مهارت‌های ارتباط مؤثر برخوردار باشند که یک هدف مهم برای به انجام رساندن اهداف آرشیوی است. اگر شما بپذیرید که ارتباطات بخشی از اطلاعات است متقاعد می‌شوید که ارتباطات نوشتاری و کلامی برای هدایت گستره زیرمجموعه کاربران مؤثر می‌باشد.

مدیران درک می‌کنند که کارمندان برای انجام وظایفشان به اطلاعات نیاز دارند و از به اشتراک گذاشتن آن اطلاعات نمی‌هراسند مدیران خوب همچنین می‌دانند که هر چیزی که آن‌ها انجام می‌دهند ارتباط برقرار کردن است، اگرچه کلامی یا غیرکلامی باشد. به علاوه مدیر خوب باید ارزش بازخورد را بداند. مدیر باید از باز بودن دریافت بازخورد مطمئن باشد و امکان گرفتن بازخورد را برای کارمندان فراهم کند. کنترل و هدایت به عنوان عملکردها و اصول مدیریت به‌طور کارا و مؤثر در مدیریت آرشیو درزمینه خدمات مرجع به وسیله انواع مقیاس‌های مقرر گردیده برای حفظ اسناد و مدارک آرشیوی به کار گرفته‌شده‌اند. علاوه بر این محدودیت‌هایی برای برخی نگهداری‌های آرشیوی، مانند محدودیت امنیت ملی و حریم خصوصی اشخاص مقرر گردیده است.

در دنیای امروز این عملکردها و اصول مدیریت ترکیب (شکل)، یک بخش حیاتی از یک مدیریت کارا و مؤثر است. به نظر می‌رسد شرایط بیشتر از هر زمان دیگری تغییر می‌کند. دنیای امروز پیچیده‌تر و متلاطم‌تر است و آن بر سازمان‌ها اثر می‌گذارد، آرشیوها هم از این تغییرات مستثنا نیستند. مدیران، با برنامه‌ریزی، خود را برای تغییراتی که اتفاق خواهد افتاد آماده می‌کنند. گرچه بعضی اوقات شرایط فراتر از کنترل مدیر است و این مدیراست که باید همیشه برای تصمیم‌های سریع و خوب آماده باشد. اگر یک مدیر استانداردها را تعیین کرده باشد و نیز عملکردها را سنجیده باشد آن وقت برای ارزیابی و عمل آماده است. زمینه‌ای دیگر که مدیران باید داشته باشند توانایی در انجام اقدامات اصلاحی است. این شرایط تغییر، منجر به اتفاق می‌شوند و یک مدیر باید این اصول و عملکردها را در آنچه باید انجام شود، به کار گیرد. دودلی (تردید) می‌تواند یک سازمان را نابود کند. در اینجا انعطاف و هدفمندی مهم هستند. یک مدیر باید به‌طور هدفمند به منابعش توجه کند، سپس واقعیت‌هایی که سامانه را کنترل می‌کند باید برای مدیریت تغییرات دارای انعطاف باشد.

در مدیریت آرشیوهای خاص تعداد زیادی فرایندهای مهم و حیاتی وجود دارد که هرگز نمی‌توان صرف‌نظر کرد. درواقع این‌ها وظایفی هستند که حرفه آرشیو را از دیگر خدمات اطلاعاتی رشته کتابداری متمایز می‌کند. ارزیابی آرشیوی و اصل منشأ یا اصل رجوع به اصل (منشأ آن فرانسه است) فقط دو مورد از این فرایندها می‌باشند (بالز[16]، 2005).

 

ارزیابی آرشیوی به عنوان یک فرایند مدیریت در مدیریت آرشیوهای خاص

آرشیوها بخشی از نتیجه طبیعی عملکردها و فعالیت‌های تجاری سازمان یا سازمان‌هایی هستند که ایجاد، یا آن‌ها را دریافت کرده‌اند، هستند؛ بنابراین درک و حفظ این مفاهیم به عنوان مبنایی برای فرایند سنجش و انتخاب مهم است. ارزشیابی یکی از مهارت‌های حرفه‌ای یک آرشیویست حرفه‌ای باقی می‌ماند. در مفهوم آرشیو معمولاً ارزیابی یک فرایند هدایت‌شده به وسیله‌ی یک عضو (اغلب یک آرشیویست حرفه‌ای) می‌باشد که در آن یک مجموعه از اسناد بررسی‌شده‌اند تا ارزششان تعیین شود (کوک[17]، 2005). برخی ملاحظات شامل: چگونگی نگرش بر نیازهای سازمانی، چگونگی برآورد نیازهای حساب پذیری سازمانی و برآورد انتظارات جامعه استفاده‌کننده از اسناد است (پرس موسز، 2005). ارزیابی یک عملکرد آرشیو مرکزی، مهم و نیز موردتوجه است و می‌تواند هنگام کشف، تنظیم، تشریح و حفظ به کار رود، اگرچه برنامه‌ریزی عمومی پروژه‌ها اغلب مراحل ارزیابی دوباره‌ای را می‌طلبد. تعریف رسمی به شرح ذیل می‌باشد (جلتینگ[18]، 1990): در یک متن آرشیوی ارزشیابی مرحله تعیین این‌که آیا رکوردها و دیگر مواد دارای ارزش مداوم هستند؟ می‌باشد. ارزشیابی ممکن است در جمع‌آوری، ایجاد، فایل بندی یا سطح آیتم انجام شود؛ و می‌تواند قبل از اهدا و انتقال فیزیکی یا بعد از دسترسی رخ دهد.

مبنای تصمیم‌گیری‌های ارزیابی ممکن است شامل یک تعدادی از برگ خریدها (منشأ اسناد و محتوا، صحت و قابلیت اطمینان آن‌ها، تمامیت (کمال) و رتبه آن‌ها، شرایط و هزینه‌هایشان برای حفاظت از آن‌ها و ارزش ذاتی آن‌ها) است. ارزیابی اغلب دریک بیانیه که درواقع سیاست مجموعه‌سازی یک سازمان بزرگ‌تر است رخ می‌دهد. هدف ارزیابی آرشیوی باید تعریف و انتخاب اسنادی باشد که مجموعاً یک تصویر جامع اما فشرده از سازمان در طی زمان ارائه می‌دهد (بلاردو و بلاردو، 1992)؛ مانند یک هویت شرکت، یک آموزش و یادگیری سازمان، پژوهش و ابداع سازمان، یک مشارکت برای توسعه اقتصادی و فرهنگی، یک عضو کمیته‌های محلی ملی و بین‌المللی، یک کمیته در خودش.

 اسناد انتخاب‌شده باید اطلاعات تقریبی و شواهدی از آنچه موسسه (نهاد) انجام داده و چرایی و چگونگی دستاوردهای کارکنان و تأثیر آن به‌طور منطقه‌ای و در دنیای وسیع‌تر را فراهم نماید. همچنین فرایند انتخاب باید بقای اسنادی را که حاوی رویدادهای جزئی منحصربه‌فرد بوده و رسیدن به هدف یا عملکرد اصلی را تسهیل نموده و نیز ممکن است دارای ارزش پژوهشی باشند را باعث شود. به عبارت ساده ارزیابی اسناد برای حفاظت دائمی باید روی مسائلی به شرح ذیل متمرکز شود (کریگ، 2007)

  • عملکردهای ذاتی (آموزش، پژوهش، مدیریت جوایز دانشگاهی)؛
  • عناصر دائمی (پایدار) (به‌عنوان‌مثال توسعه استراتژی، توسعه سیاست‌ها)؛
  • عملکردهای تسهیلاتی (به‌طور مثال: نظارت، مدیریت دارایی، روابط عمومی)

 

اصل منشأ یا احترام به خاستگاه[19]

ابتدا به‌طورکلی این مسئله به سازمان اولیه و مدیریت اولیه افراد، خانواده‌ها، فرم اسناد، مدارک شخصی و نسخه‌های دست‌نویس؛ دوم به نوع مجموعه‌سازی و انتقال مفید مالکیت یا حفاظت اسناد شخصی و نسخ خطی؛ سوم به نظر موسسه و مرکز آرشیوی و سازمان ایجادکننده اسناد که نباید مدارک با سایر مدارک ترکیب شود، برمی‌گردد. مفهوم منشأ در اصل ریشه فرانسوی دارد. این اصل مانند یک اصل و راهنمای قدرتمند توسط درستین[20] در سال 1993 توصیف‌شده است؛ و تنها اصل و نظریه آرشیوی می‌باشد (هارستون[21]، 1994). اصل منشأ بر روی فرم حرفه‌ای و آرشیوی و اطلاعات اسناد تمرکز و کاربرد دارد. این اصل معمولاً به اصل اسناد مربوط می‌شود و دارای سه معنی متمایز است (بلاردو و بلاردو، 1992). اصل منشأ به صورت کاملاً مستقل ابتدا در قرن 19 توسط مدیران آرشیوی فرانسه و پروس گسترش‌یافته بود و دارای دو اصل ضروری نظریه و عمل بود. مراحل و اساس گسترش اولیه این اصل بر اساس "اصل ربط" گسترش و نظم یافته بود که مطابق این اصل آرشیوها بر اساس موضوعات کنار همدیگر منظم می‌شوند. با گسترش سریع دامنه آرشیو در فرانسه و پروس حجم عظیم اسناد کنار رفت و اسنادی وارد شدند که جنبه کاربردی داشتند (وین گت[22]، 2004) مکانی که مقید به نگهداری منابع، طبق نظم و اصول اولیه خودشان و عدم‌تغییر در نظم اولیه‌شان؛ بنابراین اگر اصل اولیه مدنظر باشد استانداردهایی وجود دارد که فرایند مجموعه‌سازی، آسان‌تر و سریع‌تر انجام می‌شود. اگر احتیاج به تعیین سر عنوان یا ریشه سند باشد باید به انواع استانداردهای عینی توجه شود که در این مورد، نظر مورخان هم نافذاست (وین گت م، 2004). هورسمن در سال 1999 بیان کرد که استاندارهای تاریخی مربوطه، در مورد اصل منشأ و همچنین رویه نگهداری در قرون وسطی پایه تعریف و ارزشیابی اسناد بود که در آن سندیت و اعتبار قانونی اسناد بررسی می‌شد. به هر حال در مدیریت آرشیوهای خاص شش مرحله کلیدی زیر در توسعه یک برنامه مدیریت آرشیوی موردنیاز است.

  1. بازسازی سامانه‌های موجود: شامل مرور و اصلاح قوانین و سیاست‌ها؛ مرور و اصلاح ساختارها و سیاست­ها سازمانی؛ تعیین منابع موردنیاز همچون تسهیلات و کارمندان؛ توسعه طرح‌های استراتژیک و تجاری.
  2. سازمان‌دهی و کنترل رکوردها: شامل ساختن سامانه‌های نگهداری رکورد صوتی؛ مدیریت؛ ایجاد؛ حفظ و استفاده فایل‌ها.
  3. فراهم کردن حفاظت فیزیکی برای رکوردها: شامل تکمیل و نگهداری محاسبات؛ توسعه طرح‌های ضروری برای حفاظت رکوردها؛ مشخص کردن و محافظت از رکوردهای حیاتی.
  4. مدیریت رکوردها در مراکز رکورد: شامل توسعه و حفظ تسهیلات مراکز اسناد، توسعه و حفظ تسهیلات مراکز اسناد؛ تجزیه رکوردها مطابق برنامه.
  5. مدیریت آرشیوها: شامل دریافت اسناد، آرایش آرشیوها مطابق اصول، فراهم کردن دسترسی عمومی به آرشیوها؛
  6. پشتیبانی و حفظ برنامه: شامل ارتقای اسناد برای دولت و جامعه؛ ارتقای آموزش برای رکوردها و آرشیوهای فردی؛ توسعه و گسترش اسناد و آرشیو حرفه ای.

این مراحل و فعالیت­ها در چارچوب یک زنجیره مدیریت اتفاق می­افتند. از طرف دیگر وظایف دیگری نیز وجود دارند که از اصول مدیریت می­باشند و به‌طور موازی جهت مدیریت آرشیوهای خاص به کار می­روند که انگیزش، جزئی از آنان است. ایجاد انگیزه در کارکنان برای دستیابی به اهداف سازمانی و یا آرشیوی حیاتی است. جوایز و شخصیت دادن به افراد می‌تواند باعث ایجاد انگیزه در کارکنان شود. همچنین راه‌های انسان دوستانه دیگری ازجمله خدمت و کمک به دیگران نیز وجود دارد. موضوع دیگر اینکه انگیزه است؛ اما برای انگیزه اهداف ما همان چیزی است که اعضای ما برای تبدیل شدن و رسیدن به آن درگیر هستند. اعضای سازمان باید انگیزه انجام کارها را برای رسیدن به موفقیت داشته باشند.

محدوده­ی کنترل در رابطه با سازمان‌ها برای چندین سال است که مربوط به تعداد افراد، مدیریت و نظارت بر آن‌ها می‌باشد همچنین تعیین چگونگی و تعداد افرادی که به‌طور کارآمد مدیریت شوند، می‌باشد اگر یک نفر برای چند مدیر کار کند ممکن است کارایی خود را از دست بدهد. این قطعاً به سازمان آسیب می‌رساند. اندازه و تعداد جادویی دقیقی که یک مدیر می‌تواند اداره کند وجود ندارد؛ اما در تعدادی از کتاب‌ها تعداد شش ذکرشده بود. اهمیت این مفهوم آن است که عاملی مهم در ساختار سازمان بوده و تأثیر زیادی در سازمان دارد. کنترل طول مدت بیشتر در متون نظامی مطرح است اما در متون صنعتی هم مورداستفاده قرار می‌گیرد و هر دو، معنای مشابهی دارند. وحدت فرماندهی[23] بدان معناست که هر فرد فقط باید یک رئیس داشته باشد وحدت فرماندهی می‌تواند مسئولیت از بالا به پایین و ترتیب درست را حفظ کند و از سردرگمی جلوگیری کند. علاوه بر آن دادن سفارش‌ها بیش از حد از طرف مدیران می‌تواند برای کارگران بسیار خسته‌کننده و گیج‌کننده باشد. این شیوه قطعاً باعث ناکارآمدی می‌شود.

 

نتیجه‌گیری

مدیریت به عبارتی فرایند طراحی و حفظ شرایط به منظور انجام مؤثر اهداف انتخاب‌شده، می‌باشد. مدیریت انجام وظایف برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، نیروی انسانی، پیشرفت، کنترل و مدیریت فعالیت‌های ضروری سازمان در تمامی سطوح می‌باشد. با این حال مهارت‌های مدیریتی و فنون اداری موردنیاز برای مدیریت آرشیوهای خاص، ممکن است با سطح سازمانی متفاوت باشد. به هر حال هدف همه مدیران رسیدن به تولید مازاد و ایجاد خروجی مطلوب و باکیفیت در یک دوره زمانی خاص است. بهره‌وری که متضمن اثربخشی و با شرط رسیدن به اهداف، با استفاده از حداقل منابع می‌باشد. پس عامل به عنوان عمل "هنر" است و دانش سازمان‌یافته در مورد مدیریت "علم" است.

مسائل مهم دیگر وجود دارد که ممکن است به عقیم ماندن تلاش‌های مدیریت آرشیوهای خاص یا دولتی منجر شود. با توجه به تحقیقات (ابوی، 2007) مشکلاتی که مؤسسات آرشیو و مدیریت اسناد با آن درگیرند عبارت‌اند از: بودجه کم، ناشناخته بودن اهمیت آرشیو، تجهیزات قدیمی، عدم وجود کارکنان متخصص.

از سوی دیگر، شیلون[24] که یک موسسه آرشیوی ملی در نیجریه است از دوران استعمار تا زمان حاضر مورد غفلت قرارگرفته است. سازمان مذکور از ابتدا توسط افرا د غیر آرشیوی و به صورت پاره‌وقت و بدون چشم‌انداز درست اداره می‌شد و در آن درکی به عنوان آرشیو منحصربه‌فرد و ملی نیجریه و حافظه ماندگار کشور نیز وجود نداشت. ازاین‌رو نیاز فوری برای بهبود زیرساخت و ریشه‌ای موسسه وجود دارد لذا لازم است از فن‌آوری‌های جدید دنیای اطلاعات بهره‌گیری شود. شرایط حاکم شامل عدم مردم‌سالاری و پاسخگویی به عامل مخربی برای نیجریه در این زمینه محسوب می‌شود. در این راستا مدیریت بخش رکوردهای صدا برای اطمینان از پاسخگویی به بخش مدیریت، مهم و حیاتی به نظر می‌رسد.

در سال (الجبلی[25]، 1998) درحالی‌که پیشنهاد تشکیل یک کمیته به عنوان نهاد آرشیوی را به دولت داد، اظهار داشت: کمیته آرشیوی که ارائه اسناد ملی را باقدرت و اعتمادبه‌نفس کامل، وظایف خود را به انجام رساند، شدیداً موردنیاز است. نیز اظهار شد که اسناد ملی به عنوان تابعی از دولت نه‌تنها وظیفه حفظ باارزش‌ترین اسناد کشور را بر عهده دارد بلکه باید به‌نوعی دسترس‌پذیری اسناد را هم به انجام رساند. برای رسیدن به این هدف، نیاز به نیروی انسانی متخصص به منظور تغییر و اصلاح در محیطی کاملاً رقابتی، متغیر و دارای نوآوری سریع ضروری است. ازاین‌روی نیاز به مرکزی برای آموزش کافی به این کارکنان قابل تأمل است.[26]



این مقاله ترجمه ای است خلاصه، از مقاله: Osedo, Onyinye Alexander, Management of Special Archives May 8, 2012.

[1] special archives

[2]. Mason

[3]. Kotter and Cohen

[4]. Richmond and Turton

[5].kook

[6]. Pearce-Moses

[7]. Gelting

[8]. Olum

[9]. Koontz and Weihrich

[10]. Ellis and Lowman

[11]. Stoner, Edward and Gilbert

[12]. Organising and Coordinating

[13]. Bellardo and Bellardo

[14]. Controlling

[15].Directing

[16]. Boles

[17].kook

[18]. Gelting

[19].Principle of Provenance: اصل منشاء یا خاستگاه، که به عنوان نخستین اصل همگانی آرشیو تلقی می شود به این معناست که اسناد یک سازمان معین چون به یک کل مرتبط تعلق دارند نباید با اسناد سازمان دیگر درهم آمیخته شوند (دائره المارف کتابداری، ج 1 ص 21)- مترجم

 

[21]. Horsman

[22]. Winget

[23].Unity of Command

[24]. Shyllon

[25]. Alegbeleye

 

  1. Abioye, Abiola (2007) "Fifty years of archives administration in Nigeria: lessons for the future", Records Management Journal, Vol. 17 Iss: 1, pp.52 – 62.
  2. Alegbeleyee, G B O "Archives administration and records management in Nigeria: Up the decades from   amalgamation". ARMA Records Management Quarterly.
  3. Bearman, David (1994) Toward a Reference Model for Business Acceptable.
  4. Bearman, David (1996) Item Level Control and Electronic Recordkeeping.
  5. Bettington, Jackie and Turnbull, Noel (2009). Keeping the nation‟s memory alive through archives. Penny Underwood, MediaWise.
  6. Boles, Frank (2005). Selecting and Appraising Archives & Manuscripts. Chicago: Society of American Archivists: 43-73.
  7. Cook, Terry. (2005). Macro-appraisal in Theory and Practice: Origins, Characteristics, and Implementation in Canada, 1950–2000. Archival Science 5:2-4 pp 101-61.
  8. Craig, Barbara (2007). Appraisal in archives: what has been achieved? what remains to be done. ARMReN   Research Workshop, June 7.
  9. Creigh, by Dorothy Weyer (1995). A Primer for Local Historical Societies: Revised and Expanded from the First Edition. AltaMira Press. p. 122. http://www.altamirapress.com/Catalog/SingleBook.shtml?command=Search&db=%5EDB/CATALOG.db&eqSKUdata=0942063120&thepassedurl=%5Bthepassedurl%5D.
  10. Dearstyne, Bruce W. (1982) Principles for local government records. NASARA Clearinghouse: News and   Reports on Government Records.
  11. Gelting, Michael H. (1990). The Archivist as Historical Researcher: Research and Archivistics at the            Danish State Archives The American Archivist, Vol. 53, No. 1 (Winter), pp. 148-156. Society of American Archivists. http://www.jstor.org/stable/40293434.
  12. Hofman, Hans (2005). „The Archive‟. In Archives: Recordkeeping in society. Edited
  13. Hurley, Chris (2004). „What, If Anything, Is Records Management?‟ Paper presented
  14. Juneja hu Juneja, First Himanshu, and Prachi Juneja. "Management. Management Study Guide. WebCraft             Pvt Ltd, 2011. Web. 17 Mar 2011.
  15. Koontz Harold and Weihrich Heinz (1990) Essentials of Management, Fifth Edition, McGraw-Hill.
  16. Kotter, J. (1998) Leading change. In Kotter, John P. & Dan S. Cohen. (2002). The Heart of Change. Boston: Harvard Business School Publishing.
  17. Manfred F. R. Kets de Vries The Dark Side of Administrator - Business Strategy Review 14(3), Autumn      Page 26 (2003).
  18. McCarthy, Paul H. (1988). The Management of Archives: A Research Agenda. The American Archivist, Vol. 51, No. 1/2, pp. 52-69
  19. Pearce-Moses, Richard (2005). A Glossary of Archival & Records Terminology. Chicago, IL: Society of      American Archivists. pp. 22. http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=3.
  20. Ridener, John. From Polders to Postmodernism: A Concise History of Archival Theory. Duluth, MN: Litwin Books, 2009. ISBN 9780980200454
  21. Shyllon, F. (Unpublished) The poverty of documentary heritage management in Nigeria.
  22. Stoner, James A. F. Edward, Freeman R. and Gilbert, Jr. Daniel R. (2003) Management (New Delhi: Prentice-Hall of India), Sixth Edition.
  23. Upward, Frank (1996).‟Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial
  24. Upward, Frank (1997). „Structuring the Records Continuum, Part Two: Structuration
  25. Walch, Victoria Irons (2006). "Archival Census and Education Needs Survey in the United States: Part 1: Introduction" The American Archivist 69 (2): 294–309. http://www.archivists.org/a-      census/reports/Walch-ACENSUS.pdf. Retrieved 2007-04-30.
  26. Worthy, James C. (1979) “Management concepts and archival administration; In A Modern Archives Reader, Daniels and Walch, editors, pp. 299-308