شرح یک تجربه: معرفی سامانه سفارش و فراهم آوری منابع (سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی)

این سامانه با هدف اطلاع رسانی تازه های کتابخانه و تسریع در امور فنی و مالی بخش سفارش و فراهم آوری منابع، با قابلیت اجرای تحت وب طراحی شده است. این سامانه از طریق اینترانت سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی برای استفاده در اداره خدمات کتابداری , تالارهای کتابخانه مرکزی و کتابخانه های تخصصی تاریخ، مخطوطات، جغرافیا و موزه در دسترس است.در ضمن کتابخانه های وابسته شهر مشهد و سایر شهرها نیز در صورت راه اندازی برنامه و دارا بودن اینترنت می توانند از راه دور از این سامانه استفاده نمایند.

آنچه مسلم است سازمان کتابخانه ها , موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی بطور حرفه ای برنامه ای را تحت عنوان نرم افزار سفارش منابع تجربه نکرده است و بررسی سیستمهای نرم افزاری گذشته نیزنشان می دهد تنها در سیستم نرم افزاری پارس آذرخش, قسمتی تحت عنوان پایگاه سفارشات جهت انجام این امور طراحی گردیده بوده و پس از آن نیز در نرم افزار نوسا بخشی با عنوان پایگاه سفارشات فارسی و لاتین فعال است که بطور کامل پاسخگوی نیازهای ویژه بخش سفارشات نیست. در واقع کمبود یک سیستم نرم افزاری یکپارچه که هم قابلیت ثبت و سفارش منابع و هم انجام امور مالی این بخش را دارا باشد به شدت در سازمان احساس می شد.

·ویژگیهای فنی

زبان برنامه نویسی زبان مبنا : aspزبانهای کمکی : java و c#

قابلیت اجراتحت شبکه و اینترنت

ظرفیت تعداد رکورد بدون محدودیت

ظرفیت تعداد کاربران بدون محدودیت

ظرفیت تعداد کاربران فعال بطور همزمان وابسته به قدرت و سرعت سرور

قابلیت جستجو و گزارشگیری ساده و پیشرفته

·پایگاه های سامانه

1. پایگاه تازه های کتب فارسی و عربی
2. پایگاه تازه های منابع سمعی و بصری و الکترونیکی
3. پایگاه خرید منابع فارسی و عربی بر اساس فاکتور
4. پایگاه بودجه و رتبه بندی
5. سیستم سفارش و پیگیری کتاب
6. سیستم سفارش و پیگیری منابع سمعی و بصری
7. پایگاه تازه های تعاونی ناشران استان ها (تازه های نمایشگاه )
8. پایگاه کتب ثبتی مخازن
9. پایگاه وجین منابع

1.پایگاه تازه های کتب فارسی و عربی

اطلاعات کتابشناختی منابع جدید و نسخه اول ارسالی توسط تعاونی های ناشران مراکز استانها، کارگزاران پخش منابع، ناشرین، اشخاص حقیقی و حقوقی و... که وارد بخش سفارش شده و در سازمان نسخه ای از آنها وجود ندارد، وارد این سامانه می شود و مسئولین کتابخانه ها، تالارها و مراجعان محترم می توانند با جستجوی ساده و پیشرفته از منابع جدید اطلاع یابند. در این پایگاه هر کتابخانه با دریافت پسورد می تواند از امکان درخواست کتاب استفاده نماید و پس از انتخاب منابع مورد نیاز، اطلاعات آن را برای بخش سفارش و فراهم آوری ارسال و پیگیری نماید.

همچنین امکان جستجوی سریع و پیشرفته در تازه های کتاب فارسی و عربی، جستجو در سیستم جامع کتابخانه ای (سیمرغ) و امکانات چاپ و گزارش گیری از کتب درخواست شده فراهم می باشد.

پایگاه تازه های منابع سمعی، بصری و الکترونیکی

اطلاعات توصیفی منابع جدید سمعی، بصری و الکترونیکی در این پایگاه وارد می شود. بازیابی چکیده و دریافت اطلاعات بیشتر برای کتابداران و مراجعان امکان پذیر است. مسئول تالار سمعی و بصری می تواند با جستجو در منابع جدید ، پس از انتخاب منابع مورد نیاز، اطلاعات آن را برای بخش سفارش و فراهم آوری ارسال و پیگیری نماید.

3.پایگاه خرید منابع فارسی و عربی بر اساس فاکتور

این پایگاه در حقیقت مربوط به امور مالی بخش سفارش و فراهم آوری منابع است و با ورود اطلاعات و مشخصات فاکتور هایدریافتی خرید منابع از کارگزاران، می توان گزارشهایی بر اساس محدوده زمانی، تعداد عنوان و یا نسخهخریداری شدهتهیه نمود.

- گزارش کل : کلیه فاکتور های دریافتی از کارگزاران پس از ثبت و تهیه قبض رسید کتاب، در زمان ارسال به اداره امور عمومی کتابخانه وارد این سامانه شده تا بتوان گزارش گیری کاملی از تعداد و مبلغ خرید به صورت کلی به دست آورد.

- گزارش بر اساس نام کارگزار: با استفاده از این قابلیت اطلاعات مربوط به کتابخانه های دریافت کننده منابع، تعداد نسخه، عنوان، مبلغ، تاریخ دریافت، تاریخ اعلام وصول، شماره قبض اموال و در پایان نیز جمع کل تعداد عنوان و جمع کل مبلغ قابل بازیابی است.

- کتابخانه ها با فاکتور مستقل: برخی از کتابخانه های وابسته سازمان مانند کتابخانه های حوزه یزد و کرمان، موقوفات طبس و کاشمر از بودجه مستقلی برای خرید منابع برخوردار می باشند. در این موارد می توان با ورود اطلاعات جداگانه فاکتورها، طبق قبض های رسید کتاب، گزارش کاملی از تعداد و مبلغ خرید به دست آورد.

4.پایگاه بودجه و رتبه بندی

سامانه بودجه بندی سازمان پس از رتبه بندی و محاسبه امتیاز کتابخانه های تحت پوشش در کمیته گزینش منابع (1387) , پایه ریزی و طراحی شد . در ابتدا با توجه به رتبه کسب شده کتابخانه ها بر اساس فرم ها اقدام به محاسبه بودجه آنها توسط سامانه می شد که این موضوع موجب بروز مشکلاتی در نحوه توزیع بودجه می گردید, چرا که کتابخانه های هم امتیاز به صورت ردیف و پشت سرهم قرار می گرفتند و محاسبه یک رتبه برای دو کتابخانه در یک زمان امکان پذیر نبود لذا تصمیم بر این شد تا گزینه رتبه از این مقوله حذف وکتابخانه ها بر اساس امتیاز و درصد مکتسبه بودجه دریافت نمایند .

با این توضیحات مراحل طراحی سامانه بودجه بندی عملیاتی شد و در تاریخ بیست و پنجم خرداد ماه 1388 به اتمام رسید . این سامانه دارای یک صفحه ورود اطلاعات بوده که در این صفحه کاربر بعد از کلیک کردن بر روی گزینه ایجاد سال مالی جدید, ضمن وارد کردن اطلاعات کلی بودجه در سمت راست , اقدام به ورود امتیازات مکتسبه کتابخانه ها بر اساس گزارش کمیته گزینش منابع در سمت چپ صفحه نموده و گزینه محاسبه بودجه را کلیک می کند .

بعد از کلیک کردن بر روی گزینه محاسبه بودجه، سیستم پس از باز پرسی مجدد سال مالی، به صورت خودکار اقدام به محاسبه بودجه هر کتابخانه به طور مجزا و درصد هر کتابخانه با دقت 14 رقم پس از اعشار می نماید .

همچنین پس از محاسبه بودجه, سیستم به صورت خودکار اقدام به کسر کردن قیمت کتب خریداری شده برای هر یک از کتابخانه ها از بودجه محاسبه شده می نماید و مانده بودجه هر کتابخانه را در انتهای گزارش کتب ثبتی آن کتابخانه وارد می نماید. مسئولین کتابخانه ها می توانند با ورود به صفحه گزارشات سامانه، اقدام به گزارش گیری از وضعیت کتب ثبت شده کرده و از مانده بودجه کتابخانه مطلع شوند و در تصمیم گیریهای خود برای انتخاب منابع ضروری و مورد نیاز مراجعان کتابخانه تجدید نظر نمایند. .

در هنگام گزارش گیری از یک کتابخانه کاربر ابتدا باید سال مالی و سپس بازه زمانی مورد نظر خود را وارد نماید تا سیستم، گزارش مربوطه را به شرح جدول ذیل محاسبه و نمایش دهد .

تصویر 3: صفحه گزارش سیستم از وضعیت کتب ثبتی تالار نوجوانان پسر(نمونه)

در گزارش گیری نهایی، تعداد منابع ثبت شده اهدائی ارشاد اسلامی , اهدائی متفرقه و انتخابی از انبار نیز علاوه بر منابع خریداری شده ارائه می گردد اما باقیمانده بودجه فقط مربوط به منابع خریداری شده می باشد.

سیستم سفارش و پیگیری کتاب

در این سیستم که با هدف حذف عملیات دستی درخواست کتاب از کتابخانه ها و تالارها صورت گرفت, هر کتابخانه قادر خواهد بود تا کتب کسری و مورد نیاز خود را از طریق سامانه سفارش و فراهم آوری منابع پیگیری نماید. در این سیستم پس از ذخیره اطلاعات توسط کاربر، به صورت خودکار به هر پیشینه یک شماره رکورد تعلق خواهد گرفت که از طریق این شماره می توان وضعیت کتاب را پیگیری کرد. پس از اینکه کتب کسری و مورد نیاز کتابخانه ها توسط بخش سفارش تهیه و فراهم آوری گردید وضعیت کتاب در سامانه به یکی از سه حالت خرید , سفارش و یا رد (ابطال درخواست) تغییر داده می شود تا پیگیری کتب درخواستی توسط تالار ها و کتابخانه ها با سهولت بیشتری انجام پذیرد چرا که پس از تغییر وضعیت کتاب, پیشینه کتابشناختی آن به یکی از سه بایگانی خریداری شده , سفارش داده شده و یا رد شده منتقل خواهد شد و از سیاهه کتب در دست اقدام حذف خواهد شد .

در این سیستم که با هدف تسریع در سفارش و خرید منابع سمعی و بصری مورد نیاز بخش سمعی و بصری کتابخانه مرکزی طراحی گردید , این بخش قادر خواهد بود تا منابع کسری و مورد نیاز خود را از طریق سامانه سفارش و فراهم آوری منابع پیگیری نماید. در این سیستم پس از ذخیره اطلاعات توسط کاربر، به صورت خودکار به هر پیشینه یک شماره رکورد تعلق خواهد گرفت که از طریق این شماره می توان وضعیت درخواست را پیگیری کرد. پس از اینکه منابع مورد نیاز توسط بخش سفارش تهیه و فراهم آوری گردید همچون سیستم سفارش کتاب وضعیت منابع درخواستی در سامانه به یکی از سه حالت خرید , سفارش و یا رد (ابطال درخواست ) تغییر داده می شود تا پیگیری وضعیت درخواستها توسط بخش سمعی وبصری با سهولت بیشتری انجام پذیرد.

از تاریخ 13/03/86 با موافقت معاونت فرهنگی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی به عنوان پنجاه و دومین پایگاه اطلاع رسانی تازه های نشر معرفی و مراکز تعاونی ناشران استانها موظف به تهیه عناوین جدید منتشر شده حوزه خود و ارسال یک نسخه برای اطلاع رسانی تازه ها می باشند. در این پایگاه، اطلاعات مالی و اعلام وصول این کتب وارد می شود.

با توجه به اهمیت اعلام وصول منابع برای تعاونی های ناشران، تسریع در اعلام وصول بسیار مهم است. با اولویت بررسی منابع در سامانه و تعیین محل ثبت، منابع سریعا ثبت و جایگزین کتابهای قبلی برای نمایش در ورودی کتابخانه مرکزی می شود. منابع ارسالی، تعداد فاکتور، نسخه، مبلغ و شماره اعلام وصول به تفکیک تعاونی وارد سامانه شده تا گزارش گیری سریع و دقیق انجام پذیرد.

8.پایگاه اطلاعات کتب ثبتی کتابخانه ها

با توجه به مصوبات کمیته گزینش منابع سازمان در سال 1386 و مصوبه رتبه بندی کتابخانه ها و تقسیم عادلانه بودجه و کنترل خرید منابع برای دقت و استفاده بهینه از بودجه خرید کتاب، جدول رتبه بندی کتابخانه ها تهیه و بر اساس آیتم های مصوب رتبه بندی شده و بر اساس رتبه، درصدی از کل بودجه برای خرید آن کتابخانه منظور می گردد. این سامانه با اعلام تخصیص اعتبار خرید سالانه توسط اداره امور عمومی، اقدام به تقسیم مبلغ بین کتابخانه ها می کند و در پایان هر ماه میزان خرید و مانده حساب را به اطلاع کتابخانه ها می رساند تا در انتخاب منابع با حساسیت بیشتری اقدام نمایند. در این پایگاه، اطلاعات مالی هر کتابخانه به صورت مجزا وارد می شود. در صفحه اصلی این پایگاه، مجموعه تالارها و کتابخانه های سازمان به چهار گروه تقسیم می شوند:

1. کتابخانه مرکزی

2. کتابخانه های تخصصی

3. کتابخانه های وابسته درون شهری

4. کتابخانه های وابسته برون شهری

پس از ورود اطلاعات، گزارش گیری بر اساس کتابخانه ها به صورت مجزا و به صورت کل امکان پذیر می باشد. فرم ورود اطلاعات، نام ثبت کننده، مرکز دریافت کننده منابع، تعداد نسخه، مبلغ (بدون تخفیف) وارد می شود. منابع دریافتی بخش سفارش و فراهم آوری منابع شامل منابع خریداری، واسپاری ارشاد اسلامی، اهدائی متفرقه و انتخابی از انبار ملک آباد می باشد که با ورود اطلاعات، گزارش گیری برای هر کتابخانه در محدوده زمانی، بر اساس تعداد و مبلغ قابل بازیابی است. در پایان هر گزارش نیز جمع کل تعداد و عنوان قابل مشاهده است.

گزارش گیری کل دریافت منابع و مبلغ در سازمان انجام پذیر است که در امور مالی و برنامه ریزی های اداره خدمات کتابداری و اداره امور عمومی تاثیر گذار خواهد بود.

پایگاه وجین منابع

با توجه به تعدد کتابخانه های وابسته سازمان و حجم بالای انتشارات و منابع خریداری شده توسط بخش سفارش و فراهم آوری و کمبود فضای تالارها و کتابخانه ها، وجین منابع غیر قابل استفاده و مستهلک امری ضروری است. در این پایگاه با هدف تسریع در وجین منابع تایید شده توسط کمیته گزینش منابع طراحی شده است تا برابر اطلاعات مورد نیاز برای حذف منابع وجینی از دفاتر ثبت و برگه دان اقدام گردد. با توسعه این پایگاه کتابخانه هایی که به این سامانه دسترسی دارند می توانند مشخصات منابع وجینی خود را از این طریق ارسال نمایند تا پس از برگزاری کمیته گزینش و تایید نهایی توسط بخش سفارش و فراهم آوری منابع , کتب مذکور به صورت خودکار از لیست در انتظار وجین هر بخش در پرتال مربوطه خارج و به بایگانی کتب وجین شده منتقل گردد. از ویژگیهای این سیستم، تهیه سیاهه درهمکرد عناوین کتب وجینی تالارها و کتابخانه هاست که با استفاده از آن هر کتابخانه می تواند از میان کتب وجین شده دیگر تالارها , نسبت به انتخاب کتاب جهت کتابخانه و یا تالار خود اقدام نماید تا پس از آن، ترتیب انتقال کتاب مورد نظر به آن کتابخانه داده شود.

برنامه های مدنظر جهت توسعه سامانه :

-ایجاد لینک پایگاه وجین منابع برای کلیه کتابخانه ها و تالارها

-ایجاد پایگاه خرید منابع لاتین

-ایجاد پایگاه خرید منابع سمعی، بصری و الکترونیکی

در حال حاضر بیش از پنجاه درصد امور بخش سفارش سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی توسط سامانه سفارش و فراهم آوری در حال انجام است و جهت گسترش و پوشش هر چه بیشتر فعالیتهای بخش، موارد ذیل پیشنهاد می گردد:

1. راه اندازی سامانه انتخاب الکترونیکی کتاب: با طراحی این سامانه جلسات کمیته انتخاب کتاب سازمان به صورت کاملا الکترونیکی و بدون حضور کارشناسان در محل بخش سفارش و فراهم آوری منابع قابل انجام خواهد بود و کلیه کتابخانه های سازمان که به اینترانت یا اینترنت دسترسی دارند می توانند در این کمیته به صورت غیر حضوری و از طریق نام کاربری و رمز عبور شرکت نمایند .
2. راه اندازی سیستم اعلام وصول : با طراحی این سیستم علاوه بر صرفه جویی در هزینه های سازمان, امکان انجام امور مربوط به قبضهای اعلام وصول در سیستم فراهم خواهد شد و از این طریق می توان علاوه بر پیگیری و پاسخگویی سریع در این زمینه از فیلترینگ این برنامه در جهت افزایش دقت هرچه بیشتر اعلام وصول ها و همچنین گزارش گیری های ترکیبی برنامه بهره مند گردید. از مزایای دیگر این برنامه می توان به حذف پایگاه واقفان در سیستم سیمرغ و کاهش هزینه های پرداختی در خصوص ورود اطلاعات این پایگاه نام برد.