مرکز اسناد آستان قدس و ضرورتهای پیش روی آن

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسنده

مدیر امور اسناد و مطبوعات سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی و دانشجوی دکتری تاریخ محلی


آرشیوها حافظه تاریخی ملتها هستند و وظیفه حفظ نگهداری و سازماندهی کلیه اسناد و منابع تاریخی مرتبط با یک کشور را بر عهده دارند. آرشیوها را می توان از لحاظ شمول دربرگیری منابع، دایره اختیارات و شرح وظایف به آرشیوهای ملی منطقه ای و محلی تقسیم نمود که به خاطر در بر داشتن منابع مختلف، کارکردهای متفاوتی را در جمع آوری، نگهداری و سازماندهی اسناد بر عهده دارند. ازمهم ترین وظایف آرشیوها می توان به تعریف ماموریت بر اساس اهداف زیربنایی، مشخص کردن ارزشهایی که مرکزباید در راه رسیدن به آن ها تلاش نماید، تعاریف عملیاتی بلندمدت برای فراهم سازی زمینه های ارزش های مشخص شده، تعاریف عملیاتی کوتاه مدت برای کاربردی کردن برنامه های بلند مدت، درنظرگرفتن جایگاه آرشیوها در زمینه خدمات رسانی، مدیریت اسناد الکترونیکی و تسهیل دسترسی به اطلاعات برای همه اشاره نمود.

مرکز اسناد آستان قدس رضوی به لحاظ دارا بودن بودن منابع با ارزش از ماهیت ملی،ازنظر محل قرارگیری جایگاه منطقه ای و به دلیل اولویت های کارکردی آن برای آستان قدس صبغه محلی دارد.این ویژگیها که کمتر می توان آن را در آرشیو دیگری سراغ گرفت باعث شده تا این مرکز جایگاه ویژهای در میان سایر مراکز اسنادی پیدا نماید.مهمترین اهدافی که این آرشیو از بدو تاسیس در سال 1376دنبال نموده در زمینه جمع آوری، ساماندهی و نگهداری اسناد آستان قدس،مشهدوخراسان بوده که در مواردی به علت نفاست و ارزش اسناد ازسائر نقاط کشور نیز سند دریافت کرده است. سیاست فعالانه این مرکز در حوزه های فعالیتیش در چند سال گذشته باعث شده تا از حیث دارا بودن اسناد قدیمی،چاپ منابع با ارزش سندی،نیروهای با تجربه و مصاحبه های تاریخ شفاهی درزمره سه مرکز اصلی در ایران به شمار آید.این مرکز در راستای تقویت جایگاه آرشیوی خود و استفاده بهینه ازامکانات موجود، برنامه های ذیل را برای آینده در دستور کار خود قرار داده است

*توانمند سازی علمی کارشناسان از طریق برگزاری کارگاههای آموزشی و حضور در مجامع علمی و تقویت خلاقیت کارشناسان

*ارزش گذاری برای تجربیات کارشناسان و استفاده از نظریات آن ها به منظور ایجاد محیط کار مناسب همراه با انگیزه

*استفاده از ظرفیت فکری اساتید و پژوهشگران اسناد و مطبوعات
*بستر سازی جهت دسترسی آسان به منابع مدیریت ملی برای مردم و مسئولان در ساده ترین و موثر ترین شکل و حفظ حقایق تاریخی برای آیندگان

*ارتقاء سطح اطلاع رسانی مدارک از طریق استفاده از رسانه های دیجیتال و اینترنت

*تقویت وب سایت مدیریت اسناد و مطبوعات و روزآمد سازی اطلاعات آن

*جذب اسناد و مطبوعات از زیر مجموعه های سازمان های آستان قدس رضوی

*تقویت حضوردر شهرستانهای خراسان از طریق نمایندگان تاریخ شفاهی و جمع آوری اسناد و مدارک

*ارتقا سطح مدیریت امور اسناد و مطبوعات در ایران از طریق حضور موثر در همه زمینه های مرتبط

*حضور موثر در مجامع داخلی و بین المللی در جهت تقویت جایگاه سازمان

*حضور و تاثیر گذاری بر فرآیندشکل گیری و گسترش انجمن های مرتبط مانند انجمن تاریخ شفاهی

*برگزاری نشست ها و همایش های تخصصی مرتبط

*تلاش در جهت احصاء استانداردهای آرشیوی برای مستند سازی فعالیت های مدیریت امور اسناد و مطبوعات

*تلاش درجهت مدیریت واحد تولیداطلاعات در آستان قدس رضوی جهت نگهداری صحیح برای آینده والگوسازی مدل نگهداری منابع سازمانها و مؤسسات آستان قدس رضوی برای مدیریت مؤثرگذشته

*تلاش برای ایجاد شبکه آرشیوی اطلاعات به منظور تسهیل دسترسی اطلاعات برای موسسات آستان قدس رضوی

*حفظ مدیریت اسناد به عنوان دروازه ورود به اطلاعات، برعهده گرفتن نقش مهم درگسترش وتحقق استانداردها و نگهداری منابع برای موسسات آستان قدس رضوی

*افزایش سطح دسترسی اطلاعات برای عموم با شعار "دسترسی به منابع آرشیوی یک حق است نه امتیاز" و "مخاطبان عمده آرشیو مردم هستند" به منظور تقویت جایگاه مدیریت امور اسناد و مطبوعات آستان قدس رضوی در منطقه

*ایجاد خدمات جدید به مردم در جهت تقویت حضور آن ها در آرشیو از طریق ایجاد خدمات جدید مانند تاریخهای خانوادگی

*تقویت رقومی کردن اسناد مکتوب و غیر مکتوب

*حضور موثر در کتابخانه دیجیتالی سازمان در جهت معرفی منابع آرشیوی

*تقویت و افزایش مشارکت با مراکز و تشکل های فرهنگی به منظور تقویت جایگاه سازمان

*شناسایی و مستندسازی مجموعه های اسنادی

*گسترش همکاریهای خارج از سازمان از طریق انعقاد تفاهم نامه وتبادل منابع

*تهیه فهرست های معرفی منابع 

*تقویت پژوهش و انتشارات مدیریت از طریق تقویت دفاتر اسناد و مطبوعات،واگذاری طرحهای پژوهشی و چاپ نفایس

* به روز سازی فعالیتهای مدیریت و لحاظ صرفه سازمانی از طریق واگذاری کارهای مقاطعه ای

*اعمال استانداردهای لازم محیطی برای اسناد، بروز سازی استاندادهای حفاظت، تجهیزات و دانش روز برای حفاظت با تاکید بر حفظ اصل اسناد با اتخاذ شیوه های ایجاد منابع دیجیتالی و ایجاد استاندادهای لازم در رابطه با آن

* ترویج استفاده از منابع الکترونیکی، حفظ، نگهداری و ایجاد امکان دسترسی به اسناد دیجیتال

* بررسی و بازبینی منظم آرشیوها برای مطمئن شدن از حفاظت و بررسی روشهای جدید نگهداری از اسناد و گسترش تحقیقات نگهداری اسناد و مشخص کردن مهارتها و دانش مورد نیاز برای فعالیتهای حفاظتی در تمام سطوح

*تاکید بر استفاده از اسناد الکترونیک و تلاش در جهت بر عهده گرفتن نقش کلیدی در مورد اسناد الکترونیکی در آستان قدس رضوی و تهیه استانداردهای بین المللی برای آماده کردن آرشیو دیجیتال
*بهره وری صحیح از منابع به منظور تحقق صحیح اهداف

* تاکید برچهارچوب ارزشیابی عملکرد برای سنجش کارایی کارشناسان و بها دادن به نقش آن ها در پیشرفت های برنامه ها
*تلاش در جهت برنامه ریزی سالیانه و ایجاد مدل کارکردی بر اساس اولویتها و نیازها

این مرکز امیدوار است تا با اجرایی کردن برنامه های فوق در ظل حمایت بارگاه ملکوتی امام رضا (ع) بتواند به عنوان بزرگترین مرکز اسنادی جهان تشیع و یکی از بزرگترین مراکز اسنادی مذهبی در دنیا به جایگاهی در خورو شایسته دست یابد.