مستندسازی امری ضروری در سازمان های بزرگ: نگاهی به آستان قدس رضوی

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسنده

نویسنده

چکیده

نویسنده در این مقاله با توجه به تغییرات فراوان نام ادارات، سازمان ها و موسسات آستان قدس رضوی به استناد مفاد سند شماره 28805، بر ضرورت تدوین فهرست مستند اسامی ادارات، شرکت ها و موسسات آستان قدس رضوی براساس اسناد و نمودارهای سازمانی موجود تأکید نموده است. در این مقاله تغییر نام معاونت اماکن متبرکه و تشریفات، دفتر بازرسی، خزانه داری کل، اداره حسابداری، اداره جمع آوری نذورات و اداره خدمه آستان قدس رضوی از سال 1334 الی 1375 بررسی شده است.

کلیدواژه‌ها


مقدمه
    اطلاع رسانی صحیح و دقیق یکی از اهداف نهائی نمایه سازی اسناد است. برای آنکه اطلاعات موجود در اسناد را با وجود تغییرات فراوان نام ادارات و سازمان ها به محققان نشان داد نیاز به بررسی سندهای زیادی است تا با بدست آوردن شکل های مختلف یک نام از درون محتوای اسناد و یکدست سازی آنها بتوان محققان را به سوی اسناد خاص مورد نظرشان با سرعت، دقت و صحت بسیار بالائی رهنمون ساخت.
     یکی از راههای حصول به این هدف، استفاده از فهرست های مستند اسامی سازمان ها و مؤسسات است. در کشور فهرست مستند اسامی موسسات و سازمانهای دولتی ایران در سالهای گذشته تهیه شده است. اما این اثر نمی تواند جوابگوی نیازهای نمایه سازی اسناد و مدارک باشد. این امر زمانی دشواری کار مستند سازی و لزوم آنرا برای نمایه سازان روشن می سازد که قرار باشد اسناد و مدارک یک سازمان بزرگ و غیر دولتی نمایه سازی شود. تاکنون به طور منسجم نام سازمان ها، شرکت ها، موسسات و ادارات و بخش های زیر مجموعه آستان قدس رضوی مستند سازی نشده است. لازم به ذکر است در سال 1381 بخش نمایه سازی اداره اسناد سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی با تدوین دستورالعمل های مناسب در قالب اصطلاحنامه رضوی تلاش نمود در کنار تدوین اصطلاحات موضوعی برای این اصطلاحنامه، اسامی سازمان ها، شرکت ها، موسسات و ادارات و بخش های آستان قدس رضوی را براساس اسنادی که تا آن زمان نمایه سازی شده بود مستندسازی نماید اما حجم کار و بخصوص ضرورت آینده نگری و استفاده از اطلاعات شفاهی و مکتوب موجود در بایگانی های مختلف موجود در آستان قدس رضوی ضرورت مستند سازی نام سازمان ها، شرکت ها، موسسات، ادارات و حتی بخش های مهم تولید کننده سند را به طور منسجم و برنامه ریزی شده دو چندان می سازد.
   برای نشان دادن میزان تغییر نام ادارات در آستان قدس رضوی، سند شماره 28805 مربوط به تعدادی از صورتجلسات غبارروبی و شستشوی مضجع شریف و منور حضرت رضا علیه السلام (از تاریخ       21  اسفند 1334 الی 7 تیر 1375) موجود درمدیریت امور اسناد و مطبوعاتِ سازمان کتابخانه ها،    موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی مورد بررسی و استناد قرار گرفته است.
 
معرفی سند شماره 28805
   سند شماره 28805 موجود در مدیریت امور اسناد و مطبوعاتِ سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی با عنوان "آلبوم حاوی صورتجلسات غبارروبی و شستشوی مضجع شریف و منور حضرت رضا (ع)" از 21 اسفند ماه 1334 الی 7 تیر ماه 1375 می باشد.
اولین صورت مجلس غبارروبی ضریح مطهر همانطور که در تصویر شماره یک مشاهده می شود مربوط به مورخ 21 اسفند 1334 است که به امضای نایب تولیت وقت، روسای ادارات بازرسی، خزانه و موزه، حسابداری، کتابخانه، تشریفات، املاک، کارپردازی، خدمه و ناظر امور مالی آستان قدس رضوی و چند نفر از مدعوین رسیده است.
آخرین صورت مجلس موجود در این آلبوم به تاریخ 7 تیر ماه 1375 است و همانطور که از تصویر شماره دو مشخص می شود به امضای تولیت آستان قدس رضوی، قائم مقام تولیت، معاون اماکن متبرکه و تشریفات، سرپرست نذورات کل آستان قدس رضوی، سرپرست دفتر بازرسی، سرپرست اداره جمع آوری نذورات، خزانه دار آستان قدس رضوی و سرپرست اداره خدمه آستان قدس رضوی و تعدادی از مدعوین رسیده است.
 
                                                                    (تصویر شماره یک)
 
 
                                                                 (تصویر شماره دو)
 
 
بررسی سیر تحول نام ادارات
در این مقاله تلاش می شود موضوع تغییر نام ادارات را بدون توجه به موضوع اصلی سند یعنی غبارروبی مضجع شریف و منور حضرت رضا علیه السلام بررسی نمود. البته این مطلب در نظر است که ذکر نام برخی از ادارات در این سند بخاطر شخصیت و شأن افراد متصدی آن ادارات بوده است. بدین خاطر اسامی برخی ادارات ذکر شده در صورت مجلس های غبارروبی مضجع شریف و منور حضرت رضا علیه السلام به روال یکسانی نیامده است که در جای دیگری قابل بررسی است.
در این مقاله تغییر نام معاونت اماکن متبرکه و تشریفات، دفتر بازرسی، خزانه داری کل، اداره حسابداری، اداره جمع آوری نذورات و اداره خدمه آستان قدس رضوی از تاریخ 21 اسفند 1334 الی 7 تیر 1375 به تفکیک نشان داده شده است. لازم به ذکر است شش نام مذکور، آخرین نام ادارات مورد بررسی تا 7 تیر 1375 می باشد.
 
1- معاونت اماکن متبرکه و تشریفات
در صورت مجلس مورخ 21 اسفند 1334 نام این معاونت، اداره تشریفات ذکر شده است که تا تیر ماه 1352 بکار رفته است. البته از 20 فروردین 1345 تا 29 مهر 1346 علاوه بر اداره تشریفات از مدیریت حوزه حرم مطهر نیز یاد شده است. از 14 تیر 1352 عنوان مدیر امور اماکن متبرکه و از 4 مرداد 1353 تا 3 مرداد 1357 با حذف کلمه امور، از عنوان مدیر اماکن متبرکه نام برده شده است. در 12 اسفند 1357 سرپرست حوزه حرم مطهر و از 11 تیر 1358 اداره کل تشریفات و اماکن متبرکه بکار رفته است. از 16/1/1359 از رئیس دبیرخانه و تشریفات و از 10 شهریور 1359 از رئیس اداره بیوتات متبرکه نام برده شده است. از 26 مهر 1359 این اداره به اداره بیوتات و اماکن متبرکه تغییر نام داده که در تاریخ 28 دی 1361 از نام اداره اماکن متبرکه استفاده شده است. عنوان معاونت اماکن و بیوتات متبرکه و امور زائرین از 6 فروردین 1369 بکار رفته است. در 31 فروردین 1370 با عنوان معاونت اماکن و رفاه زائران مواجه می شویم که در تاریخ 29 اسفند 1373 به معاونت اماکن و تشریفات و از تاریخ 22 مرداد 1374 تا 7 تیر 1375 به معاونت اماکن متبرکه و تشریفات تغییر نام می دهد.
 
2- دفتر بازرسی
در این مجموعه اسناد، عنوان اداره بازرسی با امضای رئیس و گاه سرپرست اداره از 21 اسفند 1334 تا 29 مهر 1353 مشاهده می شود. از 31 خرداد 1356 نام دفتر بازرسی و از 11 تیر 1358 دوباره عنوان اداره بازرسی دیده می شود. که مجدداً از 22 دی 1358 نام دفتر بازرسی و از 8 تیر 1360 نام اداره بازرسی و از 22 مرداد 1374 نام دفتر بازرسی مشاهده می شود.
 
3- خزانه داری کل
در صورت مجلس مورخ 21 اسفند 1334 از خزانه داری کل با عنوان اداره خزانه و موزه یاد شده است که از فروردین 1353 از سرپرست خزانه یاد می شود. از تاریخ 23 اردیبهشت 1355 نام اداره خزانه و از تاریخ 22 مرداد 1374 خزانه داری کل مشاهده می شود.
 
4- اداره حسابداری
از اولین صورت مجلس، نام اداره حسابداری مشاهده می شود ولی از تاریخ 20 مهر 1345 از مدیریت مالی آستان قدس یاد می شود و دوباره از اول بهمن 1346 تا 31 فروردین 1360 اداره حسابداری مشاهده می شود. از این تاریخ به بعد دیگر، از اداره حسابداری در صورت مجلس های غبارروبی ضریح مطهر نامی برده نمی شود.
 
5- اداره جمع آوری نذورات
اولین بار نام این اداره با عنوان اداره نذورات از تاریخ 31 فروردین 1360 مشاهده می شود. در مورخ  8 تیر 1360 دفتر کل نذورات و در آخرین صورت مجلس به تاریخ 7 تیر 1375 اداره جمع آوری نذورات دیده می شود.
 
6- اداره خدمه
با توجه به اینکه از صورت مجلس مورخ 21 اسفند 1334 عبارت رئیس خدمه آستان قدس ذکر شده می توان حدس زد در آن موقع بخش یا اداره بوده است. از 20 مهر 1345 دقیقاً عنوان رئیس اداره خدمه ذکر شده است. از 12 اسفند 1357 دیگر نامی از این اداره در صورت مجلس ها نیامده است تا اینکه در 11 اسفند 1362 با عنوان بخش خدمه مواجه می شویم. در تاریخ 6 فروردین 1369 دوباره نام اداره خدمه و از تاریخ 28 خرداد 1369 عنوان اداره خدام و از 13 فروردین 1370 به بعد عنوان اداره خدمه مشاهده می شود.
 
تجزیه و تحلیل
با توجه به داده های جدول شماره (یک) مشاهده می شود به علت تغییر نام ادارات در آستان قدس رضوی، کتابداران برای نمایه سازی اسناد ملزم به تهیه فهرست مستند اسامی ادارات، شرکت ها و موسسات آستان قدس رضوی می باشند بنحوی که در سالهای آینده، زمانی که اسناد فعلی تحویل مدیریت امور اسناد می شود با توجه به طرح علمی و اجرایی انجام شده راحت تر و سریعتر بتوانند اسناد را نمایه سازی نموده و جامعیت و مانعیت را در نمایه سازی رعایت کرده، محققان و پژوهشگران را بطور دقیق به تمام آنچه که برای تحقیق نیاز دارند رهنمون شوند.
 
جدول شماره یک: فراوانی تغییر نام ادارات مورد بررسی
ردیف
نام ادارات
تعداد تغییر نام ها
تعداد نام ها بدون تکرار
عنوان ادارات بدون تکرار
1
معاونت اماکن متبرکه وتشریفات
13
13
اداره تشریفات، مدیر امور اماکن متبرکه، مدیر اماکن متبرکه،  سر پرست حوزه حرم مطهر، اداره کل تشریفات و اماکن متبرکه، دبیرخانه و تشریفات، اداره بیوتات متبرکه، اداره بیوتات و اماکن متبرکه، اداره اماکن متبرکه، معاونت اماکن و بیوتات متبرکه و امور زائرین، معاونت اماکن و رفاه زائرین، معاونت اماکن و تشریفات، معاونت اماکن متبرکه و تشریفات
2
دفتر بازرسی
6
2
اداره بازرسی، دفتر بازرسی
3
خزانه داری کل
4
4
اداره خزانه و موزه، سرپرست خزانه، اداره خزانه، خزانه داری کل
4
اداره حسابداری
2
2
مدیریت مالی، اداره حسابداری
5
اداره جمع آوری نذورات
3
3
اداره نذورات، دفتر کل نذورات، اداره جمع آوری نذورات
6
اداره خدمه
7
4
بخش خدمه، اداره خدام، اداره خدمه
 
 
 
 
پیشنهاد
با توجه به تلاش هایی که در کشور برای تدوین فهرست مستند اسامی موسسات و سازمانهای دولتی ایران از سالهای قبل انجام گرفته، پیشنهاد می شود با تدوین پرسشنامه ای مانند نمونة زیر و توزیع آن در فواصل زمانی معین برای مثال، هر پنج سال یکبار در بین تمام موسسات، شرکت ها، معاونت ها و ادارات آستان قدس رضوی و جمع آوری اطلاعات لازم و ارسال آنها به مدیریت امور اسناد و مطبوعاتِ سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، اولین گام را در تدوین فهرست مستند اسامی ادارات، شرکت ها و موسسات آستان قدس رضوی به طور منسجم برداشت و الگوی برای سایر سازمان های بزرگ در کشور شد.


 

پرسشنامه جمع آوری نام و مشخصات موسسات، شرکت ها، معاونت ها و ادارات
آستان قدس رضوی
 
1- تاریخچه
     الف) سال تاسیس ....
     ب ) نام (موسسه، شرکت، معاونت یا اداره و ...)
 
     ج) نام در بدو تاسیس
 
     د) تغییر نام از بدو تاسیس تاکنون با ذکر تاریخ تغییر نام
 
 
 
 
2- اسامی واحدهای مختلف
(در صورتیکه نمودارهای سازمانی بخصوص آخرین نمودار سازمانی موجود است ارسال فرمائید)
1- اصطلاحنامه رضوی براساس اسناد و عکس های نمایه سازی شدة اداره اسناد، زیر نظر جعفر درباغ عنبران، با همکاری محمد نظرزاده و دیگران._ مشهد: سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، 1382.

2- بهنام، مهوش، فهرست مستند اسامی موسسات و سازمان های دولتی ایران._ ویرایش 2 ._ تهران: مرکز اسناد و مدارک علمی ایران: کتابخانه ملی ایران، 1368.
3- شیوه نامه نمایه سازی، چکیده نویسی، تدوین اصطلاحنامه و فهرست مستند اسامی، زیر نظر جعفر درباغ عنبران._ مشهد: سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، 1381.
4- مدیریت امور اسناد و مطبوعات، سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، سند ش 28805 .